Everhour ajoute des feuilles de temps approuvées au travail dans Asana, donnant aux équipes comptables une facturation et un contrôle de la paie plus clairs.
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Un cabinet comptable qui gère le travail client au moyen de projets Asana doit rattacher le temps du personnel à l'enregistrement de tâche réel. L'objectif est d'obtenir une vue hebdomadaire claire indiquant qui a travaillé sur quelle tâche client, combien de temps le travail a pris, s'il est facturable et si un responsable l'a examiné.
Les équipes comptables ont besoin de plus qu'un total d'heures. Un enregistrement utile relie chaque entrée à un projet client, un titre de tâche, une personne, une date de saisie, une durée en minutes, une description, le caractère facturable et le statut d'approbation. Cette structure permet aux réviseurs de séparer le travail facturable au client du suivi interne sans rouvrir chaque commentaire de tâche pendant la revue.
Un processus fiable commence par la tâche, car la tâche porte le contexte du travail. Le personnel doit enregistrer le temps sur la tâche sur laquelle il a effectivement travaillé, ajouter une courte description et marquer l'entrée selon son caractère facturable conformément aux règles de la mission. Les entrées génériques telles que « travail client » obligent les responsables à deviner le périmètre, la personne responsable et le traitement de facturation.
Un enregistrement rempli peut être simple : membre du personnel, projet client, tâche, date, 1,50 heure, caractère facturable et une note telle que « rapprochement du relevé bancaire et résolution de deux transactions non appariées ». Les libellés exacts peuvent varier selon le cabinet, mais les mêmes champs de revue doivent apparaître sur chaque entrée de temps destinée au client avant approbation.
L'erreur la plus coûteuse consiste à traiter le temps brut comme des données de facturation finalisées. Les réviseurs d'un cabinet comptable doivent vérifier les descriptions manquantes, les entrées tardives, le caractère facturable et les entrées rattachées au mauvais projet avant que les totaux passent dans une facture client. Les réviseurs doivent aussi signaler le travail qui relève de la paie ou de l'analyse du taux d'utilisation, et non de la facturation client.
Le moment de l'approbation compte, car les enregistrements hebdomadaires sont plus faciles à corriger que les lots de fin de mois. Demandez au personnel de soumettre des entrées complètes avant la revue, puis n'approuvez que le temps qui correspond au projet client et aux conditions de la mission. Les corrections doivent préserver le contexte de tâche original afin que le cabinet puisse expliquer clairement les modifications par la suite.
Une feuille ponctuelle fonctionne pour un seul client, un court projet de nettoyage ou une comparaison rapide des heures prévues et des heures réellement passées. Elle cesse de fonctionner dès que plusieurs membres du personnel soumettent du temps chaque semaine, que les responsables ont besoin d'un historique d'approbation et que la facturation a besoin de la même source de vérité que le contrôle de la paie pour les décisions de chaque semaine.
Un processus maîtrisé conserve les tâches Asana comme enregistrement du travail tandis qu'Everhour gère la soumission du temps, l'approbation, les entrées verrouillées, la revue du temps facturable et les rapports exportables. Cette configuration donne aux associés une trace durable depuis la saisie de temps du personnel jusqu'aux heures approuvées, puis vers la facturation, le contrôle de la paie ou le reporting budgétaire, sans saisie de tâche dupliquée dans les rapports.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par le projet client, puis exigez que chaque entrée inclue la tâche, le membre du personnel, la date de saisie, la durée en minutes, le caractère facturable, le statut d'approbation et une courte description du travail. Le réviseur doit pouvoir dire si le travail correspond à la mission sans ouvrir de notes séparées.
Les factures client doivent inclure le travail facturable approuvé qui correspond au périmètre de la mission et au projet client. L'administration interne, la formation, le travail de correction ou le temps en dehors des conditions de la mission doivent rester disponibles pour la paie, l'analyse du taux d'utilisation ou la revue à des fins d'audit sans augmenter le montant facturé au client.
L'approbation hebdomadaire maintient la facturation client et le contrôle de la paie proches de la date de travail. Le personnel doit soumettre des entrées complètes avant la revue, et les responsables doivent approuver, rejeter ou renvoyer les corrections avant que les totaux alimentent les factures ou les rapports internes. Les périodes à fort volume nécessitent une revue plus rapide, car les corrections tardives se répercutent sur davantage de dossiers client.
Le contexte de tâche manquant crée le cycle de nettoyage le plus long. Une entrée de temps qui comporte des heures et une personne, mais aucune tâche client claire, force le réviseur à reconstruire le périmètre à partir des commentaires, de la mémoire ou des mises à jour de statut. La saisie tardive par lots ajoute un autre risque, car les descriptions raccourcissent avec le temps.
Les estimations et les heures enregistrées soutiennent les décisions de dotation en personnel lorsque chaque entrée reste liée à la tâche et à la personne. Comparez le travail prévu au temps réellement passé pour voir quels projets client consomment plus de capacité que prévu, puis ajustez les affectations futures, les tarifs ou les points de contrôle avant le début du cycle suivant.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures travaillées par personne, puis permet aux responsables d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller les entrées soumises avant la facturation ou le contrôle de la paie. Le temps soumis reste protégé sauf s'il est retiré ou rejeté, ce qui garde les corrections visibles avant que les totaux passent en aval.
Everhour synchronise les noms de projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les étiquettes dans les rapports, afin que le temps suivi puisse rester groupé selon la structure de travail que le cabinet utilise déjà. Les rapports peuvent inclure le temps facturable, le temps non facturable, les montants et le coût, puis être exportés vers Excel.
Gardez le travail des tâches Asana lié aux feuilles de temps soumises, aux approbations des responsables, aux entrées verrouillées et à la revue de facturation. Everhour donne aux cabinets comptables un enregistrement d'approbation durable avant la paie ou la facturation client.
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