Everhour enregistre les heures des tâches dans Asana et donne aux responsables une piste d'approbation avant la paie, la facturation ou le reporting.
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Vous êtes venu confirmer si le temps de travail déclaré est prêt pour la paie, la facturation client ou le reporting de projet. La liste des tâches reste dans Asana ; chaque heure soumise doit donc comporter suffisamment de contexte pour identifier le projet, la personne affectée, la date et l'élément de travail. L'approbation doit répondre à une question pratique : la personne a-t-elle enregistré le temps sur le bon travail, pour la bonne période, avec suffisamment de détails pour que l'équipe suivante puisse l'utiliser ?
La revue doit séparer le temps soumis du temps approuvé. Les responsables ont besoin d'une décision claire pour chaque feuille de temps hebdomadaire ou demande de correction, surtout lorsque du travail facturable, du travail interne et des saisies manquantes se trouvent dans la même période. Un dossier d'approbation utile indique qui a soumis le temps, qui l'a revu, quelles saisies ont changé et si le total approuvé est prêt pour la paie, la facturation, le reporting budgétaire ou l'analyse de projet.
Commencez par une période de revue cohérente, généralement une semaine de travail. Chaque personne soumet les heures de projet pour cette période, avec des saisies liées aux tâches ou aux projets Asana. Le responsable vérifie les totaux par jour, parcourt les commentaires au niveau des tâches et confirme le statut facturable ou non facturable avant d'approuver. Le temps rejeté doit être renvoyé au salarié avec une correction précise, comme une mauvaise tâche, une description manquante, une saisie en double ou du temps enregistré en dehors de la période approuvée.
Un responsable peut approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis lorsque le dossier est globalement correct mais qu'une saisie nécessite une attention particulière. L'approbation partielle permet au temps utilisable d'avancer tandis que les saisies contestées restent exclues de la paie ou de la facturation. Les périodes terminées doivent ensuite être verrouillées afin que les membres ordinaires ne puissent pas modifier plus tard les heures approuvées. Ce verrouillage est important, car les anciennes modifications créent des écarts entre les feuilles de temps, les factures, les fichiers de paie et les rapports de projet.
L'erreur la plus courante consiste à approuver un total hebdomadaire sans revoir le détail des tâches qui le sous-tend. Une semaine de 40 heures peut tout de même contenir du temps sur le mauvais projet, du travail facturable marqué incorrectement ou des saisies vagues qui ne justifient pas une facture client. Les personnes chargées de la revue doivent rechercher les pics journaliers, les jours manquants, les saisies qui se chevauchent et les commentaires qui ne décrivent pas le travail effectué.
Les règles d'approbation doivent aussi prévoir un chemin de correction. Les modifications par un administrateur conviennent aux petites corrections, comme déplacer une saisie vers la bonne tâche après la revue par le responsable. Une nouvelle soumission par le salarié convient aux corrections plus importantes, comme des notes de travail manquantes ou une journée avec des heures incomplètes. Chaque correction doit préserver l'historique des décisions du réviseur, car les équipes de paie et de facturation doivent savoir quelle version de la feuille de temps est devenue le dossier approuvé.
Une vérification d'approbation ponctuelle suffit lorsqu'un responsable examine une petite équipe pendant une semaine et n'a besoin que d'un dossier propre des heures acceptées. Elle fonctionne aussi pour un projet court où la facture est simple, où la personne chargée de la revue connaît chaque tâche et où personne n'a besoin d'approbations récurrentes, de périodes verrouillées, de rappels ou d'une piste d'audit plus longue.
Un flux de travail encadré convient au travail Asana récurrent. Everhour saisit les heures des tâches et des projets au moyen de chronomètres ou de saisies manuelles, achemine les feuilles de temps hebdomadaires pour approbation et permet aux administrateurs de verrouiller les périodes terminées. Le temps approuvé peut ensuite alimenter les rapports, les budgets, les factures et le contrôle de la paie sans reconstruire le même dossier dans des feuilles de calcul séparées après la clôture de chaque période.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un responsable doit approuver les heures liées au bon projet Asana, à la bonne tâche, à la bonne personne, à la bonne date et à la bonne période de travail. La saisie doit aussi comporter une description suffisante pour expliquer le travail et le bon statut facturable ou non facturable lorsque la facturation s'applique. Les heures avec un contexte de tâche manquant, des saisies en double ou des commentaires peu clairs doivent être corrigées avant l'approbation.
La revue hebdomadaire fonctionne pour la paie et la gestion d'équipe, car elle montre toute la période avant l'approbation. La revue au niveau des saisies reste importante dans ce processus hebdomadaire. Le responsable doit parcourir les saisies de tâches individuelles pour repérer les mauvais projets, les descriptions manquantes, les totaux journaliers inhabituels et les problèmes de statut facturable ou non facturable avant d'approuver la semaine comme prête pour une utilisation en aval.
Approuver les totaux avant de vérifier le contexte des tâches crée le plus de retouches. La paie peut accepter le total, mais la facturation et le reporting peuvent échouer lorsque les saisies se trouvent sous le mauvais client, la mauvaise tâche ou le mauvais statut facturable ou non facturable. La correction doit alors intervenir après que quelqu'un a déjà utilisé le total approuvé, ce qui crée un nettoyage en double dans les systèmes.
La correction par un administrateur convient aux petits nettoyages après revue, comme déplacer une saisie vers la bonne tâche ou corriger un doublon évident. Une nouvelle soumission par le salarié convient aux saisies incomplètes ou incertaines, surtout lorsque la personne chargée de la revue a besoin d'une meilleure description du travail ou d'une confirmation de la personne qui a enregistré le temps. Le dossier d'approbation doit montrer la version corrigée utilisée pour la paie ou la facturation.
Oui, la même feuille de temps approuvée peut prendre en charge les deux flux de travail si les saisies incluent le bon projet, la bonne tâche, la bonne date, la bonne personne et le bon statut facturable ou non facturable. La paie a besoin du temps de travail approuvé par personne et par période. La facturation a besoin du temps facturable approuvé par client, projet, tâche, structure de taux et statut de facture. Le détail de tâche manquant affaiblit le volet facturation même lorsque les totaux de paie sont corrects.
Everhour Time Tracking saisit les heures des tâches et des projets Asana au moyen de chronomètres en direct ou de saisies manuelles, puis transmet ces saisies aux feuilles de temps pour la revue par le responsable. Les administrateurs peuvent utiliser les approbations, les rappels, les périodes verrouillées et les règles de chronomètre afin que le temps soumis soit revu avant de passer à la paie, à la facturation, au reporting budgétaire ou à l'analyse de projet.
Everhour Billing & Invoicing peut transformer le temps facturable approuvé et les dépenses en factures client. Le montant de la facture provient du temps facturable suivi, des taux par projet ou par membre et des dépenses facturables, tandis que le travail non facturable reste exclu de la facture. Le temps inclus est marqué comme facturé afin qu'il ne réapparaisse pas dans les futures factures.
Suivez les heures des tâches Asana, approuvez les feuilles de temps hebdomadaires et verrouillez les périodes terminées avant le début de la paie ou de la facturation. Everhour donne aux équipes une piste d'approbation plus propre et moins de corrections en aval.
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