La facturation hebdomadaire devient complexe lorsque le travail par projet, les taux et les réductions se répartissent. Everhour garde le temps facturable organisé par projet.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
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Un calcul des heures facturables hebdomadaires répond à une question pratique : quelle quantité de travail imputable au client doit être facturée pour une semaine définie. Les entrées sont les heures facturables approuvées, le taux de facturation applicable et tout incrément de facturation ou réduction qui modifie le montant présenté au client. Le temps administratif non facturable, les réunions internes, la formation et les saisies rejetées restent en dehors du total facturable.
Le résultat est généralement un sous-total hebdomadaire en USD avant taxes. Aux États-Unis, il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Si le service est taxable, la donnée fiscale provient de l'État et de la juridiction locale, et non d'un pourcentage fédéral.
Séparez le temps suivi en groupes facturables, non facturables, réduits et non facturés avant de multiplier quoi que ce soit par un taux. Une erreur courante consiste à commencer par le total des heures travaillées, puis à soustraire le temps non facturable du montant final en dollars. Cela masque la véritable image de l'utilisation et rend le sous-total facturé plus difficile à auditer plus tard.
Pour l'examen hebdomadaire, utilisez une limite de semaine fixe, comme du lundi au dimanche ou le calendrier de facturation du client. Appliquez ensuite le bon taux pour chaque personne, tâche ou projet. Si un client utilise des incréments de 6 minutes ou 15 minutes, arrondissez chaque saisie selon la politique de facturation convenue avant d'additionner le total hebdomadaire.
La formule de base est heures facturables × taux de facturation = montant facturable. Lorsque la semaine comprend différents rôles ou taux, calculez chaque ligne séparément, puis additionnez les totaux des lignes. Si vous suivez la performance de facturation effective, divisez le montant facturable par le total des heures de travail, y compris le travail non facturable, une fois le sous-total présenté au client terminé.
Par exemple, un journal client hebdomadaire comporte 18 heures de stratégie approuvées à 190 $ par heure et 16 heures de production approuvées à 155 $ par heure. Le travail de stratégie équivaut à 3 420 $, et le travail de production équivaut à 2 480 $, donc le montant facturable hebdomadaire avant taxes est de 5 900 $. Si l'équipe a également enregistré 6 heures internes non facturables, le temps de travail total est de 40 heures et le taux de facturation effectif sur l'ensemble du travail est de 147,50 $.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez une mission courte, un seul taux, des heures approuvées propres et aucun processus de facture récurrent. Il vous donne un sous-total rapide, révèle les erreurs de taux évidentes et vous aide à vérifier si la semaine correspond au périmètre du client avant qu'une facture soit préparée.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les tâches passent du statut facturable au statut non facturable, ou que les factures nécessitent une prise en charge de l'approbation. Everhour peut garder le temps facturable et non facturable séparé au niveau du projet et de la tâche, appliquer des taux de tâche personnalisés ou des exceptions de taux par membre, et afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût dans les rapports administrateur.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Incluez le travail client approuvé que l'accord vous permet de facturer pour cette semaine. Excluez le travail administratif interne, les saisies rejetées, la formation, le développement commercial et les tâches marquées comme non facturables. Si le contrat client utilise des incréments de facturation, appliquez la règle d'arrondi convenue avant de finaliser le sous-total hebdomadaire.
Utilisez la date de travail de la saisie de temps pour le total hebdomadaire des heures facturables. La date de facture contrôle le moment où la facture est émise, mais elle ne change pas la semaine à laquelle le travail appartient. Garder ces dates séparées empêche les approbations tardives de déplacer le travail terminé vers la mauvaise semaine opérationnelle.
Les taux mixtes nécessitent un calcul ligne par ligne. Multipliez chaque ensemble d'heures facturables approuvées par son propre taux, puis additionnez les totaux des lignes. Ne faites pas la moyenne des taux avant de calculer, sauf si l'accord client utilise un taux mixte défini pour l'ensemble du projet, du dossier ou de la période de facturation.
Appliquez les réductions après le calcul du montant facturable brut, et gardez la valeur initiale suivie visible pour examen. Par exemple, si 5 900 $ de travail approuvé sont réduits de 400 $ avant facturation, le montant présenté au client est de 5 500 $, mais l'examen de réalisation a toujours besoin de la valeur initiale de 5 900 $.
Ajoutez la taxe uniquement lorsque les règles de l'État et locales considèrent le service facturé comme taxable. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel. Certaines juridictions taxent certains services, et les taux varient selon le lieu, donc la donnée fiscale doit correspondre à la juridiction applicable.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux taux de tâche personnalisés et aux exceptions de taux par membre. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche pour la semaine.
Everhour transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures à partir des saisies non facturées. Il calcule les montants de facture à partir des taux, du temps et des dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable, puis marque le temps facturé afin que les mêmes heures ne réapparaissent pas.
Suivez le statut facturable au fil du travail, puis examinez les montants facturables hebdomadaires avant facturation. Everhour garde le temps imputable au client séparé du travail interne pour une facturation plus propre.
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