Everhour donne aux prestataires des chronomètres par tâche dans Asana, avec des approbations et des enregistrements de facturation pour les chefs de projet.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Cette page s'adresse aux équipes qui attribuent du travail de prestataire dans Asana et ont besoin d'enregistrements de temps fiables liés à chaque tâche. Le résultat pratique est simple : chaque saisie de prestataire doit indiquer la tâche, le projet, la personne, la date, la durée, le caractère facturable et une courte description du travail effectué. Cet enregistrement soutient le contrôle du projet avant d'arriver à la paie, à la facturation client ou au reporting des coûts.
Le temps des prestataires exige un contexte plus précis que le temps administratif interne, car le paiement et les frais facturés au client partent souvent de la même saisie. Un enregistrement propre distingue le travail de prestation facturable de la coordination non facturable, rend les corrections visibles et donne aux managers assez de détails pour approuver la semaine sans reconstituer les notes du prestataire à partir de messages ou de lignes de feuille de calcul.
Définissez l'affectation du prestataire au projet, le caractère facturable, la base tarifaire, le responsable de l'approbation et la méthode de saisie autorisée avant le début du travail. Un prestataire qui intervient sur plusieurs projets Asana a besoin d'enregistrements distincts pour chaque projet, car un total hebdomadaire unique masque le contexte client, tâche et budget. La même règle s'applique lorsqu'un prestataire gère du travail de prestation, des réunions et des reprises au cours de la même semaine.
Une configuration fiable pour les prestataires nomme le circuit d'approbation avant la première saisie de temps. Décidez qui contrôle les heures soumises, qui peut corriger les saisies manquantes ou mal datées, et qui voit les montants de coût et les montants facturables. Ajoutez une courte norme de description du travail, comme livrable, blocage ou demande client, afin que la personne chargée de la revue puisse approuver le temps sans demander au prestataire d'expliquer de nouveau chaque ligne.
Le prestataire doit suivre le temps depuis la tâche Asana attribuée lorsque le travail est propre à une tâche. Chaque saisie doit contenir la date enregistrée, la durée, le caractère facturable et une description qui correspond au livrable. Les enregistrements au niveau de la tâche permettent aux managers de voir si le temps va dans le travail planifié, les modifications client, la coordination interne ou les corrections après contrôle.
Les saisies manuelles exigent la même rigueur que les chronomètres. Une saisie tardive doit quand même pointer vers la tâche réelle et la date de travail, pas vers le jour où le prestataire s'est souvenu de la remplir. Une saisie par chronomètre doit quand même être vérifiée pour repérer du temps d'inactivité, du travail en double ou un chronomètre laissé en marche sur la mauvaise tâche avant l'approbation de la période.
Un outil de suivi ponctuel suffit pour un seul prestataire, un projet court ou une vérification occasionnelle de facture où le manager n'a besoin que d'une liste propre de saisies. Il ne suffit plus dès que le même travail Asana alimente le contrôle de la paie, la facturation client, les budgets de projet et le reporting de fin de mois. Le travail récurrent des prestataires nécessite des approbations et un historique protégé.
Everhour transforme ce processus encadré en processus Team Management : les admins peuvent affecter des projets, exécuter un flux d'approbation, verrouiller les périodes terminées, corriger le temps pour les membres de l'équipe, définir des limites personnelles de suivi et organiser des groupes de prestataires pour contrôle. Cette structure garde le travail par tâche dans Asana connecté aux contrôles dont les managers ont besoin avant que l'argent ne circule.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un prestataire doit utiliser la tâche Asana attribuée comme enregistrement source du temps. Chaque saisie doit contenir la date de travail, la durée, le caractère facturable et une description qui nomme le livrable ou le problème traité. Des saisies séparées pour des tâches séparées gardent le reporting de projet plus propre qu'un seul bloc hebdomadaire d'heures de prestataire.
Les heures facturables des prestataires sont les saisies liées au travail approuvé par le client selon les conditions de facturation du projet. La configuration interne, les réunions de statut, les révisions hors périmètre client ou la formation doivent être séparées lorsque ces heures sont exclues de la facturation. Le libellé doit être défini au niveau de la saisie ou de la tâche avant que les totaux n'arrivent sur une facture.
La personne chargée de la revue doit comparer les heures soumises par le prestataire avec le statut des tâches Asana, les commentaires et les livrables avant d'approuver la période. Les corrections doivent avoir lieu avant que l'enregistrement de temps n'alimente la paie, le remboursement ou une facture client. Un circuit d'approbation propre nomme la personne chargée de la revue, le responsable des corrections et la date limite pour les saisies tardives.
L'enregistrement doit inclure la base tarifaire utilisée pour le travail de ce prestataire, comme un tarif de projet, un tarif par membre ou un tarif propre à la tâche. Le reporting des coûts se détériore lorsque le même prestataire utilise différents tarifs selon les projets et que l'enregistrement de temps n'affiche que le total des heures. Les changements de tarif ont aussi besoin d'une date d'effet afin que le travail antérieur conserve le tarif utilisé à ce moment-là.
Une erreur courante consiste à utiliser une seule tâche générale de prestataire pour tout le travail sur un projet Asana. Ce raccourci masque la différence entre la livraison planifiée, les demandes supplémentaires, les réunions et les corrections. Le contrôle budgétaire fonctionne mieux lorsque l'enregistrement de temps reste lié à la tâche qui a causé le coût et que le libellé facturable reflète l'accord client.
Everhour Team Management permet aux admins d'affecter des prestataires à des projets, de gérer les approbations, de verrouiller les périodes terminées, de corriger les saisies pour les membres de l'équipe et de définir des limites personnelles de suivi. Les groupes d'équipe soutiennent le contrôle par rôle ou par département, afin que les managers puissent vérifier le temps des prestataires basé sur Asana avant la paie ou la facturation.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable approuvé et les dépenses en factures, en utilisant les tarifs tout en excluant le travail non facturable. Une fois que le temps apparaît sur une facture, Everhour le marque comme facturé afin que la même saisie de prestataire ne revienne pas dans le prochain lot de facturation.
Définissez les affectations des prestataires, les approbations, les règles de verrouillage et les limites de suivi avant que les heures ne deviennent des enregistrements de paie ou de facturation. Everhour Team Management garde le temps des prestataires basé sur Asana contrôlé, approuvé et prêt pour le transfert.
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