Everhour capture les heures par tâche et par projet, tandis que l'utilisation de l'équipe dépend d'un dénominateur de capacité clair.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
Heures de travail sur cette période
Moyenne du secteur pour les agences : 75 à 85 %
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L'utilisation de l'équipe répond à une question pratique de staffing : quelle part du temps disponible de l'équipe s'est transformée en travail facturable pendant la période. Le numérateur correspond aux heures facturables. Le dénominateur correspond à la capacité disponible que vous choisissez pour l'équipe, généralement les heures planifiées brutes ou les heures travaillées après les congés payés, jours fériés, congés sans solde et autres absences. Nommez le dénominateur à chaque fois, car le pourcentage change lorsque la capacité change.
Pour les équipes aux États-Unis, la loi fédérale ne fixe pas d'objectif d'utilisation et ne définit pas l'emploi à temps plein dans le cadre de la FLSA. De nombreuses entreprises utilisent 40 heures hebdomadaires comme base de capacité brute, car les règles fédérales sur les heures supplémentaires exigent que les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures. Une base hebdomadaire de 40 heures équivaut à 2 080 heures brutes annuelles avant que la politique de congés de l'entreprise ne réduise le temps disponible.
La formule est taux d'utilisation de l'équipe = heures facturables de l'équipe ÷ heures disponibles de l'équipe × 100. Si une équipe de 3 personnes dispose de 40 heures brutes par personne sur une semaine, la capacité brute est de 120 heures. Si un jour férié payé retire 8 heures et qu'une journée de congé payé retire 8 heures, la capacité nette disponible est de 104 heures. Avec 78 heures facturables, l'utilisation de l'équipe est de 75 %.
Utilisez la capacité brute lorsque vous voulez comparer le staffing à un planning standard. Utilisez la capacité de travail nette lorsque vous voulez que l'utilisation reflète le temps pendant lequel les personnes étaient réellement disponibles pour travailler. La FLSA n'exige pas de rémunération pour le temps non travaillé, y compris les vacances, les congés maladie ou les jours fériés fédéraux ou autres ; les congés payés du secteur privé ne font donc partie du dénominateur que lorsque la politique de l'employeur, une autre loi ou un contrat le prévoit.
L'utilisation de l'équipe doit généralement être calculée à partir des heures mises en commun, et non en faisant la moyenne des pourcentages d'utilisation individuels. Les moyennes peuvent fausser le résultat lorsque les personnes ont des horaires, des congés payés ou des capacités à temps partiel différents. Un consultant à temps plein avec 30 heures facturables sur 40 heures disponibles et un spécialiste à temps partiel avec 20 heures facturables sur 20 heures disponibles ne créent pas un taux d'équipe en faisant la moyenne de 75 % et 100 %.
Le bon regroupement au niveau de l'équipe additionne d'abord les heures facturables, puis les divise par le total des heures disponibles. Dans cet exemple, l'équipe a 50 heures facturables et 60 heures disponibles, le taux d'utilisation de l'équipe est donc de 83,33 %. C'est important pour les décisions de staffing, car un petit rôle à temps partiel peut faire varier une moyenne simple davantage que ne le justifie sa part réelle de capacité.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une vérification hebdomadaire rapide, d'un contrôle de cohérence du staffing pour une proposition ou d'un pourcentage de fin de mois pour une petite équipe. Il fonctionne lorsque les données d'entrée sont déjà propres : les heures facturables sont correctement classées, les congés payés et jours fériés sont connus, et la politique de dénominateur est cohérente dans tout le groupe.
Un workflow géré compte lorsque l'utilisation alimente les objectifs, la facturation, la revue de paie ou la planification des ressources. Everhour Time Tracking permet aux équipes de capturer les heures par tâche et par projet avec des minuteurs ou des saisies manuelles, y compris dans les outils de gestion de projet pris en charge, puis d'acheminer ces heures vers les feuilles de temps, budgets, rapports, factures et revues de paie avec approbations, rappels, périodes verrouillées et règles de minuteur.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Additionnez les heures facturables de l'équipe pour la période, additionnez les heures disponibles de l'équipe selon une seule politique de dénominateur, puis divisez les heures facturables par les heures disponibles et multipliez par 100. Pour une équipe, utilisez le total des heures de tous les membres au lieu de faire la moyenne du taux d'utilisation de chaque personne. Cela permet de pondérer les horaires à temps plein, à temps partiel et ajustés des congés selon la capacité réelle.
La capacité disponible peut désigner les heures planifiées brutes ou les heures de travail nettes après soustraction des congés payés, jours fériés, congés sans solde et autres absences. La loi fédérale américaine ne définit pas l'emploi à temps plein dans le cadre de la FLSA ; la capacité à temps plein relève donc de la politique de l'employeur aux fins de l'utilisation. Nommez la définition de la capacité dans le rapport afin que les managers comparent des éléments comparables.
Les congés payés modifient le dénominateur lorsque l'équipe utilise les heures de travail nettes. Une personne avec 32 heures disponibles après une journée de congé payé a moins de capacité qu'une personne avec 40 heures planifiées brutes. Le même total facturable produit un taux d'utilisation plus élevé par rapport à 32 heures disponibles que par rapport à 40 heures brutes ; la politique de congés payés doit donc être traitée de manière cohérente.
Les sources fédérales américaines définissent les règles relatives aux heures de travail et aux congés, mais elles ne fixent pas d'objectif d'utilisation pour les services professionnels. Le taux d'utilisation cible est un choix de référence propre à l'entreprise, au rôle, à la ligne de services ou au secteur. Les consultants de delivery ont souvent des objectifs différents de ceux des managers, principals, rôles commerciaux ou membres des opérations internes, car leur mix facturable attendu diffère.
L'utilisation de l'équipe mesure les heures facturables divisées par les heures disponibles. La réalisation mesure la part de ce temps facturable qui se transforme en chiffre d'affaires facturable, souvent après réductions, remises ou honoraires plafonnés. Une équipe peut afficher une utilisation élevée et une réalisation faible si les personnes enregistrent de nombreuses heures facturables que le contrat client ne facture pas entièrement.
Everhour Time Tracking capture les heures par tâche et par projet au moyen de minuteurs ou de saisies manuelles, y compris dans les outils pris en charge comme Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello et d'autres. Ces entrées alimentent les feuilles de temps, budgets, rapports, factures et revues de paie, avec des contrôles administrateur pour les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et le comportement des minuteurs.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec des colonnes pour les membres, projets, clients, temps facturable, coûts de main-d'œuvre et métriques budgétaires. Les équipes peuvent regrouper et filtrer les rapports par plage de dates, projet, client ou membre, puis exporter des fichiers CSV, Excel/XLSX ou PDF pour revue.
Suivez les heures approuvées, classez le travail facturable et comparez la capacité aux données réelles dans Everhour afin que l'utilisation devienne un workflow d'équipe reproductible plutôt qu'une reconstruction de feuille de calcul.
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