Everhour intègre le suivi du temps dans les processus de travail Asana afin que les heures de projet puissent devenir des dossiers prêts à facturer sans double saisie.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les projets Asana contiennent les tâches, les responsables, les dates, les statuts, les tags et les champs personnalisés qui expliquent le travail. Le temps prêt à facturer ajoute la couche de facturation par-dessus : qui a effectué le travail, combien de temps cela a pris, si l'entrée est facturable, à quel projet ou à quelle tâche elle appartient, et quelle description le client peut comprendre sans lire tout l'historique de la tâche.
Une entrée utile nomme la tâche, enregistre la date à laquelle le travail a été effectué, sépare le temps facturable du temps non facturable et garde des commentaires précis. « Revue de conception, wireframe de la page d'accueil, 1,5 heure » donne plus d'informations utiles à une personne chargée de la revue que « réunion ». Un temps de facturation clair réduit aussi le nettoyage de fin de mois, car la décision de facturation intervient près du travail, et non plusieurs jours plus tard de mémoire.
Le temps à facturer ne devient de l'argent qu'une fois les taux et le caractère facturable appliqués. Un projet peut utiliser un budget forfaitaire, un taux horaire de projet, des taux par membre ou des taux propres aux tâches, selon l'accord avec le client. La configuration de facturation doit correspondre au contrat avant que l'équipe n'enregistre un volume important d'heures, car les changements de taux après coup ralentissent la revue et augmentent le travail de correction.
Le travail non facturable a toujours sa place dans le dossier lorsqu'il affecte le coût de livraison ou la marge. La coordination interne, les reprises ou le temps administratif peuvent rester hors de la facture, mais ils expliquent tout de même pourquoi un projet a consommé plus de travail que prévu. Séparez les entrées non facturables du travail client facturable au lieu de les masquer dans de grands totaux de tâches.
Un processus de facturation propre nécessite un point de contrôle entre le travail enregistré et la facture finale. La personne chargée de la revue vérifie les dates manquantes, les descriptions vagues, les totaux quotidiens inhabituellement élevés, le caractère facturable incorrect et les entrées assignées au mauvais projet. Cette revue confirme aussi que les dépenses remboursables, les remises, les taxes et les conditions de paiement suivent le dossier client ou l'accord de facturation.
Le temps approuvé doit être protégé avant le début de la facturation. Une fois une période clôturée, les modifications tardives peuvent changer des totaux qu'un client a déjà vus. Les équipes qui facturent à partir de projets Asana doivent verrouiller les périodes revues, conserver une piste d'activité pour les corrections et désigner une personne responsable de l'approbation finale de la facturation.
Une exportation ponctuelle fonctionne lorsque la mission est petite, que le client accepte une ventilation simple du temps et qu'une seule personne a travaillé sur le projet. Le processus de travail nécessite plus de structure lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les taux diffèrent selon le membre ou la tâche, ou que la facture doit correspondre aux feuilles de temps approuvées, à l'état du budget et aux dossiers comptables.
Everhour connecte les tâches Asana avec des chronomètres intégrés, des métadonnées de projet synchronisées, des paramètres de facturabilité, des factures et des exports comptables. Cela donne aux équipes un chemin durable du travail sur les tâches à la facturation client : le temps est suivi dans Asana, revu dans Timesheets et les rapports, converti en lignes de facture, puis exporté vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks lorsque nécessaire.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le titre de la tâche, le projet, la personne assignée, les tags, les champs personnalisés et les commentaires aident à expliquer le travail facturé. Le dossier de facture a aussi besoin de la date à laquelle le travail a été effectué, de la durée, du caractère facturable, de la base de taux et d'une description assez courte pour la revue client. Les noms de tâches vagues créent des questions de facturation ; utilisez donc des commentaires destinés à la facture lorsque le titre de la tâche est un raccourci interne.
L'accord client détermine le regroupement. Les lignes au niveau du projet fonctionnent pour les contrats de retainer et les récapitulatifs forfaitaires. Les lignes au niveau de la tâche fonctionnent lorsque le client examine les livrables. Le regroupement par personne ou par date fonctionne pour le travail en régie qui nécessite le détail de la main-d'œuvre. Utilisez le regroupement le plus petit dont le client a besoin, car un excès de détails rend la facture plus difficile à approuver.
Les entrées tardives nécessitent une règle de clôture claire. Ajoutez-les à la facture suivante lorsque l'accord client le permet, ou révisez le brouillon avant l'envoi si la période est encore ouverte. Évitez de modifier du temps déjà facturé, sauf si la personne responsable de la facturation consigne la correction et confirme comment le client la verra.
La double facturation se produit lorsque le même temps approuvé apparaît dans plus d'un cycle de facturation. Marquez le temps facturé comme facturé, gardez les périodes revues verrouillées et séparez le nouveau travail du travail corrigé. La personne chargée de la revue doit vérifier les totaux non facturés avant de créer une nouvelle facture afin que les heures déjà facturées ne reviennent pas dans la file.
Le travail non facturable doit apparaître dans la revue interne des factures, même lorsqu'il reste hors de la facture client. Il explique le coût du projet, la marge et l'effort de livraison. Marquez l'entrée comme non facturable au lieu de la supprimer, puis excluez-la du montant présenté au client tout en la gardant disponible pour les rapports.
Everhour intègre des contrôles de suivi dans les tâches Asana et synchronise les projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags dans sa couche de reporting. Les équipes peuvent conserver le contexte du travail dans Asana pendant qu'Everhour transporte le temps suivi vers Timesheets, les rapports facturables, les factures et les exports comptables.
Everhour marque le temps comme facturé après son inclusion dans une facture, afin que les mêmes entrées ne réapparaissent pas comme travail non facturé. Cela protège les cycles de facturation futurs et maintient le statut de facture connecté aux rapports de projet et de facturation.
Suivez le temps dans Asana, vérifiez les entrées facturables et transmettez des données de facturation propres. Everhour connecte le travail sur les tâches, les approbations, les factures et les exports comptables dans un seul processus de facturation.
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