Everhour ajoute des chronomètres intégrés, des contrôles de facturation et des rapports aux projets Asana afin que les équipes à distance gardent des relevés de travail cohérents.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les équipes à distance ont besoin d'un relevé partagé du travail effectué entre les tâches, les projets et les fuseaux horaires. L'objectif pratique est simple : enregistrer le temps sur la tâche Asana où le travail a eu lieu, garder l'entrée liée au bon projet et rendre le résultat utilisable pour le contrôle de la paie, la facturation client, les vérifications budgétaires ou les rapports de charge de travail.
Un relevé de temps à distance exploitable inclut la personne, la tâche, le projet, la date, la durée et la description. Pour le travail client, le relevé doit aussi comporter un statut facturable ou non facturable. Pour le travail interne, l'entrée doit tout de même contenir assez de détails pour expliquer la capacité, les passations et le travail retardé lors d'une revue hebdomadaire.
Un processus de travail à distance fonctionne mieux lorsque chaque membre de l'équipe enregistre son temps quotidiennement, soit avec un chronomètre en cours, soit avec une entrée manuelle une fois le travail terminé. L'entrée doit se trouver sur la tâche Asana, car les relevés au niveau des tâches expliquent mieux l'activité qu'un total limité au projet. Les commentaires doivent décrire le travail effectué, comme « révisions client » ou « passage QA ».
Les managers ont besoin d'un rythme de revue hebdomadaire qui repère les entrées manquantes, les totaux quotidiens inhabituels et le travail enregistré sur le mauvais projet. Les équipes à distance ont aussi besoin d'une règle claire pour le temps non travaillé. Les congés, les arrêts maladie et le temps payé non travaillé doivent rester en dehors des heures de projet facturables, sauf si la politique de paie ou la politique client de l'équipe indique le contraire.
Les équipes à distance mélangent souvent livraison client, réunions, travail administratif et planification interne dans le même espace de travail Asana. L'erreur courante consiste à traiter chaque heure de projet comme facturable au client. Une configuration plus propre marque les projets facturables au niveau du projet et exclut certaines tâches internes lorsque le client ne doit pas les payer.
La gestion des tarifs compte aussi. Un designer senior, un développeur junior et un chef de projet peuvent travailler sur le même projet client avec des tarifs facturables différents. Pour le travail à prix fixe, le relevé de temps reste important parce qu'il montre si le prix couvre l'effort effectif. Pour le travail en régie, le tarif et le statut facturable déterminent directement la facture.
Une vérification ponctuelle gratuite fonctionne pour une petite équipe qui passe en revue une semaine d'heures à distance. Elle suffit lorsque l'équipe a besoin d'une liste rapide indiquant qui a travaillé sur quelles tâches Asana, quelles entrées semblent incomplètes et quel travail client doit être facturé ou retenu pour revue.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque les heures à distance alimentent les factures, le contrôle de la paie, les budgets ou les contrats d'honoraires récurrents avec les clients. Everhour donne aux équipes un suivi Asana intégré, des contrôles facturables et non facturables, des approbations, des périodes verrouillées, des alertes budgétaires et des rapports exportables, afin que le temps approuvé devienne le relevé utilisé pour la facturation et la gestion.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les équipes à distance doivent enregistrer le temps sur la tâche Asana qui représente le travail effectif, puis inclure la date, la durée, le responsable, le projet et une brève description du travail. Les entrées au niveau des tâches donnent aux managers assez de contexte pour examiner l'avancement sans demander un rapport d'état distinct. Les totaux limités au projet masquent l'activité précise et rendent le contrôle de la facturation plus difficile.
Les chronomètres fonctionnent bien pour le travail concentré sur une tâche, car l'entrée démarre au moment même et capture la durée effective. Les entrées manuelles conviennent aux réunions, au travail hors ligne ou aux corrections une fois le travail terminé. Une équipe doit autoriser les deux méthodes, puis examiner les entrées manuelles de plus près lorsqu'elles apparaissent tardivement ou manquent de descriptions.
Les managers doivent examiner les relevés de temps à distance au moins une fois par semaine, avant que les heures n'alimentent la paie, la facturation, les rapports budgétaires ou la planification de la capacité. Une revue hebdomadaire repère les jours manquants, les entrées sur la mauvaise tâche, les totaux inhabituellement élevés et les descriptions peu claires pendant que le travail est encore assez récent pour être corrigé avec précision.
Le plus gros problème de facturation vient du mélange entre la livraison client facturable et la coordination interne dans le même total facturable. Les équipes à distance ont besoin d'une règle claire pour les réunions, le travail administratif, les reprises et le temps de gestion de projet. Chaque tâche ou entrée doit indiquer si le client doit être facturé pour ce travail.
Les équipes à distance doivent attribuer les tarifs selon l'accord de facturation, le rôle, la personne ou le type de tâche. Un projet facturé au tarif par membre nécessite le bon tarif au niveau de la personne avant que le temps ne soit facturé. Un projet facturé par type de tâche nécessite que le tarif soit attaché à la bonne catégorie de travail, comme la conception, le développement ou la revue.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles du caractère non facturable au niveau des tâches, aux tarifs personnalisés par tâche et aux exceptions aux tarifs par membre. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût du travail Asana.
Everhour intègre les contrôles de suivi dans Asana et synchronise les noms de projets, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags dans les rapports. Les managers peuvent examiner les feuilles de temps de l'équipe, approuver le temps soumis, verrouiller les périodes terminées et exporter des rapports lorsque la paie, la facturation ou la revue de projet exige un relevé défendable.
Suivez le travail Asana approuvé, séparez le temps facturable du temps non facturable et créez des rapports sur les heures par projet, personne, tâche, montant et coût avec Everhour.
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