Everhour ajoute des feuilles de temps et des approbations aux processus Asana, afin que l'effort estimé et les heures enregistrées restent consultables pour revue.
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Si votre équipe planifie le travail Asana avec des story points ou des signaux d'effort similaires, vous avez besoin de relevés de temps liés aux mêmes tâches. L'objectif pratique n'est pas de forcer chaque point à correspondre à une valeur fixe en heures. L'objectif est de rendre l'effort estimé, le temps réellement enregistré, le contexte de la tâche et le statut d'approbation suffisamment visibles pour que les managers puissent revoir le travail.
Un processus clair sépare le signal de planification du relevé de temps. Stockez l'estimation là où votre équipe s'attend à la trouver, puis enregistrez le temps réel sur la tâche Asana au fil du travail. Chaque entrée doit inclure la tâche, le projet, la date, la durée, la personne et la description du travail, car ces détails rendent les heures utiles après la fin du sprint.
Les story points fonctionnent mieux comme champ de planification, tandis que les entrées de temps servent de relevés opérationnels. Traiter un total de points comme un total d'heures facturables produit une facture peu fiable et un contrôle de la paie peu fiable. Une tâche à 5 points nécessite tout de même du temps réel enregistré par la personne qui a travaillé dessus, avec la date et le projet associés.
Une revue utile compare l'estimation en points avec le temps réel une fois le travail terminé. Une tâche peut porter une valeur en points pour la planification, une valeur de temps estimé pour l'ordonnancement et du temps enregistré pour le reporting. Cette structure permet à un manager de voir si l'estimation a été utile sans remplacer les heures enregistrées par un raccourci de planification.
Le relevé de la tâche doit rendre le travail traçable. Utilisez la tâche Asana comme point d'ancrage, puis gardez le projet, le titre de la tâche, la personne assignée, les tags, les champs personnalisés et les commentaires suffisamment cohérents pour le reporting. Everhour synchronise les noms de projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags, afin que le rapport de temps puisse suivre la même structure que celle que l'équipe utilise déjà pour livrer.
L'erreur courante consiste à enregistrer le temps en dehors du contexte de la tâche puis à essayer de le rapprocher plus tard. Une ligne indiquant « développement, 6 heures » crée du travail de rapprochement supplémentaire. Une meilleure entrée relie 6 heures à la tâche Asana précise, au projet, à la personne, à la date et à la description, afin que la revue, la facturation et le reporting de livraison pointent tous vers le même élément de travail.
Une configuration ponctuelle suffit lorsqu'un manager doit comparer quelques tâches estimées avec les heures réelles pour un seul sprint. Conservez le champ de points, enregistrez le temps réel sur la tâche et examinez l'écart à la fin de la période. Ce processus léger fonctionne lorsqu'aucune facture, aucun contrôle de la paie ni aucune piste d'approbation ne dépend du relevé.
Un processus structuré convient lorsque les soumissions hebdomadaires, les approbations, les périodes verrouillées ou la facturation client comptent. Everhour Timesheets collecte les heures de projet et les heures travaillées par personne, puis permet aux utilisateurs de soumettre le temps pour revue. Les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées, afin que le travail sur les tâches Asana devienne un relevé contrôlé avant la facturation ou le contrôle de la paie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les story points doivent rester séparés des heures enregistrées, sauf si votre équipe dispose d'une règle de conversion interne écrite. Les points décrivent l'effort estimé pour la planification, tandis que les entrées de temps enregistrent le travail réel. Utilisez la valeur en points pour évaluer la précision des estimations, puis utilisez les heures enregistrées pour les feuilles de temps, les rapports, la revue budgétaire et la facturation.
Suivez la tâche, le projet, la personne, la date, la durée et la description du travail. Conservez la valeur en points ou l'estimation sur la tâche, puis enregistrez le temps réel sur cette même tâche au fil du travail. Cela donne aux managers un seul endroit pour comparer l'effort prévu avec les heures réelles sans reconstruire manuellement le relevé.
Les story points peuvent soutenir les notes de planification, mais les relevés facturables nécessitent du temps réel, des taux, le caractère facturable et suffisamment de détails de tâche pour expliquer le travail. Une facture client doit utiliser le temps facturable approuvé et les conditions commerciales associées au projet, pas un total de points qui représente seulement l'effort estimé.
La plus grande erreur consiste à séparer le temps enregistré de la tâche Asana qui portait l'estimation. Dès que le temps se trouve dans une feuille de calcul distincte ou une note hebdomadaire générique, le manager perd le contexte au niveau de la tâche. Gardez le temps réel sur la tâche afin que les rapports puissent comparer l'estimation, le travail effectué et les totaux du projet.
Comparez les points au temps réel à la fin du sprint, de la période de facturation ou du cycle de reporting que votre équipe utilise déjà. Une revue hebdomadaire fonctionne pour les équipes de livraison actives, car les entrées manquantes sont encore récentes. Des intervalles plus longs rendent les corrections plus difficiles et affaiblissent la piste d'approbation.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures travaillées par personne, puis soumet le temps saisi à approbation. Les managers peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées, ce qui donne au travail sur les tâches Asana une étape de revue contrôlée avant que la paie, la facturation ou le reporting n'utilise les heures.
Everhour synchronise les projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags dans sa couche de reporting. Cela permet aux équipes de revoir le temps enregistré avec la même structure de tâches que celle qu'elles utilisent dans Asana, y compris les champs liés aux estimations qui aident à comparer l'effort prévu au travail réel.
Suivez les heures des tâches Asana, examinez les soumissions hebdomadaires et verrouillez les relevés approuvés avant la facturation ou la paie. Everhour transforme l'effort estimé en feuilles de temps approuvées.
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