Asana garde le travail de projet organisé, tandis qu'Everhour relie le temps des tâches, les tarifs et le caractère facturable pour une facturation client plus nette.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Cette page s'adresse aux équipes qui gèrent des projets client dans Asana et doivent transformer le travail terminé sur les tâches en données de facturation prêtes pour la facturation. Le résultat pratique est une source propre pour la facture client : heures de tâche approuvées, bon tarif de projet ou de membre, et structure de postes que le client peut comprendre sans lire tout le plan de projet.
Un enregistrement de facture utile commence avant le jour de facturation. Chaque tâche doit contenir assez de contexte pour expliquer le travail, et chaque entrée de temps doit être reliée au bon projet, à la bonne personne, à la bonne date et au bon statut facturable. Cette structure garde la facture liée au travail que votre équipe a déjà revu, plutôt qu'à une feuille de calcul séparée reconstruite de mémoire.
La décision principale consiste à savoir quel travail appartient à la facture client. Le travail facturable doit correspondre à l'accord client, tandis que la revue interne, la formation, les reprises hors accord et la gestion du compte restent souvent non facturables. La séparation exacte vient de votre contrat ou de votre politique, pas seulement du nom de la tâche.
Une revue défendable de la facturation utilise les mêmes catégories à chaque période. Par exemple, le développement d'une fonctionnalité approuvée peut rester facturable, tandis qu'une réunion d'équipe sur la dotation en personnel peut rester visible comme temps de projet non facturable. Garder les deux types dans l'enregistrement protège l'analyse de marge sans gonfler le montant dû présenté au client.
Une facture prête pour le client nécessite des dates ou la période couverte, des libellés de projet ou de tâche, des heures facturables, des tarifs, des montants, des taxes ou remises lorsqu'elles s'appliquent, et des conditions de paiement. Les postes doivent être regroupés au niveau attendu par le client. Certains clients veulent un seul récapitulatif de projet ; d'autres veulent un détail par tâche, personne ou date.
Les tarifs exigent la même rigueur que les heures. Un projet au forfait, un tarif horaire de projet, un tarif par membre et un tarif personnalisé par tâche produisent des enregistrements de facture différents. Le temps de tâche non facturable doit rester hors du total facturable même lorsqu'il appartient au même projet Asana.
Une vérification ponctuelle de facture suffit lorsque vous avez un client, un projet court et un petit ensemble d'heures de tâche à examiner. Le travail devient risqué lorsque plusieurs personnes suivent leur temps, que les tarifs varient selon la personne ou la tâche, ou que le même projet Asana alimente une facturation client récurrente.
Everhour s'intègre au processus de travail encadré en transférant le temps facturable et non facturable du travail sur les tâches Asana vers des rapports d'administration pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cela donne au responsable de la facturation un parcours de revue répétable avant la facturation, au lieu d'une reconstruction manuelle en fin de mois.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par la période de facturation, puis examinez le temps des tâches par projet, personne, date et caractère facturable. Confirmez que chaque entrée facturable correspond à l'accord client et que le travail non facturable reste visible pour le reporting interne. La source finale de la facture doit montrer le travail effectué, le tarif appliqué et le montant prêt à être facturé.
Les détails utiles de facture comprennent le nom du projet, le titre de la tâche, la date de travail ou la période de facturation, la personne ou le rôle lorsque c'est pertinent, les heures facturables, le tarif et une brève description du travail. Le bon niveau de détail dépend de l'accord client. Trop peu de contexte crée des questions ; trop de bruit au niveau des tâches ralentit la revue.
Le temps non facturable doit rester dans les enregistrements internes de facturation, car il explique l'effort de projet et la marge. Il ne doit pas augmenter le montant de la facture, sauf si le contrat indique que le travail est facturable. Garder le temps non facturable visible aide aussi les responsables à repérer la dérive du périmètre, les reprises internes et le travail de gestion du compte qui réduit le profit.
Les litiges viennent souvent de noms de tâches vagues, de descriptions manquantes, d'entrées de temps manuelles tardives, d'un caractère facturable incohérent ou de changements de tarifs qui n'ont pas été appliqués à partir de la bonne date. Le responsable de la facturation doit examiner ces éléments avant d'envoyer la facture, surtout lorsque plusieurs contributeurs ont travaillé sur le même projet.
Utilisez le niveau de détail que le client peut approuver rapidement. Un petit projet au forfait peut utiliser un récapitulatif au niveau du projet, tandis qu'une mission en régie nécessite souvent des lignes au niveau de la tâche, de la date ou de la personne. Une méthode de regroupement cohérente compte davantage qu'un détail maximal, car les clients comparent chaque facture à la précédente.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles de non-facturation au niveau des tâches, aux tarifs personnalisés par tâche et aux exceptions de tarif par membre. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que le responsable de la facturation examine les totaux de facture avant l'envoi au client.
Les rapports Everhour peuvent être construits avec des colonnes, des regroupements, des filtres et des plages de dates, puis téléchargés sous forme de fichiers CSV, Excel/XLSX ou PDF. Cela donne aux équipes de facturation un enregistrement exportable par projet, tâche, membre, temps facturable, coût et champs liés à la facture.
Suivez le caractère facturable, les tarifs et le temps des tâches depuis les projets Asana dans Everhour, puis examinez des rapports de facturation propres avant l'envoi des factures client.
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