Everhour relie le travail sur les tâches Asana aux feuilles de temps, aux approbations, aux dossiers de facturation et au contrôle de la paie sans faire sortir les équipes d'Asana.
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Une feuille de temps Asana prête pour la paie rassemble les heures liées aux tâches, aux projets, aux personnes, aux dates, aux commentaires et au statut d'approbation. L'objectif est un fichier de contrôle propre pour une période de paie, pas une liste éparse de mises à jour de tâches. Les managers doivent voir qui a saisi le temps, à quel travail il se rattache, et si l'entrée est prête à être utilisée pour la paie.
Le flux de contrôle de la paie le plus solide conserve le contexte des tâches dans Asana et le contrôle du temps dans une feuille de temps structurée. Chaque entrée doit identifier l'employé, la date de travail, la tâche ou le projet, la durée et toute note nécessaire pour expliquer le travail. Le temps approuvé devient l'enregistrement utilisé pour les contrôles de paie, le contrôle de la facturation et les rapports de gestion.
Le contrôle de la paie commence par le temps travaillé, mais le contexte facturable reste important lorsque les mêmes heures servent aussi à appuyer le travail client. Une personne chargée du contrôle de la paie a besoin du total de l'employé pour la période. Une personne chargée de la facturation doit savoir si chaque entrée est facturable, non facturable, facturée ou encore ouverte à la facturation.
Un flux de travail propre étiquette le temps de façon cohérente avant l'approbation. Par exemple, un designer peut saisir 3,5 heures sur une tâche Asana, associer l'entrée au bon projet et ajouter une courte note expliquant le livrable. Le total de paie utilise les 3,5 heures, tandis que la vue de facturation utilise le projet, le tarif et le caractère facturable.
Les problèmes de paie viennent généralement de modifications tardives, d'un contexte de tâche manquant et d'entrées approuvées en masse sans contrôle. Les managers doivent vérifier les totaux quotidiens, les écarts inhabituels, les entrées sans commentaires et le temps saisi sur le mauvais projet avant la clôture de la période. Les corrections doivent être faites avant l'export de paie, car les ajustements ultérieurs créent un travail de rapprochement supplémentaire.
Les approbations ont aussi besoin d'un responsable clair. Les chefs d'équipe peuvent confirmer que le travail a eu lieu, tandis que la paie ou les opérations peuvent confirmer que les totaux de la période sont complets. La feuille de temps finale doit afficher les heures contrôlées par personne et par période, avec les entrées corrigées avant que la paie, la facturation client ou les rapports de coûts n'utilisent les données.
Une feuille de temps ponctuelle suffit lorsque vous devez contrôler un membre de l'équipe, un projet ou une période de paie. Elle vous donne un aperçu des heures et du contexte des tâches. Elle cesse de suffire lorsque les approbations, le statut de facturation, les tarifs, les factures, les exports et les transmissions récurrentes à la paie ont besoin du même enregistrement source à chaque cycle.
Everhour ajoute la couche de gestion pour ce flux de travail récurrent. Le temps est saisi depuis Asana, contrôlé dans les feuilles de temps, protégé par les approbations et disponible pour les rapports, le contrôle de la paie et la facturation. Cette structure donne aux équipes un seul chemin entre le travail sur les tâches et les heures approuvées, puis vers les factures ou les exports sans reconstruire les enregistrements à la main.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le contrôle de la paie a besoin de l'employé, de la date de travail, de la tâche ou du projet, de la durée, du statut d'approbation et d'une description suffisante pour identifier le travail. Les seuls noms de tâches constituent des enregistrements insuffisants lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même projet. Les commentaires aident les managers à vérifier l'entrée avant la clôture de la paie.
Les feuilles de temps de paie doivent inclure le temps travaillé même lorsque le travail est non facturable. Le caractère facturable affecte la facturation client et les rapports de rentabilité, tandis que le contrôle de la paie se concentre sur les heures approuvées des employés pour la période. Garder les deux champs visibles évite de confondre les totaux de paie avec les totaux facturables.
Les corrections doivent être résolues avant la clôture de la période de paie. Un manager doit contrôler l'entrée douteuse, confirmer la bonne tâche, la bonne date et la bonne durée, puis approuver la version corrigée. L'export de paie doit utiliser l'enregistrement contrôlé, et non un mélange d'entrées originales et de notes de correction séparées.
L'erreur la plus fréquente consiste à approuver le temps avant d'avoir vérifié le contexte des tâches et le caractère facturable. La paie peut toujours calculer les heures, mais la facturation, le coût du projet et les rapports client exigent alors un second contrôle. Un seul passage d'approbation doit confirmer le total de la période et le contexte du travail.
Everhour Billing & Invoicing peut convertir le temps facturable approuvé et les dépenses en factures une fois le contrôle de la paie terminé. Il calcule les montants des factures à partir des tarifs, du temps et des dépenses facturables, exclut le travail non facturable et peut exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Everhour Timesheets prend en charge les approbations, les rejets, les approbations partielles et le verrouillage du temps soumis ou approuvé. Les managers peuvent contrôler les heures hebdomadaires par projet et les heures de travail par personne, puis garder les entrées approuvées protégées contre les modifications par les membres standards avant que la paie, la facturation ou les rapports n'utilisent l'enregistrement.
Everhour Billing & Invoicing relie le temps Asana approuvé aux factures client tandis que les approbations de feuilles de temps gardent le contrôle de la paie organisé, donnant aux équipes des enregistrements plus propres pour la facturation et la transmission en fin de période de paie.
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