Everhour transforme le temps des tâches Asana en enregistrements prêts pour la facturation pour les comptables qui ont besoin de factures et de rapports client clairs.
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Utilisez ce processus de travail pour relier le travail comptable dans Asana à des enregistrements de temps qui soutiennent la facturation, la revue et les rapports client. Une entrée utile rattache les heures au client, au projet, à la tâche, à la personne, à la date et à la description du travail. Cette structure vous permet de séparer la tenue comptable mensuelle, le travail de nettoyage, les appels de conseil, la préparation fiscale et le temps administratif avant la préparation de la facture.
Pour les comptables, la séparation importante est celle entre travail facturable et non facturable. Le nettoyage pour un client, le rapprochement, la configuration de la paie et les tâches de conseil nécessitent généralement un détail prêt pour la facturation. La revue interne, la gestion du cabinet, la formation et les reprises peuvent devoir rester visibles sans apparaître sur une facture client. L'enregistrement doit conserver les deux catégories afin que les rapports de rentabilité et de charge de travail ne perdent pas la partie non facturable de la semaine.
Un bon enregistrement de temps comptable commence au niveau de la tâche. La tâche identifie le travail client, l'entrée de temps enregistre la durée et la date, et la configuration de facturation décide si l'entrée devient du chiffre d'affaires. Un enregistrement net inclut une courte description comme « Rapprochement du flux bancaire de mars et catégorisation des transactions non codées » plutôt qu'un libellé vague comme « travail client ».
Les taux exigent la même discipline. Les équipes comptables utilisent souvent des taux différents selon la personne, la ligne de service ou le type de projet. Un chargé de tenue comptable, un contrôleur financier et un réviseur fiscal ne doivent pas être regroupés dans un seul chiffre moyen, sauf si le contrat client utilise un taux moyen unique. La facture reste défendable lorsque l'enregistrement de temps, le caractère facturable, le taux et le regroupement des lignes correspondent tous aux conditions de la mission.
L'erreur la plus courante consiste à suivre le temps seulement une fois la facture arrivée à échéance. Les entrées reconstituées perdent le contexte de la tâche, ne comptabilisent pas pleinement les courtes questions client et mélangent la revue non facturable avec la livraison facturable. Les comptables doivent enregistrer le temps sur la tâche Asana qui a déclenché le travail, puis ajouter une description assez détaillée pour qu'un responsable ou un client comprenne la ligne facturée.
Une autre erreur consiste à traiter chaque tâche Asana comme facturable parce qu'elle appartient à un projet client. Le caractère facturable doit être défini à un niveau plus précis. Un projet client peut contenir des tâches de rapprochement facturables, de la gestion de relation non facturable et une revue qualité interne. Séparez ces entrées avant le cycle de facturation, pas après que le client a questionné le total.
Une vérification ponctuelle suffit lorsque vous devez totaliser le temps d'un client pour une semaine, examiner un petit projet de nettoyage ou confirmer que les entrées comportent des descriptions avant la facturation. Le résultat doit vous donner une vue claire de qui a travaillé, quelles tâches Asana correspondaient aux heures enregistrées et quel temps doit rester hors de la facture.
Un processus de travail géré devient important lorsque plusieurs comptables soumettent du temps, que les responsables approuvent les entrées et que les factures doivent refléter les taux, les dépenses, les remises, les taxes et les conditions de paiement. Everhour peut transformer le temps facturable suivi et les dépenses facturables en factures, exclure les tâches non facturables, regrouper les lignes selon la structure attendue par le client et exporter les brouillons de facture vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par le projet client, puis enregistrez le temps sur la tâche précise qui a déclenché le travail. Ajoutez la date, la durée, la personne, le caractère facturable et une description qui explique l'activité comptable. Les descriptions utiles nomment le travail effectué, comme le rapprochement, le contrôle de la paie, le nettoyage, la préparation de prestations de conseil ou la revue de documents fiscaux.
La revue interne, la formation, l'administration du cabinet, les appels commerciaux et les reprises hors contrat client doivent généralement rester non facturables. La prestation destinée au client doit suivre les conditions de la mission. Conservez le temps non facturable dans les rapports au lieu de le supprimer, car il explique l'utilisation, la marge, la pression sur la dotation en personnel et le coût réel du service à chaque client.
Une note de temps doit être assez précise pour l'approbation et la revue client sans devenir une écriture comptable. « Revue des dépenses non catégorisées et comptabilisation des corrections pour la clôture d'avril » est utile. « Travail comptable » est trop large. La note doit identifier l'activité comptable, la période ou le fichier concerné, et tout livrable destiné au client.
Le plus grand risque de litige consiste à envoyer des lignes de facture qui ne se rattachent pas à un travail client reconnaissable. Un total comme « 15 heures de tenue comptable » donne peu de contexte au client. Les lignes regroupées par projet, tâche, personne, date ou catégorie de service rendent la ligne facturée plus facile à revoir et réduisent les échanges avant le paiement.
Oui, les courtes questions client doivent être suivies lorsque la mission traite le conseil, le support ou la communication comme du travail facturable. Les petites entrées révèlent aussi quels clients mobilisent régulièrement de l'attention en dehors des livrables planifiés. Marquez le temps comme non facturable lorsque le contrat inclut le support ou lorsque le cabinet choisit de ne pas le facturer.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants de facture à partir des taux et exclut les tâches non facturables. Les équipes comptables peuvent utiliser des valeurs par défaut par client, personnaliser les conditions de facture et exporter les brouillons de facture vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec les détails de statut synchronisés vers Everhour.
Everhour synchronise les détails des projets et des tâches Asana dans une seule couche de reporting, y compris les noms de projet, les titres de tâche, les champs personnalisés et les tags. Les comptables peuvent examiner le temps facturable, le temps non facturable, le budget restant et les colonnes détaillées des rapports, puis exporter les rapports vers Excel pour la revue client ou l'analyse interne.
Suivez le travail comptable approuvé sur les tâches Asana, puis laissez Everhour convertir les heures et dépenses facturables en factures client avec un transfert de facturation plus net.
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