Everhour garde les taux de facturation organisés, tandis que cette page vous aide à créer une facture propre en un minimum d'étapes.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un flux de facture facile commence par les champs dont un client a besoin pour reconnaître la facture : coordonnées du vendeur et de l'acheteur, numéro de facture, date d'émission, date d'échéance, postes, sous-total, ligne de taxe, total, conditions de paiement et instructions de règlement. Pour les entreprises ordinaires du secteur privé aux États-Unis, il n'existe pas de formulaire de facture fédéral unique. La facture doit tout de même étayer vos dossiers et correspondre à l'accord qui sous-tend la vente.
Gardez le document ciblé. Une facture doit facturer des biens vendus, des services effectués ou du temps facturable déjà gagné. Un reçu prouve le paiement reçu. Une estimation ou un devis propose un prix avant le début du travail. Mélanger ces documents crée des problèmes d'approbation évitables, car l'acheteur ne peut pas savoir s'il doit de l'argent, s'il a déjà payé ou s'il a seulement reçu un prix proposé.
Une facture rapide fonctionne mieux lorsque les champs par défaut correspondent déjà au travail. Utilisez un nom de vendeur, un nom de client, un numéro de facture, une date d'émission, une date d'échéance et des postes simples. Une ligne de service peut indiquer : « Maintenance de site web, 10 heures à 85 $ par heure. » Cela donne à l'acheteur le travail effectué, la quantité, le taux et le montant dans une ligne lisible.
Simple ne signifie pas incomplet. Des conditions de paiement manquantes, une adresse de règlement vide ou un poste vague ralentissent le paiement, car le client doit demander quoi faire ensuite. Une facture courte doit tout de même afficher le total dû et le mode de paiement autorisé par la politique ou le contrat. Les pièces et billets des États-Unis ont cours légal, mais aucune loi fédérale n'oblige une entreprise privée à accepter les espèces, sauf si la loi de l'État en dispose autrement.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facturation TVA ou GST, donc une facture facile ne doit pas supposer une règle fiscale unique pour chaque client. La taxe sur les ventes et l'utilisation dépend des règles étatiques et locales, du nexus, du produit ou service vendu et du lieu où la vente est rattachée. Washington, par exemple, a une part d'État de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté.
La taxabilité des services change également selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Si votre vente est taxable, affichez clairement la ligne de taxe. Si la vente n'est pas taxable selon la règle applicable, n'inventez pas de libellé de TVA à taux zéro.
Une facture gratuite et ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'un seul PDF pour une vente simple, surtout si le client, le taux et le traitement fiscal sont déjà connus. Elle suffit aussi pour un petit travail avec un ou deux postes et sans cycle de facturation futur. Enregistrez la facture terminée avec les pièces justificatives qui montrent les revenus et les dépenses.
Un flux géré devient nécessaire lorsque les montants de facture proviennent du temps facturable suivi, des taux de projet, des taux des membres ou d'un travail client récurrent. Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables destinés au client, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, et conserve l'historique daté des taux. Cela donne à chaque facture un dossier source plus propre au lieu d'une recherche manuelle de taux.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture simple doit inclure les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les postes avec quantité et taux, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, le total dû, les conditions de paiement et les détails de règlement. Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire fédéral unique, mais des champs complets rendent le document utilisable pour l'approbation du paiement et les dossiers de l'entreprise.
Une facture facile doit tout de même inclure un numéro de facture. Une numérotation séquentielle vous aide à suivre les factures envoyées, faire correspondre les paiements, trouver les dossiers manquants et répondre aux questions des clients. Le numéro n'a pas besoin de suivre un format fédéral du secteur privé, mais il doit être unique dans vos dossiers et suffisamment cohérent pour soutenir votre processus de comptabilité.
Une facture simple demande au client de payer des biens, des services ou du temps facturable. Un reçu confirme que le paiement a été reçu. Envoyez une facture lorsque de l'argent est dû, et envoyez un reçu après le paiement si le client a besoin d'une preuve de paiement. Traiter un reçu comme une facture impayée crée de la confusion à la fois dans les dossiers du client et dans vos propres livres.
Une facture rapide doit inclure une ligne de taxe uniquement lorsque la taxe s'applique à la vente. La taxe sur les ventes et l'utilisation aux États-Unis est administrée par les États et les juridictions locales, et non au moyen d'un système national de facturation TVA ou GST. Le bon traitement dépend du nexus, de l'article ou du service taxable, et de l'emplacement du client selon les règles étatiques et locales applicables.
Les factures de contrats fédéraux nécessitent plus de structure qu'une facture ordinaire du secteur privé. FAR 32.905 définit les champs d'une facture correcte, tels que les coordonnées de l'entrepreneur, la date et le numéro de facture, les références du contrat ou de la commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et étendus, les conditions d'expédition et de paiement, les détails de versement, les coordonnées de contact, et les données bancaires TIN ou EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Everhour sépare les taux de coût des taux facturables, de sorte que le coût interne du travail et les frais destinés au client restent distincts. Les équipes peuvent utiliser des taux par défaut par personne, des remplacements propres à un projet, des changements de taux datés et des taux par projet, par membre ou par tâche personnalisée pour tarifer le travail facturable sans reconstruire la logique de taux pour chaque facture.
Utilisez Everhour pour garder les taux facturables, les remplacements de projet et l'historique daté des taux liés au travail suivi, puis facturez les clients à partir de données sources plus propres.
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