Everhour transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures, tandis que les petites entreprises gardent le contrôle des détails fiscaux et des conditions de paiement.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un logiciel de facturation pour petites entreprises vous aide à transformer le travail, les produits, les dépenses et les conditions de paiement en un document qu'un client peut comprendre et traiter. La facture doit identifier le vendeur et l'acheteur, utiliser un numéro de facture clair, afficher les dates d'émission et d'échéance, lister les lignes, calculer le total dû et indiquer où le paiement doit être envoyé.
Pour les entreprises du secteur privé aux États-Unis, il n'existe pas de loi fédérale unique sur le format des factures ni de régime national de facturation VAT/GST. L'IRS considère les factures comme des documents justificatifs qui aident à montrer les recettes brutes et les transactions commerciales. Cela fait de la facture un outil de tenue des registres et un document d'administration contractuelle, le traitement fiscal étant géré par les règles de taxe sur les ventes et d'usage au niveau des États et des collectivités locales.
Un système utile de facturation pour petites entreprises commence par la source du travail. Les vendeurs de produits ont besoin des quantités, des prix unitaires, des remises, du traitement fiscal et des détails de livraison. Les entreprises de services ont besoin des heures facturables, des taux, des noms de projets, des dépenses et d'un moyen clair de tenir le travail non facturable hors de la facture client. Les deux ont besoin de dossiers clients cohérents et de conditions de paiement.
La facture est différente d'un reçu, d'une estimation ou d'un devis. Une facture demande le paiement pour un travail ou des biens livrés. Un reçu prouve qu'un paiement a été reçu. Une estimation donne une attente de prix avant le travail, et un devis donne généralement une offre préalable plus ferme. Mélanger ces documents crée de la confusion dans vos dossiers et dans le processus d'approbation du client.
La taxe sur les ventes aux États-Unis ne suit pas un taux national unique. Les règles des États et des collectivités locales déterminent si la taxe s'applique, quel taux s'applique et où la vente est localisée. Washington, par exemple, a une part d'État de 6,5 % plus une part locale basée sur l'endroit où le client reçoit les biens ou services. La Californie et le Texas traitent aussi les services différemment, donc le type de service compte.
Les petites entreprises doivent éviter d'ajouter une ligne de taxe fixe par habitude. La facture doit contenir le résultat fiscal qui correspond à l'acheteur, à l'article ou au service, et aux obligations d'enregistrement du vendeur. Il n'existe pas de numéro d'enregistrement VAT/GST aux États-Unis pour les factures. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'un compte de taxe sur les ventes au niveau de l'État ou d'un permis de vendeur lorsque cela est requis.
Un outil de facturation ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un PDF propre pour une seule mission, d'une facture client simple ou d'un remplacement rapide d'une feuille de calcul. Il fonctionne mieux lorsque le traitement fiscal est déjà connu, que les conditions client sont simples et que le même travail n'aura pas besoin d'approbations récurrentes ni de rapports de suivi.
Un workflow géré convient mieux lorsque le temps facturable, les dépenses, les taux et l'historique client déterminent la facture. Everhour Billing & Invoicing peut transformer le temps et les dépenses non facturés en factures client, exclure les tâches non facturables, appliquer les valeurs par défaut du client et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec le statut de la facture visible dans Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un logiciel de facturation pour petites entreprises doit vous permettre de saisir les informations du vendeur et de l'acheteur, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, les lignes, les quantités, les taux, le sous-total, la ligne de taxe, le total dû, les conditions de paiement et les détails de versement. Les entreprises de services ont aussi besoin des noms de projets, du temps facturable, des taux et des dépenses lorsque la facture est basée sur le travail.
Les entreprises du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire de facture unique prescrit au niveau fédéral. Pour les registres fiscaux fédéraux, les entreprises peuvent utiliser tout système de tenue des registres qui montre clairement les revenus et les dépenses, et les factures servent de documents justificatifs. Les contrats fédéraux sont différents, car les règles FAR définissent les champs d'une facture correcte pour les achats fédéraux.
La gestion automatique de la taxe sur les ventes n'est utile que lorsque le logiciel dispose du bon lieu de vente, du type d'article ou de service et de la configuration fiscale du vendeur. Les États-Unis utilisent des règles de taxe sur les ventes et d'usage au niveau des États et des collectivités locales, et non une VAT ou GST nationale. Un paramètre de taxe fixe crée des factures incorrectes lorsque les taux ou la taxabilité varient.
Un numéro de facture séquentiel ou autrement cohérent est une exigence pratique pour suivre le paiement, rapprocher les dossiers et répondre aux questions des clients. Les factures de contrats fédéraux doivent inclure une date et un numéro de facture selon les règles FAR de facture correcte. Les factures privées ont tout de même besoin d'un identifiant fiable afin que vous puissiez retracer chaque facture plus tard.
Un seul système peut gérer les deux lorsqu'il prend en charge des lignes flexibles. Les factures de produits ont besoin de quantités, de prix unitaires et du traitement des articles taxables. Les factures de services ont besoin d'heures, de taux, d'étiquettes de projet, de dépenses et d'exclusions non facturables. Le logiciel doit permettre à chaque facture d'afficher le détail commercial que le client utilise pour approuver le paiement.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux et exclut les tâches marquées comme non facturables. Les dossiers clients peuvent stocker les contacts, les taxes, les remises et les conditions de paiement, afin que les détails récurrents des factures n'aient pas à être reconstruits à partir de zéro.
Everhour peut exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons pour le suivi comptable. Le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture se synchronisent avec Everhour, afin que les rapports de facturation restent connectés au dossier de facture.
Créez des factures à partir du temps facturable, des dépenses, des taux et des conditions client dans un seul workflow de facturation. Everhour connecte le travail de projet à la facturation et au transfert comptable sans reconstruire les feuilles de temps manuellement.
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