Everhour transforme le temps des tâches Asana en relevés de facturation prêts pour les clients pour les consultants qui gèrent les taux, les approbations et les factures.
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Mettez en place un processus de facturation du conseil : gardez le travail organisé par projet et tâche Asana, puis saisissez l'entrée facturable qui alimentera ensuite la revue et la facturation. Le résultat pratique est un ensemble propre d'entrées par client, projet, tâche, personne, date, caractère facturable et description. Cette structure permet à un manager de répondre à une question de base avant la facturation : quel travail doit figurer sur la facture client ?
Les équipes de conseil ont besoin de plus qu'un simple total de temps suivi. Un associé, un chef de projet ou un comptable doit séparer la prestation destinée au client de l'administration interne, des ventes, de la formation et des corrections. Chaque entrée a besoin d'un contexte suffisant pour résister à la revue lorsque le travail n'est plus récent. Des libellés courts comme « réunion » ou « recherche » obligent à deviner ; les notes liées aux tâches expliquent pourquoi le temps était facturable et quelle mission l'a produit.
Commencez par la tâche Asana, car elle porte le contexte du travail : projet client, attribution, statut et historique des discussions. Ajoutez le temps sur la tâche, choisissez le bon caractère facturable et joignez une courte description du travail de conseil effectué. Les taux relèvent de la configuration de facturation, pas du titre de la tâche. Cette séparation garde la tâche lisible tandis que la couche de facturation valorise le temps de façon cohérente.
Une entrée de conseil défendable indique la date à laquelle le travail a été effectué, la personne qui a effectué le travail, la tâche ou le projet, la catégorie facturable et la note qui explique la valeur pour le client. Par exemple, une tâche d'atelier de découverte peut produire une entrée facturable pour l'animation et une entrée non facturable pour la préparation interne. La facture ne doit inclure que le travail facturable convenu, tandis que le temps non facturable reste disponible pour la revue de la marge.
La facturation du conseil ne fonctionne plus lorsque chaque tâche semble destinée au client. Marquez le travail de proposition, la dotation en personnel interne, la mise au propre des statuts et le développement de l'activité de conseil différemment de la prestation payée afin que la facture n'absorbe pas du travail que le client n'a pas acheté. Gardez le temps de conseil non facturable dans le relevé au lieu de le supprimer. Les décisions de marge, de taux d'utilisation et de dotation en personnel ont besoin de l'image complète, tandis que la facture client n'a besoin que de la part facturable convenue.
Les cas les plus difficiles se trouvent près de la limite du périmètre : reprise après une modification client, assurance qualité sur un livrable, déplacement, réunions de transfert et gestion de compte. Attribuez chaque type avant le début de la facturation, puis utilisez la même règle sur les tâches Asana similaires. Une règle cohérente empêche deux consultants de coder différemment le même type de travail et donne à la personne chargée de la revue une raison claire d'approuver ou de corriger l'entrée.
Un contrôle ponctuel des heures facturables suffit lorsqu'un consultant examine un projet, une courte période et un accord client simple. Le travail a toujours besoin du contexte de la tâche, du caractère facturable et d'une note claire, mais une feuille de calcul ou un outil gratuit peut organiser les éléments nécessaires à la facture immédiate. Cette approche ne tient plus lorsque plusieurs consultants modifient les entrées de temps, que les taux varient selon la personne ou que le même client a un travail récurrent.
Un processus encadré donne au responsable de la facturation une piste d'approbation, des relevés verrouillés ou protégés, des paramètres client réutilisables, le statut des factures et un transfert comptable. Everhour remplit ce rôle pour le travail de conseil Asana en transformant le temps facturable suivi et les dépenses en factures, en excluant les tâches non facturables et en exportant les brouillons de facture vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec le statut synchronisé en retour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez le projet client comme niveau supérieur, puis gardez chaque entrée de temps liée à une tâche Asana spécifique chaque fois que possible. L'entrée doit porter la date de travail, la personne, le caractère facturable et une description simple du travail destiné au client. Le contexte au niveau de la tâche empêche les lignes de facture de devenir des totaux déconnectés qu'une personne chargée de la revue ne peut pas retracer jusqu'à la mission.
L'administration interne, le travail commercial, les discussions de dotation en personnel, la formation et les corrections hors de l'accord client doivent rester non facturables. Certains cas limites, comme les déplacements ou les reprises, nécessitent que la règle soit fixée par le contrat ou l'énoncé des travaux avant la préparation de la facture. Gardez les entrées non facturables visibles pour la revue de la marge et du taux d'utilisation.
Les taux déterminent le montant facturé à partir du temps accepté, donc le relevé de temps et la règle de tarification doivent rester séparés. Les consultants facturent souvent par personne, projet, type de tâche ou accord au forfait. Un relevé propre garde intactes les heures, le caractère facturable et le contexte de la tâche, puis applique la structure de taux approuvée pendant la préparation de la facture.
Les notes vagues créent les litiges les plus évitables. Une ligne de facture basée sur des entrées libellées seulement « appel » ou « revue » oblige le responsable de la facturation à reconstituer le travail de mémoire. Une meilleure entrée nomme le livrable, la décision ou le résultat client, comme la revue du périmètre, la planification de la mise en œuvre, la revue d'assurance qualité ou le transfert aux parties prenantes.
Les équipes de conseil doivent garder le temps non facturable dans les rapports, car le temps supprimé masque le vrai coût de prestation. L'intégration non facturable, la revue interne, le suivi de proposition et les reprises affectent toujours la rentabilité et la dotation en personnel. La facture client doit exclure le travail hors de l'accord, tandis que les rapports de gestion doivent le préserver pour la marge, le taux d'utilisation et la planification future du périmètre.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses facturables du travail de conseil basé sur Asana en factures. Il calcule les montants à partir des taux, exclut les tâches non facturables, utilise les valeurs par défaut du client telles que les taxes, les remises et les conditions de paiement, et peut exporter les brouillons vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec le statut de facture synchronisé en retour.
Everhour Reporting garde les noms de projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les étiquettes connectés aux relevés de temps pour la revue de facturation. Les managers peuvent créer des rapports détaillés avec des colonnes telles que le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture, et exporter les données vers Excel pour une revue par le client ou par le service financier.
Convertissez le temps suivi sur les tâches Asana en factures client avec les taux, les dépenses facturables et les exports comptables. Everhour garde le travail facturé marqué et le statut visible pour une facturation du conseil plus propre.
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