Everhour garde le temps approuvé, les tarifs et la revue de facturation liés aux tâches Asana à partir desquelles votre équipe travaille déjà.
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Utilisez cette page pour organiser les heures facturables du travail géré dans Asana. L'objectif pratique est d'obtenir un relevé propre indiquant quel temps passé sur les tâches doit être facturé à un client, quel temps doit rester interne et quelles saisies nécessitent encore une revue avant la facturation. Ce relevé compte pour les agences, les consultants et les équipes de services qui facturent à partir du travail de projet plutôt qu'à partir d'un simple récapitulatif des heures hebdomadaires.
Un relevé facturable utile relie chaque saisie de temps à un projet, une tâche, une personne, une date, une base tarifaire et un caractère facturable. Les 2,5 heures qu'un designer enregistre sur une tâche client et les 0,5 heure qu'un manager enregistre sur une revue interne ne doivent pas se retrouver dans le même total de facture, sauf si l'accord client considère les deux comme du travail facturable.
Les heures facturables sont les saisies de temps qui doivent apparaître sur une facture client. Les heures non facturables ont tout de même leur place dans le relevé du projet, car elles montrent l'effort réel derrière la livraison, la marge et la dotation en personnel. Supprimer le travail interne du relevé masque le coût. Marquer tout le travail comme facturable crée des litiges de facturation lorsque le client s'attend à ne voir que le temps de livraison approuvé.
Définissez la décision de facturation aussi près que possible de la tâche. La mise en œuvre client, les révisions de conception, les blocs de support et les réunions approuvées entrent souvent dans les totaux facturables. L'administration interne, le transfert depuis les ventes, la formation, les reprises hors contrat et la gestion de projet exclue par l'énoncé des travaux doivent rester non facturables. La répartition exacte vient du contrat, pas du seul nom de la tâche.
Un processus prêt pour la facturation commence lorsque les membres de l'équipe suivent le temps sur les tâches Asana avec suffisamment de détails pour la revue. La saisie doit indiquer la date, la tâche, la personne, la durée et une courte description lorsque le titre de la tâche n'explique pas le travail. Les managers examinent ensuite les totaux hebdomadaires, corrigent les saisies manquantes ou mal classées, et approuvent le temps avant que la comptabilité ne l'utilise.
Les tarifs transforment le temps facturable approuvé en montants de facture. Un projet peut utiliser un seul tarif horaire, des tarifs différents par personne ou des tarifs personnalisés par tâche lorsque le contrat client fixe le prix du travail par rôle ou par livrable. Une revue correcte vérifie les deux aspects : les heures doivent être approuvées, et la méthode tarifaire doit correspondre au contrat pour la période facturée.
Un contrôle ponctuel des heures facturables fonctionne lorsqu'une personne a besoin d'un total client rapide pour un projet ou une semaine. Il suffit pour une revue simple si l'équipe fait déjà confiance aux saisies, aux tarifs et aux exclusions non facturables. Le risque augmente lorsque plusieurs personnes modifient le temps, que les projets s'étendent sur plusieurs périodes de facturation ou que les factures dépendent du statut d'approbation.
Everhour transforme cette revue récurrente en processus encadré dans les projets Asana. Timesheets collecte les heures hebdomadaires de projet et de travail, les utilisateurs soumettent le temps pour approbation, et les administrateurs approuvent, rejettent, approuvent partiellement ou verrouillent les saisies avant la facturation. Cette piste d'approbation donne à la comptabilité un transfert plus propre qu'une feuille de calcul assemblée une fois le travail terminé.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Comptez les heures de tâches comme facturables uniquement lorsque l'accord client permet de facturer ce travail. Le travail de prestation, les réunions approuvées, la mise en œuvre, le support et les révisions peuvent être facturables lorsque le contrat le prévoit. L'administration interne, le travail commercial, la formation et les reprises hors périmètre doivent rester non facturables, sauf si le contrat les inclut explicitement.
Conservez le temps non facturable dans le relevé du projet. Il doit être exclu de la facture client, mais il montre tout de même le coût complet du travail. Un projet avec 40 heures facturables et 8 heures non facturables raconte une histoire différente en matière de marge et de dotation en personnel qu'un projet avec seulement 40 heures enregistrées.
Un manager ou un responsable de projet doit approuver les heures facturables avant que la comptabilité prépare la facture. La personne chargée de la revue vérifie le temps manquant, les saisies en double, les tâches incorrectes, les classifications non facturables et les incohérences de tarifs. La comptabilité doit recevoir des totaux approuvés, pas un journal d'activité brut qui nécessite encore une interprétation.
L'erreur la plus courante consiste à facturer chaque heure suivie sans vérifier le contrat et le statut d'approbation. Le temps passé sur les tâches peut inclure de la coordination interne, des corrections ou du travail en dehors de l'accord de facturation. Une facture défendable sépare le travail facturable approuvé de l'effort interne du projet avant qu'un montant ne soit envoyé au client.
La revue hebdomadaire détecte les saisies manquantes tant que le travail est encore récent. Attendre le jour de facturation ralentit les corrections, car les membres de l'équipe doivent reconstituer ce qui s'est passé plusieurs jours ou semaines plus tôt. L'approbation hebdomadaire donne aussi aux managers une vue plus claire de l'avancement facturable avant la clôture de la période de facturation.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires de projet et de travail liées au travail Asana, puis permet aux utilisateurs de soumettre le temps à la revue du manager. Les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les saisies soumises afin que la facturation utilise du temps revu plutôt que des modifications non approuvées.
Everhour Reporting peut afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de la facture et les détails du projet dans des rapports configurables. Les équipes peuvent regrouper et exporter les données pour la revue de facturation tout en conservant les tâches Asana comme contexte de travail.
Suivez les heures approuvées sur les tâches Asana, séparez le facturable du travail interne et transmettez des relevés de facturation plus propres. Everhour donne aux équipes un parcours de revue contrôlé avant la facturation client.
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