Les dossiers juridiques nécessitent des relevés précis du temps et des dépenses. Everhour relie le travail Asana à un suivi prêt pour la facturation sans modifier le déroulement des tâches.
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Un bon relevé relie chaque entrée au dossier, à la tâche, à la personne, à la date, à la durée, au statut de facturabilité et à une brève description du travail. La tâche donne le contexte du travail. L'entrée de temps donne le contexte de facturation, de contrôle et de reporting.
Les équipes juridiques doivent séparer le travail facturable au client du travail interne du cabinet avant que les totaux n'arrivent sur une facture. Une tâche de recherche, une tâche de préparation de dépôt et un appel client peuvent tous se trouver dans le même projet de dossier, mais chaque entrée a tout de même besoin de son propre statut de facturabilité et de sa propre description. Des entrées propres réduisent les questions sur les factures et accélèrent le contrôle des ajustements à la baisse.
Le travail juridique comprend souvent des coûts remboursables ainsi que des heures. Les frais de dépôt, les déplacements, l'impression ou les frais de récupération de documents doivent rester liés à la même structure de dossier que le travail associé. Les relevés de dépenses nécessitent la date, la catégorie, la description, le montant, le statut de facturabilité et le justificatif lorsqu'il existe.
Un relevé de dossier utile montre le travail et les dépenses ensemble sans les mélanger dans un total vague. Par exemple, un projet de contentieux peut afficher 2 heures pour la préparation d'une audience et une dépense séparée de dépôt auprès du tribunal avec un justificatif. Cette séparation aide la personne chargée du contrôle à décider ce qui doit figurer sur la facture client et ce qui reste interne.
Les meilleurs relevés du temps juridique utilisent des descriptions simples qui expliquent le travail sans exposer de détails inutiles. Une ligne comme « Rédaction du plan de requête et examen des pièces justificatives » en dit plus à la personne chargée du contrôle que « Travail juridique ». Des descriptions courtes et précises aident aussi les clients à comprendre la facture sans transformer chaque entrée en note détaillée.
Une erreur fréquente consiste à suivre le temps uniquement au niveau du dossier. Les totaux par dossier aident au contrôle du budget, mais les entrées au niveau des tâches expliquent où les heures sont allées. Suivez le temps sur la tâche Asana concernée chaque fois que possible, puis utilisez les rapports pour regrouper le travail par dossier, personne, date, statut de facturabilité ou catégorie de dépense.
Un simple relevé ponctuel fonctionne pour un seul dossier, une courte semaine ou une vérification rapide de facture. Vous avez besoin d'un processus encadré dès que plusieurs personnes interviennent sur le même dossier, que les dépenses nécessitent des justificatifs, que les budgets doivent être surveillés ou que les associés exigent une piste de contrôle claire avant la facturation.
Everhour s'intègre à ce processus plus long en gardant le contexte des tâches Asana lié au temps, aux dépenses, aux budgets et aux rapports. Son intégration Asana synchronise les projets, les tâches, les champs personnalisés et les tags pour le reporting, tandis qu'Everhour Expenses garde les coûts accompagnés de justificatifs disponibles pour le remboursement, le contrôle du budget et la préparation des factures.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Chaque entrée doit inclure le dossier ou le projet, la tâche Asana, la personne, la date, la durée, le statut de facturabilité et une description concise du travail. Les équipes juridiques doivent aussi garder les relevés de dépenses séparés des entrées de temps, avec la catégorie, le montant, le statut de facturabilité et les justificatifs lorsque le coût nécessite un contrôle par le client ou la comptabilité.
Le travail facturable doit être marqué pour la facturation client, tandis que l'administration interne, la formation ou le contrôle réservé au cabinet doivent rester non facturables tout en restant visibles dans les rapports. Garder les deux catégories dans la même couche de reporting aide un cabinet à comprendre l'effort réel consacré au dossier sans envoyer chaque minute suivie au client.
Oui. Les relevés de dépenses au niveau du dossier gardent les coûts remboursables liés au travail juridique qui les a causés. Des frais de dépôt ou un coût de déplacement accompagnés d'un justificatif doivent se trouver à côté des relevés de temps associés afin que la facturation, la rentabilité et le contrôle des remboursements utilisent le même contexte de dossier.
Les descriptions de temps vagues créent le plus gros problème de contrôle. Des entrées comme « travail sur le dossier » ou « recherche » obligent les associés ou le personnel de facturation à reconstituer le travail plus tard. Des descriptions précises liées aux tâches donnent à la personne chargée du contrôle de la facture assez de contexte pour approuver, ajuster ou mettre une entrée en attente avant qu'elle n'arrive au client.
Les tâches doivent être suffisamment détaillées pour expliquer l'activité facturable sans créer d'administration supplémentaire. Des tâches séparées fonctionnent bien pour la rédaction, la recherche, la préparation de dépôt, la communication client et la préparation d'audience lorsque ces activités nécessitent des descriptions, des taux, un statut de facturabilité ou un traitement de contrôle différents.
Everhour Expenses enregistre les coûts de projet avec des images ou PDF de justificatifs, des catégories basées sur des unités, le statut de facturabilité et des contrôles d'inclusion dans le budget. Ces dépenses peuvent apparaître dans les rapports par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et statut de facturabilité, ce qui garde le contrôle des remboursements et de la rentabilité lié au dossier.
Everhour ajoute des contrôles de suivi du temps dans les tâches et projets Asana, puis synchronise les noms de projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags dans les rapports. Cela garde les entrées liées à la structure de dossier que les avocats utilisent déjà, tout en donnant aux personnes chargées du contrôle de facturation des données de temps groupées et exportables.
Suivez le temps juridique et les dépenses accompagnées de justificatifs sur les dossiers Asana, puis contrôlez le coût, le statut de facturabilité et les rapports dans Everhour avant que les factures client ou les remboursements n'avancent.
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