Everhour transforme le temps facturable suivi en factures, tandis que la facturation des contrats fédéraux exige des champs de facture conformes et des délais d'acceptation.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour créer une facture pour un travail facturé dans le cadre d'un contrat gouvernemental, en particulier un marché fédéral où la facture doit permettre l'examen par l'agence. L'objectif est un document que le service de facturation peut lire sans deviner : qui a facturé, quel contrat ou quelle commande s'applique, quels biens ou services ont été livrés, quelle période ou date la charge couvre, et où le paiement doit être envoyé.
Pour les factures ordinaires du secteur privé aux États-Unis, il n'existe pas de loi fédérale unique sur le format des factures ni de régime de facture TVA/GST. Les contrats fédéraux sont différents, car FAR 32.905 définit les champs d'une facture conforme. Considérez le contrat, la commande, les instructions de l'agence et les exigences FAR comme la source de vérité avant d'envoyer la facture, car des références manquantes ou un détail insuffisant des lignes peuvent retarder l'acceptation et le paiement.
Une facture de contrat fédéral doit identifier le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, la référence du contrat ou de la commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires, les prix étendus, les conditions d'expédition et de paiement, les informations de remise de paiement et un contact pour les défauts ou les questions. FAR 32.905 inclut aussi le TIN ou les données bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence l'exigent.
Les lignes doivent être suffisamment détaillées pour relier la charge au travail accepté. Une facture de services peut indiquer le numéro de ligne du contrat, la catégorie de main-d'œuvre, la période de travail, la quantité d'heures, le taux, le prix étendu et toute dépense remboursable approuvée. Une facture de biens peut indiquer les descriptions des articles, les quantités, les prix unitaires, les conditions d'expédition et les références de livraison. Gardez les estimations, les devis, les reçus et les factures séparés, car chaque document sert une étape différente.
Pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux, FAR 32.904 fixe la date d'échéance à la plus tardive des deux dates suivantes : 30 jours après la réception d'une facture conforme par le service de facturation ou 30 jours après l'acceptation par le gouvernement des biens ou services. Certains paiements liés à l'alimentation et à la construction utilisent des délais plus courts ; les conditions du contrat et la règle FAR applicable doivent donc être vérifiées directement avant de définir vos attentes.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. Les obligations en matière de taxe de vente et d'utilisation sont imposées par les États et les juridictions locales, et l'imposition dépend du nexus, du type de produit ou de service et du lieu de vente. Il n'existe pas de numéro d'enregistrement TVA/GST des États-Unis pour les factures. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'un permis de vendeur d'État ou d'un compte de taxe de vente lorsque cela est requis.
Un outil de facturation gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'un PDF ponctuel, que vous connaissez déjà les références du contrat et que vous pouvez saisir chaque champ à partir des documents d'attribution. Il fonctionne aussi lorsque la période de facturation comporte un petit nombre de lignes claires et qu'il n'est pas nécessaire de réutiliser ultérieurement les données de temps, de dépenses ou d'approbation.
Un flux de travail géré convient à la facturation récurrente de contrats gouvernementaux, car le temps facturable suivi, les dépenses de projet, les approbations, les taux et le statut des factures doivent rester connectés. Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable et les dépenses suivis en factures, exclut le travail non facturable, applique les taux, prend en charge les paramètres client par défaut et la personnalisation des factures, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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FAR 32.905 énumère le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références du contrat ou de la commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et étendus, les conditions d'expédition et de paiement, les informations de remise de paiement et les coordonnées du contact pour les défauts. Le TIN ou les données bancaires EFT doivent figurer sur la facture lorsque les procédures de l'agence l'exigent.
Pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux, FAR 32.904 utilise la plus tardive des deux dates suivantes : 30 jours après la réception d'une facture conforme par le service de facturation ou 30 jours après l'acceptation par le gouvernement des biens ou services. Certains paiements liés à l'alimentation et à la construction ont des délais plus courts, et le contrat peut ajouter des procédures de facturation propres à l'agence.
Une facture du gouvernement des États-Unis n'a pas besoin d'un numéro national de TVA ou de GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. Les obligations en matière de taxe de vente et d'utilisation proviennent des règles des États et des collectivités locales, l'imposition étant fondée sur le nexus, le type de produit ou de service et le lieu de vente.
Des références de contrat ou de commande manquantes retardent l'examen, car le service de facturation ne peut pas faire correspondre la facture à l'attribution et au travail accepté. Un détail insuffisant des lignes crée le même problème. Chaque ligne doit être reliée à la structure du contrat, aux biens ou services livrés, à la période de facturation, à la quantité, au taux et au prix étendu.
L'Invoice Processing Platform du Trésor est un système destiné aux agences fédérales et aux fournisseurs, pas une obligation générale de facturation électronique pour le secteur privé. L'OMB a demandé aux agences fédérales de faire passer les marchés fédéraux appropriés à la facturation électronique d'ici la fin de FY 2018, mais cette directive s'applique aux marchés fédéraux.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants à partir des taux et exclut le travail non facturable. Les équipes peuvent utiliser les paramètres client, la personnalisation des factures et les exports vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, avec synchronisation du statut des factures vers Everhour.
Les rapports Everhour peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut des factures et les détails du projet dans des rapports personnalisés. Les rapports peuvent être téléchargés au format CSV, Excel/XLSX ou PDF pour un examen interne avant la finalisation d'une facture de contrat.
Suivez le temps facturable approuvé, les dépenses, les taux et le statut des factures dans Everhour, puis transformez ces données de facturation en factures de contrat plus nettes avec moins de ressaisie.
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