Everhour ajoute des contrôles d'équipe autour du temps passé sur les tâches Asana, avec des approbations, des limites, des corrections et des rapports liés au travail quotidien.
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Utilisez cette page lorsque vous avez besoin d'un moyen pratique d'enregistrer du temps sur le travail Asana sans perdre le contexte de la tâche. L'enregistrement utile relie les heures à la tâche, au projet, à la personne, à la date et à la description, afin qu'un manager puisse ensuite contrôler le travail sans reconstituer la semaine de mémoire.
Un processus clair de temps par tâche répond rapidement à trois questions : qui a travaillé, où le temps doit être rattaché, et si la saisie est prête pour les rapports. Une revue de conception de 45 minutes, un bloc de mise en œuvre de 2 heures et une révision client de 15 minutes doivent rester rattachés à la bonne tâche au lieu de disparaître dans un total hebdomadaire générique.
Une saisie de temps fiable inclut la durée, la date enregistrée, le projet attribué, la tâche, le créateur, la catégorie lorsqu'elle est utilisée, le statut d'approbation, le caractère facturable et la description. La durée seule n'explique pas si le temps relève du travail client, d'un nettoyage interne, d'une reprise ou d'une tâche qui devrait être exclue de la facturation.
Les descriptions doivent nommer l'activité, et non répéter le titre de la tâche. Écrivez « notes d'estimation préparées pour le client » au lieu de « travail sur l'estimation ». Des catégories cohérentes et le caractère facturable rendent les rapports plus propres, car le même type de travail arrive dans la même catégorie chaque semaine.
Les relevés de temps d'équipe se dégradent lorsque chaque personne décide de son propre calendrier, de ses catégories et de son processus de correction. Définissez une règle claire concernant la saisie quotidienne, la revue hebdomadaire, les personnes autorisées à modifier les anciennes saisies, et la façon dont les saisies rejetées ou incomplètes sont corrigées avant que la paie, la facturation ou les rapports de projet n'utilisent les données.
Le statut d'approbation compte, car le temps non vérifié peut modifier la vision globale du projet. Une saisie soumise doit être vérifiée pour l'adéquation avec la tâche, la durée raisonnable, le caractère facturable et la qualité de la description. Les corrections sont plus simples avant la clôture de la période, surtout lorsque plusieurs projets partagent les mêmes personnes.
Une vérification ponctuelle suffit lorsque vous devez contrôler une tâche, un projet ou une semaine de temps. Cette approche fonctionne pour une petite équipe qui n'a besoin que d'un relevé rapide avant une réunion d'avancement ou une mise à jour client.
Un processus encadré est préférable lorsque le temps suivi alimente les approbations, les périodes verrouillées, les corrections effectuées par les administrateurs, les limites de suivi individuelles, la capacité hebdomadaire et le transfert vers la facturation ou la paie. Everhour Team Management ajoute ces contrôles autour du travail Asana, afin que le temps par tâche devienne un système de référence validé plutôt qu'une simple note d'activité.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un relevé de temps sur une tâche doit prouver la durée, la date, le projet, la tâche, la personne, la description du travail, le caractère facturable et le statut d'approbation. Cette combinaison permet à un contrôleur de relier les heures au travail réellement effectué et de décider si la saisie doit figurer dans le budget, la facturation, la paie ou les rapports de projet.
Une équipe doit définir qui peut modifier les anciennes saisies, quelles périodes sont verrouillées et comment les corrections sont approuvées. La modification sans restriction fausse les rapports, car les totaux de la semaine précédente peuvent changer après qu'un manager a déjà contrôlé les données de budget, de facturation ou de dotation en personnel.
Une étape d'approbation hebdomadaire détecte les descriptions manquantes, les mauvais projets, les durées discutables et les erreurs de caractère facturable avant que les rapports n'utilisent les saisies. La personne chargée de la revue doit vérifier le contexte de la tâche, confirmer la date et renvoyer les saisies peu claires pour correction au lieu de corriger silencieusement les mêmes schémas chaque semaine.
Le temps par tâche soutient la revue budgétaire lorsque les saisies restent rattachées au bon projet et à la bonne tâche, et lorsque les taux, le caractère facturable ou les catégories budgétaires sont traités de manière cohérente. La revue budgétaire devient peu fiable lorsque le temps est saisi au niveau du projet alors que le travail appartient en réalité à plusieurs tâches.
L'erreur courante consiste à traiter le temps par tâche comme une note personnelle au lieu d'un relevé d'équipe. Un processus utile nécessite des règles partagées pour les descriptions, le caractère facturable, le calendrier de revue, les corrections et les périodes clôturées, sinon les données deviennent difficiles à défendre lors de la revue de facturation et de planification.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir des règles de verrouillage, de corriger le temps des membres de l'équipe, de gérer les limites de suivi individuelles, de définir la capacité hebdomadaire et d'approuver les feuilles de temps avant que les rapports, la facturation ou le contrôle de la paie n'utilisent les saisies. Ces contrôles gardent le temps des tâches Asana cohérent dans toute l'équipe.
Everhour synchronise les projets, tâches, noms, champs personnalisés et tags Asana dans sa couche de reporting, puis permet aux équipes de créer des rapports détaillés à partir du temps suivi. Les exports aident les managers à contrôler les totaux de projet, le détail des tâches, le travail facturable et non facturable, ainsi que le statut budgétaire en dehors de la vue quotidienne des tâches.
Définissez des règles claires autour du temps des tâches Asana, puis utilisez Everhour Team Management pour les approbations, les périodes verrouillées, les corrections et la revue de capacité qui soutient le transfert vers la facturation et la paie.
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