Les projets d'architecture répartissent le travail entre phases, révisions et demandes client. Everhour garde la couche de temps connectée à ce travail.
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Les cabinets d'architecture utilisent cette page pour organiser le temps autour du travail déjà attribué dans Asana : projets, tâches, responsables, dates d'échéance et statut. Le résultat pratique est un relevé exploitable indiquant qui a travaillé, sur quelle tâche, pendant combien de temps, et si ce temps doit figurer dans une facture client ou dans une revue interne du projet.
Une configuration claire sépare le travail de conception, la coordination, les réunions, les révisions et l'administration avant que les totaux n'atteignent l'étape de la facture. Une tâche intitulée « Revue de conception schématique » a besoin d'une date, d'une personne, d'un volume de temps et d'une courte note expliquant le travail effectué. Ce relevé permet à un chef de projet d'examiner l'effort par phase au lieu de courir après des totaux hebdomadaires vagues.
Chaque saisie de temps doit inclure le projet, la tâche, la personne, la date, la durée et une note de travail. Pour les cabinets d'architecture, la note doit identifier le livrable ou le point de revue, comme les mises à jour de plans, la coordination avec les consultants, la préparation de réunion client, les notes d'observation de chantier ou le travail de réponse aux demandes liées au permis. Des notes courtes et précises réduisent les questions de facturation par la suite.
Le caractère facturable doit suivre le même parcours de revue que le relevé de travail. Une réunion client peut être facturable dans le cadre d'un accord et non facturable dans un autre. La revue qualité interne, le travail de proposition ou les reprises hors périmètre client doivent souvent rester visibles sans être intégrés au montant facturé. Le relevé doit conserver les deux catégories.
Les projets d'architecture perdent souvent de la marge à cause de petites révisions qui ne reçoivent jamais de libellé clair. Suivez les modifications par rapport à la tâche ou à la phase où elles ont eu lieu, puis marquez le travail selon l'accord. Une reconception demandée après approbation ne doit pas disparaître dans une tâche générale de conception si le cabinet doit discuter de services ajoutés.
La même discipline aide à la dotation en personnel. Le temps enregistré sur la conception schématique, le développement de la conception, les documents de construction ou l'administration donne aux managers une meilleure vue des endroits où le travail s'étend. Une revue hebdomadaire doit signaler les tâches dont les heures augmentent, les notes manquantes ou le caractère facturable peu clair avant que ces saisies ne fassent partie d'un rapport client.
Une vérification ponctuelle du temps fonctionne lorsque vous avez besoin d'une lecture rapide sur un projet ou une semaine. Elle suffit pour repérer les saisies manquantes, vérifier un total de phase ou préparer un simple résumé interne. Elle atteint ses limites lorsque plusieurs personnes modifient le même projet, que les taux diffèrent selon les rôles ou que la facturation client dépend du temps approuvé.
Everhour prend en charge un processus encadré en gardant le temps facturable et non facturable lié au travail Asana, avec le statut de facturation du projet, les contrôles du caractère non facturable au niveau des tâches, les taux personnalisés par tâche, les exceptions de taux par membre et les rapports administrateur pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cette structure donne aux cabinets d'architecture un relevé durable pour la revue et la facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez la tâche Asana comme référence de travail, puis enregistrez la personne, la date, la durée, le caractère facturable et une courte note de travail. La tâche doit être assez précise pour montrer la phase du projet ou le livrable. Une note comme « mise à jour du plan de plafond réfléchi après commentaires du consultant » est plus utile que « travail de projet ».
Le travail non facturable dépend de l'accord client et de la politique du cabinet. Les cas courants incluent le travail de proposition, l'administration interne, la formation, la revue qualité hors périmètre facturable et les corrections que le cabinet choisit de ne pas facturer. Gardez le temps non facturable dans le relevé du projet afin que les managers puissent voir le coût réel du travail et l'impact sur la marge.
Revoyez le temps du projet chaque semaine pour les projets actifs. La revue hebdomadaire détecte les saisies manquantes, les notes peu claires et les changements de périmètre pendant que le travail est encore récent. Une revue limitée à la fin du mois crée des retards de facturation, car les membres de l'équipe doivent reconstituer les détails à travers les réunions, les révisions et plusieurs livrables.
La plus grande erreur consiste à mélanger le travail client facturable et le travail interne dans un seul total non libellé. Cela oblige les managers à interpréter la saisie plus tard et affaiblit les justificatifs de facture. Séparez la tâche, la note et le caractère facturable au moment de la saisie afin que la revue de facturation ne dépende pas de la mémoire.
Les relevés de temps au niveau des phases montrent où les heures de travail sont utilisées avant que le budget global du projet ne soit sous tension. Si les heures de développement de la conception augmentent plus vite que prévu, le cabinet peut revoir la dotation en personnel, le périmètre et les demandes client pendant qu'il est encore temps d'ajuster les plans de travail ou de discuter de services ajoutés.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des taux personnalisés par tâche et d'utiliser des exceptions de taux par membre. Les rapports administrateur séparent ensuite le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût pour la revue du projet.
Everhour ajoute des contrôles de temps dans les tâches et projets Asana, puis synchronise les noms de projet, les titres de tâche, les champs personnalisés et les tags dans le reporting. Les équipes d'architecture peuvent revoir le temps par projet, tâche, membre ou autres détails de travail synchronisés sans reconstruire la structure du projet.
Suivez les heures d'architecture approuvées là où le travail de projet se déroule. Everhour connecte les tâches Asana au caractère facturable, aux taux et au reporting, ce qui donne aux cabinets une revue de projet et une facturation plus claires.
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