Everhour ajoute des relevés de dépenses et des rapports autour du travail dans Asana afin que les équipes puissent contrôler le temps, les coûts et les approbations.
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Les équipes qui gèrent des projets dans Asana ont besoin de relevés de temps capables de résister à un contrôle de la paie, de la facturation, du budget ou des remboursements. L'objectif pratique est une piste d'audit claire : qui a travaillé, à quelle tâche le travail était rattaché, quand le temps a été enregistré, s'il était facturable, et à quel projet le coût appartient.
Un relevé utile sépare aussi le temps approuvé du temps en brouillon. Les managers doivent voir les entrées manquantes, les totaux inhabituels, les entrées modifiées et les justificatifs de dépenses avant que les chiffres passent dans les factures, les rapports ou les fichiers comptables. Ici, la conformité signifie discipline opérationnelle, champs complets, approbations cohérentes et preuves exportables.
Une entrée de temps défendable nécessite une durée, une date de travail, une personne, une tâche, un projet, un caractère facturable, un statut d'approbation et une courte description lorsque le titre de la tâche ne suffit pas à lui seul. Les catégories facultatives aident lorsqu'une équipe doit distinguer support, mise en œuvre, révisions, administration ou modifications demandées par le client sans créer de projets Asana en double.
Les dépenses exigent la même discipline. Un reçu, une catégorie, une quantité, un montant, un projet, un membre, une plage de dates et un caractère facturable permettent à la comptabilité de contrôler le remboursement et la facturation client sans s'appuyer sur des messages de chat. Les catégories basées sur les unités sont utiles pour les coûts récurrents, comme le kilométrage ou les copies imprimées, car la quantité et le prix unitaire expliquent le total.
L'erreur de conformité la plus courante consiste à traiter la date d'achèvement d'une tâche comme une preuve du temps travaillé. Le statut de la tâche aide au contrôle du projet, mais il ne montre pas la date exacte de travail, la méthode de saisie, le résultat de l'approbation ni le traitement comme facturable. Un manager qui contrôle le temps a besoin de l'entrée elle-même, du contexte du projet et de tout historique de correction qui explique les changements ultérieurs.
Une deuxième erreur consiste à mélanger les dépenses remboursables dans les notes de temps. Le temps et les dépenses répondent à des questions différentes. Le temps montre l'effort de travail associé à une tâche ou à un projet. Les dépenses montrent des coûts externes avec reçus ou justificatifs et traitement de facturation. Garder ces relevés séparés donne au service financier une voie plus claire pour le remboursement, l'analyse de rentabilité et les pièces justificatives de facture.
Un contrôle ponctuel suffit lorsque vous devez examiner un seul projet, une semaine d'entrées ou un petit lot de reçus de dépenses avant d'envoyer un rapport. Le travail reste maîtrisable si la même personne est responsable du contrôle et qu'aucun cycle d'approbation récurrent, alerte budgétaire ou transfert vers la facturation n'est impliqué.
Un processus encadré est préférable lorsque les tâches Asana alimentent des factures client récurrentes, des feuilles de temps d'équipe, des dépenses remboursables ou des rapports budgétaires. Everhour peut garder les reçus, les catégories de dépenses basées sur les unités, les dépenses facturables prêtes pour la facturation et les rapports de dépenses liés aux projets, clients, membres, catégories, plages de dates et caractère facturable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un relevé pouvant être contrôlé identifie la personne, le projet, la tâche, la date de travail, la durée, le caractère facturable, le statut d'approbation et la description du travail si nécessaire. Les catégories ajoutent une structure pour les types de travail répétés. Le relevé doit rendre l'entrée compréhensible sans demander à l'employé de reconstituer la semaine de mémoire.
Les équipes doivent enregistrer les dépenses séparément du temps, puis joindre le reçu ou le fichier justificatif. Chaque dépense nécessite un projet, une date, une catégorie, un montant, un caractère facturable et une description suffisante pour le contrôle comptable ou client. Les catégories basées sur les unités fonctionnent bien lorsque le même type de coût apparaît de manière répétée.
Approuver des totaux sans vérifier le contexte au niveau des tâches crée des relevés faibles. Un total hebdomadaire peut sembler complet tout en masquant des affectations de tâches manquantes, un mauvais statut de facturabilité ou du travail enregistré sur le mauvais projet. Les managers doivent contrôler les entrées au niveau où la facturation, la paie ou les rapports budgétaires utiliseront les données.
Le travail facturable et non facturable doit rester distinct dans le relevé, même lorsque les deux appartiennent au même projet Asana. Cette séparation affecte les totaux de facture, le contrôle du budget et les rapports de rentabilité. Une tâche, une catégorie ou un caractère facturable doit montrer pourquoi le temps est facturé au client ou gardé en interne.
Les managers doivent contrôler le temps et les dépenses avant que la paie, la facturation, le remboursement ou les rapports client utilisent les relevés. Un contrôle hebdomadaire fonctionne pour les équipes actives, car les entrées manquantes et les questions de reçus sont plus faciles à corriger tant que le travail est récent. Des délais plus longs augmentent les corrections et réduisent la confiance dans la piste d'audit.
Everhour Expenses suit les coûts de projet avec des images ou PDF de reçus, des catégories basées sur les unités, le caractère facturable et des rapports par projet, client, membre, catégorie et plage de dates. Les équipes peuvent contrôler le remboursement, l'impact budgétaire et la rentabilité sans enfouir les détails des dépenses dans les commentaires de tâches.
Everhour ajoute des contrôles intégrés de suivi du temps dans les tâches et projets Asana, puis synchronise les noms de projets, les titres de tâches, les champs personnalisés et les étiquettes pour les rapports. Les managers peuvent créer des rapports à partir du temps suivi et les exporter pour un contrôle dans un tableur ou des justificatifs destinés au client.
Suivez les dépenses, les reçus et le caractère facturable à côté du travail de projet Asana. Everhour donne aux équipes un contrôle des remboursements plus propre, des pièces justificatives de facture et des rapports sur la rentabilité des projets.
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