Everhour transforme le temps saisi sur les tâches Asana en enregistrements de facturation contrôlés avec des feuilles de temps, des taux, des approbations et des rapports prêts à être exportés.
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Utilisez cette page pour organiser le travail de projet Asana en rapports de facturation qu'un manager, un comptable ou un responsable client peut contrôler avant la facturation. L'objectif pratique est d'obtenir un enregistrement propre indiquant qui a travaillé, à quelle tâche ou à quel projet le temps se rattache, si le temps est facturable et quel taux s'applique.
Un rapport de facturation utile ne se limite pas à totaliser les heures. Il distingue le travail facturable du travail non facturable, garde visibles les noms des tâches et le contexte du projet, et donne aux réviseurs suffisamment de détails pour approuver les frais sans rouvrir chaque tâche. Pour le travail client, le rapport doit permettre une décision de facturation claire : facturer maintenant, mettre en attente, corriger ou exclure.
Le rapport commence avec le travail enregistré sur les tâches et projets Asana. Chaque entrée doit inclure une personne, une date, une durée, un projet, une tâche et une description suffisamment claire pour le contrôle. Les équipes de facturation ajoutent ensuite le contexte commercial : caractère facturable, client, taux et tout regroupement nécessaire pour la facture ou le contrôle interne de marge.
Un rapport de facturation pratique peut regrouper le temps par projet, tâche, personne ou date. Un contrôle destiné au client fonctionne souvent mieux par projet et par tâche, tandis qu'un contrôle interne peut nécessiter le détail par personne pour comparer le coût de main-d’œuvre et le montant facturable. Gardez les entrées non facturables visibles dans les rapports de contrôle, puis excluez-les des totaux de facture.
Les rapports de facturation échouent lorsque le temps non approuvé passe trop vite dans le processus de facturation. Un manager doit confirmer que les heures hebdomadaires du projet sont complètes, que les corrections sont résolues et que les entrées tardives sont soit incluses dans la période de facturation en cours, soit conservées pour la suivante. Les périodes verrouillées réduisent les modifications accidentelles après contrôle.
L'étape d'approbation protège aussi la relation client. Une tâche avec des notes de temps vagues, un marquage facturable manquant ou une entrée manuelle inattendue doit être contrôlée avant d'être portée sur la facture. Le temps approuvé offre une transmission plus propre à la comptabilité, car le rapport montre l'enregistrement du travail, pas seulement un total.
Un rapport ponctuel suffit lorsque vous devez vérifier un seul projet, une période de facturation ou un petit compte client. Exportez les données contrôlées, confirmez le caractère facturable et conservez le rapport avec les justificatifs de facture. Cela fonctionne lorsque l'équipe a peu d'entrées et que les règles de facturation restent simples.
Un processus encadré est préférable lorsque les tâches Asana alimentent une facturation client récurrente. Everhour ajoute des contrôles de suivi intégrés dans Asana, la soumission hebdomadaire des feuilles de temps, l'approbation par le manager, le temps approuvé verrouillé, des rapports sur le temps facturable et non facturable, ainsi que des exports. Cela donne au service financier un contrôle de facturation reproductible au lieu d'une feuille de calcul reconstruite chaque mois.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un rapport de facturation doit inclure le projet, la tâche, la personne, la date, la durée, le caractère facturable, le taux, le montant et une brève description du travail. Ajoutez le statut d'approbation lorsque les managers contrôlent le temps avant la facturation. Le rapport doit aussi afficher le travail non facturable pendant le contrôle afin que le temps exclu reste visible et ne disparaisse pas de l'enregistrement du projet.
Oui. Séparez le temps approuvé des entrées encore en attente de contrôle. Le temps approuvé peut passer à la facturation ou au contrôle comptable avec moins de corrections. Le temps non approuvé doit rester visible, mais il lui faut un statut différent afin qu'un comptable ne facture pas des heures qu'un manager n'a pas acceptées.
Utilisez le regroupement par projet et par tâche lorsque le client s'attend à voir quel travail a été effectué. Utilisez le regroupement par personne lorsque l'accord facture selon le taux ou le rôle du personnel. Utilisez le regroupement par date lorsque le client a besoin d'une piste période par période. Le bon regroupement est celui qui correspond au contrat et réduit les questions de suivi.
Mélanger le temps facturable et non facturable sans statut clair crée du travail de nettoyage. Les réviseurs doivent alors examiner les notes de tâche, les messages ou les factures passées pour décider ce qui doit entrer dans le total des frais. Marquez le caractère facturable avant l'étape du rapport afin que le total de facture provienne d'entrées contrôlées.
Les descriptions de tâches doivent identifier le travail assez clairement pour l'approbation et le contrôle par le client. Une entrée claire nomme le livrable, la correction, la réunion ou l'activité de contrôle. Les libellés vagues tels que « mises à jour » ou « administration » doivent être corrigés avant la facturation, car ils rendent les frais plus difficiles à défendre.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires de projet et les heures de travail afin que les managers puissent approuver, rejeter, approuver partiellement ou demander des corrections avant le contrôle de facturation. Le temps soumis est protégé contre les modifications sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires.
Les rapports Everhour peuvent être exportés pour le travail sur feuille de calcul, les justificatifs client ou le contrôle comptable. Les équipes peuvent inclure le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le projet, la tâche, le membre et d'autres colonnes de rapport, puis télécharger le rapport dans des formats tels que CSV, Excel/XLSX ou PDF.
Suivez le temps approuvé des tâches Asana avec Everhour Timesheets, puis utilisez les entrées verrouillées et les rapports facturables pour offrir au service financier une transmission plus propre pour la facturation client.
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