Everhour ajoute la budgétisation et le reporting des heures facturables aux projets Asana, afin que les agences puissent relier le travail sur les tâches au chiffre d'affaires client.
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Utilisez cette page lorsque le travail d'agence se fait sur des tâches Asana et que la revue de facturation nécessite plus qu'un total hebdomadaire approximatif. L'objectif pratique est un relevé propre des heures facturables par client, projet, tâche, personne, date et description du travail. Ce relevé doit montrer quel temps doit figurer sur une facture et quel temps reste interne pour l'analyse de la prestation.
Pour les agences, la décision principale est la classification. Les sessions de stratégie, le travail de production, l'assurance qualité et les révisions approuvées relèvent souvent de la revue du temps facturable. La dotation en personnel interne, la passation depuis les ventes, l'administration générale et les reprises évitables nécessitent généralement une étiquette non facturable distincte. Le client n'a pas besoin de chaque note interne, mais l'agence a besoin d'assez de détails pour justifier la facture.
Un flux de travail d'agence utile commence par la tâche Asana comme contexte de travail, puis ajoute le contexte de facturation à côté. Chaque saisie nécessite la personne qui a effectué le travail, la tâche, la date, la quantité de temps, l'état de facturabilité et une courte description liée au livrable. La logique des taux doit être appliquée de manière cohérente par projet, membre ou tâche.
Une ligne de facture client telle que « Conception de page de destination, 6 heures, taux du designer » est plus facile à examiner lorsque les relevés sous-jacents montrent la tâche attribuée, la plage de dates et si les révisions étaient incluses dans le périmètre. Évitez de mélanger les appels client, la production et la gestion de projet interne dans une seule saisie de temps. Des relevés séparés rendent les réductions de facture et les discussions sur le périmètre moins pénibles.
Les heures facturables d'agence deviennent risquées lorsque les équipes ne les examinent qu'une fois le travail terminé. Un forfait récurrent, une campagne à prix fixe ou un projet en régie nécessite une vue actuelle du budget utilisé, du budget restant et du poids des activités non facturables. Le chef de projet doit voir si le temps enregistré correspond toujours à l'accord client avant que la facture ne soit préparée.
Les contrôles budgétaires fonctionnent mieux lorsqu'ils correspondent au modèle commercial. Les projets horaires nécessitent des totaux facturables fondés sur les taux. Les projets à prix fixe nécessitent une visibilité sur le temps et les coûts, même lorsque le client voit un seul prix. Les forfaits récurrents nécessitent des périodes récurrentes, afin que le travail inutilisé ou en dépassement de budget ne disparaisse pas dans un total de projet unique.
Un contrôle ponctuel des heures facturables suffit pour un petit projet, une seule revue hebdomadaire ou une mise à jour rapide de statut destinée au client. Il fonctionne lorsque l'équipe est petite, que la structure des taux est simple et que quelqu'un peut examiner chaque saisie avant la facturation. Le risque augmente lorsque plusieurs personnes, forfaits récurrents, révisions et travaux non facturables partagent le même projet Asana.
Un flux de travail encadré convient aux agences qui ont besoin de budgets récurrents, de pistes d'approbation, d'alertes budgétaires, de périodes verrouillées et de transfert vers la facturation. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets en temps et en argent, les périodes budgétaires récurrentes, les seuils d'alerte e-mail configurables, la protection du budget, les dépenses, plusieurs méthodes de facturation et les budgets au niveau du client pour le travail d'agence suivi par rapport aux projets Asana.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les agences doivent classer les heures facturables selon l'accord client, et non selon le seul effort. Le travail de production, de stratégie, de mise en œuvre et de révision approuvé par le client relève généralement de la revue du temps facturable. L'administration interne, le travail commercial, les reprises évitables et la coordination générale de l'équipe doivent rester non facturables, sauf si le contrat indique le contraire.
Une saisie défendable inclut la tâche, la date, la personne, la quantité de temps, l'état de facturabilité et une courte description du travail liée au livrable. « Révisions de la maquette filaire de la page d'accueil après les commentaires du client » est plus solide que « travail de design », car cela explique le livrable présenté au client et la raison pour laquelle le temps a été consacré.
Les agences doivent suivre le temps non facturable sur les projets clients lorsqu'il affecte la rentabilité, la dotation en personnel ou le contrôle du périmètre. Garder les relevés non facturables séparés des totaux facturables montre quelle quantité d'effort de prestation l'agence a absorbée et aide les responsables à tarifer les travaux futurs plus précisément.
Les heures facturables d'agence doivent être examinées avant la préparation des factures et pendant les périodes budgétaires actives. Une revue hebdomadaire fonctionne pour les forfaits récurrents et les projets qui avancent vite, car les responsables peuvent repérer les saisies manquantes, les états de facturabilité incorrects et les dérives de périmètre pendant que le travail est encore récent.
L'erreur la plus courante consiste à utiliser une tâche ou une saisie trop générale pour du travail mixte. Un seul relevé qui combine travail client, planification interne et révisions oblige quelqu'un à répartir le total plus tard. Des saisies séparées préservent la piste de facturation et rendent la revue client plus propre.
Everhour Project Budgeting permet aux agences de suivre les budgets en temps et en argent par rapport aux projets Asana, y compris les périodes budgétaires récurrentes, les seuils d'alerte e-mail configurables, la protection du budget et les budgets au niveau du client. Les équipes peuvent surveiller l'avancement facturable avant la revue de la facture au lieu de découvrir les dépassements après la prestation.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client, avec des lignes regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible. Le temps facturé est marqué comme facturé afin que le même travail ne soit pas réutilisé sur une facture ultérieure.
Suivez les heures facturables approuvées par rapport aux projets Asana, examinez l'avancement du budget avant la facturation et utilisez Everhour Project Budgeting pour garder le travail client aligné sur le chiffre d'affaires.
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