Everhour ajoute des rapports de temps facturable au travail Asana, afin que les heures suivies deviennent des rapports exploitables de coûts, de facturation et de projet.
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Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Cette page explique comment créer des rapports de temps à partir du travail de projet Asana sans réduire chaque tâche à un total brut d'heures. Un rapport de temps PM utile relie les tâches, les personnes assignées, les dates, le statut facturable et les tarifs afin qu'un manager puisse contrôler l'effort du projet, la facturation client, la charge de l'équipe et l'évolution du budget depuis la même source de travail.
Le résultat pratique est un rapport que vous pouvez remettre à un chef de projet, à un responsable du service financier ou à un client sans reconstruire le contexte dans une feuille de calcul. Par exemple, un rapport doit montrer que les reprises de design, la QA, les appels client et le temps d'administration interne provenaient de différentes tâches Asana, même lorsque la même personne a enregistré toutes ces activités au cours d'une même semaine.
Commencez par la décision que le rapport doit aider à prendre. Un rapport de facturation nécessite le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Un rapport de livraison nécessite le projet, la tâche, le membre, la plage de dates, les commentaires et le temps total. Un rapport de rentabilité nécessite les tarifs et les données de coûts, avec des champs financiers internes limités aux personnes qui doivent les voir.
Le détail au niveau des tâches est important, car les totaux de projet masquent le schéma de travail. Un client peut avoir besoin de lignes prêtes pour la facture par projet ou par tâche, tandis qu'une revue interne peut nécessiter le temps par membre et par catégorie de tâche. Conservez de courts commentaires sur les saisies inhabituelles, en particulier les reprises, les modifications tardives du périmètre et les réunions qui expliquent pourquoi le temps effectivement passé s'est écarté de l'estimation du projet.
L'erreur fréquente dans les rapports consiste à traiter tout le temps des tâches Asana comme le même type de temps. Le travail client, la gestion de projet, le support commercial, la formation et la revue interne peuvent tous avoir lieu dans le même projet, mais ils ne doivent pas appartenir au même total de facturation. Marquer une tâche ou un membre comme non facturable garde les heures visibles sans les facturer au client.
Les tarifs exigent la même discipline. Un projet peut utiliser un seul tarif horaire de projet, différents tarifs par membre ou des tarifs de tâche personnalisés lorsque certains travaux ont un prix différent. Un rapport de temps clair garde ces choix explicites, puis affiche le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût dans des colonnes distinctes au lieu d'enfouir la différence dans un seul total.
Un rapport ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un aperçu rapide du projet, d'une mise à jour hebdomadaire pour le client ou d'un contrôle simple du temps par tâche et par personne. Le rapport doit quand même contenir des dates, des noms de tâches, des commentaires, un statut facturable et des tarifs cohérents, mais vous pouvez garder le processus léger lorsque le travail est limité et que le risque de facturation est faible.
Un processus administré devient nécessaire lorsque les mêmes projets Asana alimentent la facturation, le contrôle de la paie ou les vérifications budgétaires récurrentes. Everhour garde le temps, les paramètres de facturation, les contrôles du caractère non facturable au niveau des tâches, les tarifs de tâche personnalisés et les exceptions de tarif par membre reliés aux rapports, afin que le travail de projet approuvé puisse passer à la facturation et au contrôle des coûts sans reconstruction manuelle.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un rapport de temps PM Asana doit inclure le projet, la tâche, la personne assignée, la plage de dates, le temps enregistré, les commentaires, le statut facturable, la base tarifaire, le montant facturable et le coût lorsque la revue financière fait partie du travail. Les rapports destinés aux clients nécessitent généralement moins de détails de coûts internes que les rapports de gestion, créez donc des vues séparées au lieu d'envoyer une exportation surchargée à chaque public.
Le travail non facturable doit rester visible en tant que temps, mais séparé du montant facturable. Les réunions internes, la formation, le support commercial et les tâches administratives peuvent expliquer l'effort réel du projet sans augmenter la facturation client. Masquer ces heures affaiblit les rapports d'utilisation et de rentabilité, car les managers perdent l'écart entre le temps passé et le temps facturé.
Une vue de facturation client doit regrouper le temps selon la structure que le client reconnaît, comme le projet, la tâche, la personne ou la date. Incluez uniquement le temps facturable approuvé, des noms de tâches clairs et des commentaires concis lorsqu'ils expliquent le travail. Gardez les coûts internes, la marge et les notes non destinées au client hors de la version client, sauf si le contrat exige ce niveau de détail.
Des règles de saisie mixtes rendent les rapports difficiles à rapprocher. Si certaines personnes enregistrent un bloc hebdomadaire unique tandis que d'autres enregistrent des saisies au niveau des tâches, le rapport ne peut pas expliquer où le temps est passé. Définissez une règle cohérente pour la sélection des tâches, les commentaires, les dates et le statut facturable avant la clôture de la période de reporting, puis corrigez les exceptions avant l'exportation.
Les rapports de temps PM doivent afficher les coûts lorsque le lecteur a besoin de visibilité sur le budget, la marge ou la dotation en personnel. Les heures seules montrent l'effort, mais le coût montre l'impact financier de cet effort. Réservez les colonnes de coûts aux rapports internes lorsque la facturation destinée au client doit afficher uniquement le temps facturable, les tarifs et les montants facturables.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles du caractère non facturable au niveau des tâches, aux tarifs de tâche personnalisés, aux exceptions de tarif par membre et aux rapports administrateur. Les managers peuvent contrôler le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût sans aplatir chaque tâche Asana en un seul total de projet.
Everhour ajoute des contrôles de suivi dans les tâches et projets Asana, puis synchronise les noms de projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags pour les rapports. Cela garde les saisies de temps liées à la structure de travail Asana que les managers utilisent déjà pour les affectations, le statut et la revue de projet.
Suivez le statut facturable, les tarifs de tâche et le temps de projet là où le travail Asana a lieu. Everhour transforme les heures de tâches approuvées en rapports qui soutiennent la facturation, le contrôle des coûts et le pilotage de projet.
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