Everhour transforme le travail facturable en factures, tandis que ce guide présente les champs et les vérifications qui gardent la facturation client propre.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Vous êtes venu ici pour transformer le travail suivi en une facture prête pour le client sans reconstituer la semaine de mémoire. Commencez par les entrées de temps approuvées qui appartiennent à un seul client, une seule période de facturation et une seule structure tarifaire. Gardez le travail non facturable hors du total facturé, même lorsque ce travail se trouve dans le même projet.
La facture doit identifier le vendeur et l'acheteur, utiliser un numéro de facture, afficher les dates d'émission et d'échéance, lister le travail effectué, indiquer les quantités et les tarifs, calculer les totaux des lignes, ajouter la ligne de taxe correcte le cas échéant, et afficher les conditions de paiement et les coordonnées de règlement. Dans la facturation privée aux États-Unis, aucun formulaire de facture fédéral unique ne s'applique, mais les factures soutiennent tout de même les registres commerciaux qui montrent les revenus et les dépenses.
Le temps ne devient facturable qu'après que vous avez décidé quelles entrées le client a accepté de payer. Une entrée de temps pour la recherche client, la mise en œuvre, le support ou la conception peut être facturable si le contrat l'autorise. L'administration interne, les reprises hors accord ou la formation peuvent rester non facturables. La facture doit refléter cette décision avant que le client voie un total.
Utilisez des lignes que le client peut auditer. Le regroupement par projet, tâche, personne ou date fonctionne lorsqu'il correspond au contrat et au processus de révision du client. Une ligne doit relier la description du travail, la quantité, le tarif et le prix étendu. Les entrées vagues telles que « travaux divers » affaiblissent le registre, car l'acheteur ne peut pas relier les frais au travail livré.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST, une facture des États-Unis n'a donc pas besoin d'un numéro de TVA ou de GST par défaut. Les obligations de taxe de vente et d'utilisation proviennent des règles des États et des règles locales. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'un enregistrement au niveau de l'État, comme un permis de vendeur de Californie lorsqu'il vend des biens meubles corporels taxables tout en exerçant une activité commerciale en Californie.
N'appliquez pas une seule règle uniforme de taxe de vente à chaque facture. Les taux et les articles taxables dépendent de l'État et de la juridiction locale, du nexus, du type de produit ou de service, et de l'endroit où le client reçoit les biens ou services. Washington, par exemple, a une portion de taxe de vente d'État de 6,5 % plus une portion locale qui varie selon la ville ou le comté. La taxation des services varie également, le Texas définissant 16 grandes catégories de services taxables.
Un outil de facture gratuit suffit lorsque vous avez un petit lot d'entrées de temps propres, un client, une période de facturation et un tarif simple. Il fonctionne bien pour créer un PDF finalisé à partir d'heures facturables connues, d'un tarif connu, de conditions de paiement claires et d'un traitement fiscal que vous avez déjà vérifié.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes suivent le temps, que les projets utilisent des tarifs différents, que les tâches mêlent travail facturable et non facturable, ou que les factures doivent être révisées avant d'aller à la comptabilité. Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures, exclut les tâches non facturables, applique les paramètres client et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez les entrées qui sont facturables selon l'accord client, liées au bon client ou projet, et approuvées pour la période de facturation. Gardez l'administration interne, les révisions non payées et le travail exclu par le contrat hors du total de la facture. Une ligne de facture propre relie la description du travail, la quantité de temps, le tarif et le prix étendu.
Une facture peut inclure du temps provenant de plusieurs projets lorsque l'acheteur, le contrat et les conditions de paiement prennent en charge cette structure. Regroupez les lignes pour que le client puisse examiner les frais sans deviner. Les regroupements par projet, tâche, personne ou date fonctionnent tous, mais le regroupement doit correspondre à la façon dont le client approuve le travail.
Une facture demande un paiement au client. Une feuille de temps enregistre le temps travaillé. La facture peut utiliser les données de feuille de temps approuvées comme support, mais elle a aussi besoin de champs propres à la facture, tels que le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les détails de l'acheteur et du vendeur, les conditions de paiement, la ligne de taxe le cas échéant et les informations de règlement.
Le temps non facturable ne doit pas augmenter le montant dû. Certaines entreprises affichent le travail non facturable par transparence, mais la facture doit le séparer des frais facturables. Mélanger des entrées facturables et non facturables dans un seul total crée des litiges, car le client ne peut pas voir quel travail a déclenché le paiement.
Les factures ordinaires du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un format de facture fédéral prescrit unique. Les entreprises peuvent utiliser un système de tenue de registres adapté à l'entreprise s'il montre clairement les revenus et les dépenses. Les contrats fédéraux sont différents : FAR 32.905 définit les champs d'une facture correcte pour les achats fédéraux, notamment les détails du contractant, les dates, les numéros, les références de contrat, les lignes, les conditions et les informations du bénéficiaire.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps facturable et les dépenses non facturés, de prévisualiser la ventilation de la facture et de générer une facture sans reconstruire manuellement les feuilles de temps. Il calcule les montants de facture à partir des tarifs et des dépenses facturables, exclut le travail non facturable et peut exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Everhour marque le temps comme facturé après son inclusion dans une facture, de sorte que le même travail ne réapparaît pas comme temps non facturé. Le statut de la facture, le numéro, la date d'émission et le montant peuvent se synchroniser depuis les outils comptables pris en charge, gardant les rapports de facturation connectés au dossier client.
Suivez les heures approuvées, excluez le travail non facturable et générez des factures à partir de données de projet réelles. Everhour relie le temps, les tarifs, les paramètres client et les exports comptables dans un seul flux de travail de facturation.
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