Les équipes d'organisations à but non lucratif gèrent leurs programmes dans Asana. Everhour ajoute des rapports, des budgets et des contrôles du temps qui rendent le travail financé examinable.
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Cette page s'adresse aux équipes d'organisations à but non lucratif qui gèrent des tâches dans Asana et ont besoin d'un moyen pratique d'enregistrer le temps consacré à ce travail. L'objectif est un relevé utilisable : qui a travaillé, à quelle tâche ou à quel projet le travail appartenait, la date, le temps passé et le contexte nécessaire à l'examen interne, au remboursement, aux rapports de subvention ou aux décisions de dotation en personnel.
Un relevé de temps d'organisation à but non lucratif doit distinguer la mise en œuvre des programmes des opérations, de la collecte de fonds, de l'administration et des autres catégories que votre organisation examine déjà. Le projet Asana donne au travail sa structure de tâches. La couche de temps ajoute des saisies, des taux, un contexte budgétaire, des approbations et des rapports afin que le service financier, les opérations et les responsables de programme puissent discuter du même travail sans le reconstruire dans des feuilles de calcul.
Un flux de travail clair commence par la tâche. La personne qui effectue le travail enregistre le temps sur la tâche Asana, ajoute une courte note lorsque la saisie nécessite une explication, et affecte le temps au bon contexte de projet. Les managers examinent ensuite les totaux hebdomadaires, les saisies manquantes, les journées inhabituellement longues et les saisies qui relèvent d'un autre projet ou d'une autre catégorie.
Utilisez des catégories cohérentes avant la clôture de la période de rapport. Une tâche de sensibilisation financée par une subvention, une réunion interne du personnel et une tâche de campagne auprès des donateurs ne doivent pas se retrouver dans un seul compartiment indifférencié. Si votre organisation à but non lucratif utilise des champs personnalisés ou des tags Asana pour le programme, le financeur, le département ou le type de travail, tenez-les à jour afin que les rapports de temps puissent suivre la même structure.
La plus grande erreur des organisations à but non lucratif consiste à attendre le rapport de subvention, le dossier du conseil d'administration ou la revue financière mensuelle pour classer le temps. Un classement tardif transforme la mémoire du personnel en source de référence. Un rapport défendable commence plus tôt, avec des saisies au niveau des tâches qui identifient l'activité financée, la personne et la période pendant que le travail est encore récent.
Le contexte des taux et du budget exige aussi de la rigueur. Si le temps est examiné par rapport à un budget de programme, utilisez la même logique de taux pendant toute la période et documentez les changements avant le partage des rapports. Les catégories facturables et non facturables restent importantes pour les organisations à but non lucratif, car le travail remboursable, le travail lié à des financements restreints et le travail interne nécessitent souvent un traitement différent dans les rapports.
Une vérification ponctuelle gratuite suffit lorsque vous avez besoin des totaux d'une seule semaine pour un projet Asana ou d'une vue rapide de l'effort du personnel sur une petite campagne. Elle ne suffit plus lorsque les responsables d'organisations à but non lucratif ont besoin d'approbations, de périodes verrouillées, de contrôles budgétaires récurrents, d'exports et de rapports reproductibles à travers les programmes, les subventions et les équipes.
Everhour prend en charge la version encadrée de ce flux de travail. Les équipes peuvent suivre le temps depuis les tâches Asana, examiner les feuilles de temps, relier les heures aux budgets de projet et transformer le contexte synchronisé des projets et des tâches en rapports. C'est important lorsque les rapports de subvention, les décisions de dotation en personnel et le contrôle financier dépendent du même relevé de temps.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Suivez la personne qui travaille, la tâche, le projet, la date, le temps passé et une courte description lorsque la saisie nécessite du contexte. Les équipes d'organisations à but non lucratif doivent aussi tenir à jour les champs de programme, de subvention, de département ou de type de travail lorsque ces libellés pilotent les rapports. La saisie de temps montre l'effort ; les métadonnées de tâche environnantes expliquent pourquoi cet effort appartient à un rapport précis.
Le temps des bénévoles et celui du personnel doivent rester clairement séparés lorsque votre organisation examine la paie, les remboursements, les financements restreints ou le coût des programmes. Utilisez des catégories ou des structures de projet cohérentes afin que l'effort non rémunéré des bénévoles ne se mélange pas au temps des employés qui affecte la paie ou les rapports sur les coûts de main-d'œuvre. La bonne séparation dépend de votre politique interne de rapports et des exigences des financeurs.
Examinez le temps des organisations à but non lucratif chaque semaine avant que le personnel oublie les détails des tâches et avant que la pression budgétaire devienne difficile à expliquer. Un contrôle hebdomadaire repère les saisies manquantes, le travail mal classé et les totaux inhabituels pendant que les managers peuvent encore poser des questions précises. Le contrôle mensuel convient aux rapports de synthèse, mais il arrive trop tard pour de nombreux flux de correction.
L'erreur la plus dommageable consiste à mélanger le travail administratif, de programme, de collecte de fonds et financé par subvention sans libellés cohérents. Le total des heures peut sembler complet alors que le rapport ne répond pas à la vraie question. Un rapport de temps utile pour une organisation à but non lucratif nécessite des catégories qui correspondent aux décisions que prennent les responsables, comme la dotation en personnel des programmes, les rapports aux financeurs, les remboursements ou le contrôle budgétaire.
Les financements restreints nécessitent des relevés de temps qui relient le travail à l'activité financée et à la période de rapport. Utilisez de façon cohérente la structure de projet, les noms de tâches, les champs personnalisés ou les tags afin que le temps puisse être regroupé plus tard sans reconstruction manuelle. Ne vous appuyez pas sur la mémoire d'un membre du personnel au moment de l'établissement du rapport lorsque le travail a été enregistré plusieurs semaines auparavant.
Everhour Reporting transforme le temps des tâches Asana en rapports personnalisables avec 45 colonnes ou plus, des filtres de métadonnées, des regroupements, des exports et un envoi planifié par e-mail. Les équipes d'organisations à but non lucratif peuvent regrouper le temps par projet, membre, tâche ou contexte Asana synchronisé, puis partager des rapports reproductibles pour le contrôle des programmes, du budget ou de la dotation en personnel.
Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets en heures et en argent, les vues de budget au forfait ou à l'heure, ainsi que des seuils d'alerte par e-mail configurables. Une équipe d'organisation à but non lucratif peut surveiller l'utilisation du budget au fur et à mesure que les personnes enregistrent du temps sur les tâches Asana, puis examiner le budget restant avant qu'un programme ou une période de financement ne le dépasse.
Suivez les heures approuvées depuis les tâches Asana, regroupez-les par contexte de reporting d'organisation à but non lucratif, et planifiez des rapports Everhour reproductibles pour les décisions de budget, de programme et de dotation en personnel.
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