Everhour relie le temps facturable à la facturation, tandis que la facturation des agences média dépend toujours des IO, des retainers et des coûts refacturés.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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La facturation d'une agence média commence généralement par un client, une campagne, un cahier des charges ou un ordre d'insertion. Vous avez besoin d'une facture claire qui nomme l'annonceur, la marque ou la campagne, la période de facturation, les services fournis, les dépenses refacturées, les conditions de paiement et le traitement fiscal le cas échéant. Une facture mensuelle de retainer diffère d'une facture d'achat média basée sur un IO, car le client attend des références et des justificatifs différents.
Une facture d'agence pratique sépare aussi le travail de l'agence des coûts média. La stratégie, la planification, le trafficking créatif, le reporting, l'optimisation et la gestion de compte peuvent figurer dans des lignes horaires, forfaitaires ou de retainer. Les dépenses média doivent figurer sur leur propre ligne ou annexe lorsque le client doit rapprocher les dépenses de la diffusion de campagne, des limites d'ordre d'insertion et des rapports de preuve de performance.
Une facture d'agence média doit inclure le nom et l'adresse de l'agence, les informations de facturation du client, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, les conditions de paiement, la référence de campagne ou de marque, les descriptions de lignes, les quantités ou heures, les tarifs, les montants étendus, les remises, les taxes et le total dû. Pour les factures du secteur privé aux États-Unis, aucune loi fédérale unique sur le format des factures ne s'applique ; le contenu de la facture relève principalement de la tenue des registres et du contrat.
La gestion de la sales tax doit faire l'objet d'une décision distincte, et non d'un paramètre générique par défaut. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Les règles de sales and use tax des États et des collectivités locales déterminent si un service, un produit numérique, un actif de production ou un élément refacturé est taxable. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens corporels et seulement certains services ou frais de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
Les agences média facturent couramment par des accords au projet, des retainers d'agence attitrée, des taux horaires, des structures cost-plus et des commissions média. La tarification par taux reste une méthode prédominante de tarification des services dans les recherches sur la rémunération des agences ; une facture crédible doit donc présenter clairement les catégories de travail et les taux lorsque l'engagement est facturé au temps. Une ligne d'exemple peut indiquer : « Optimisation de campagne paid social, du 1er au 30 juin, 18 heures à 150 $ par heure. »
La facturation par ordre d'insertion ajoute une autre couche. L'ordre d'insertion standard IAB/4As identifie les livrables, les prix, les dépenses maximales, les dates de début et de fin de campagne et les détails du serveur publicitaire tiers avant la diffusion média. Les factures des éditeurs incluent couramment le numéro d'IO, le nom de l'annonceur, le nom de la marque ou le nom de la campagne, et les entreprises média facturent les agences en utilisant le coût net après commission d'agence lorsque les conditions de l'IO s'appliquent.
Un outil de facture gratuit fonctionne pour une campagne, un retainer ou une facture de projet simple lorsque vous connaissez déjà les heures, les coûts, les conditions et la ligne de taxe. Cela suffit lorsque la facture est un document que vous créez après la fin du travail et que le client n'a pas besoin d'une piste de rapprochement détaillée.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les heures facturables, le travail non facturable, les tarifs personnalisés par tâche, les coûts média et les approbations client alimentent chaque facture. Everhour peut conserver le statut de facturation du projet, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les tarifs personnalisés par tâche et les exceptions de tarif par membre liés aux rapports sur le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, ce qui donne aux administrateurs d'agence un dossier de facturation plus propre avant la facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un logiciel de facturation pour agences média doit prendre en charge les références client et campagne, les numéros de facture, les périodes de facturation, les conditions de paiement, le détail des postes, les taxes, les remises, les coûts refacturés et les pièces jointes ou justificatifs lorsque le client les exige. Le travail d'agence a aussi besoin d'une structure de lignes flexible, car les retainers, les services horaires, les frais de projet, les commissions média et les dépenses média basées sur un IO ne tiennent pas dans une seule présentation de facture.
Une facture média basée sur un IO doit faire référence au numéro d'IO, à l'annonceur, à la marque ou à la campagne, à la période de facturation, aux livrables, à la base des dépenses et à la condition de paiement indiquée dans l'IO. Les conditions standard IAB/4As utilisent une facturation mensuelle ou une facturation dans les 30 jours suivant l'achèvement de l'IO, selon ce qui survient en premier, et fixent 30 jours à compter de la réception de la facture, sauf si l'IO indique un autre calendrier.
Une agence média peut facturer le travail sous retainer et les dépenses de campagne sur la même facture lorsque le contrat client autorise cette structure. L'approche propre consiste à séparer les services retenus des coûts média refacturés, des dépenses de production et de toute commission ou majoration. Cette séparation aide le client à approuver les honoraires de service sans perdre de visibilité sur les dépenses de campagne.
Le déclencheur de litige le plus courant est l'absence de lien entre la facture et le document d'approbation du client. Une facture d'achat média sans numéro d'IO, nom de campagne, période de facturation, base des dépenses ou support de livraison oblige le client à reconstituer la charge. Les factures de retainer créent une friction similaire lorsqu'elles n'incluent pas le périmètre, la période ou le détail du travail hors périmètre.
Une facture d'agence média aux États-Unis n'a pas besoin d'un numéro de TVA ou de GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut devoir s'enregistrer à la sales tax au niveau de l'État lorsque cela est requis. La taxabilité dépend des règles des États et des collectivités locales, du nexus, du type de service, du type de produit et du lieu de vente.
Everhour permet aux administrateurs d'agence de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'utiliser des tarifs personnalisés par tâche et d'appliquer des exceptions de tarif par membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que le travail de campagne, la coordination interne et l'activité facturable au client restent séparés avant la facturation.
Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps facturable et des dépenses non encore facturés, puis calculer les montants à partir des tarifs tout en excluant le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles, ce qui aide les agences à faire correspondre les formats de facturation client.
Suivez le travail de campagne, séparez l'activité facturable de l'activité non facturable et facturez à partir des dossiers d'agence approuvés. Everhour donne aux équipes média un détail de facturation plus propre sans reconstruire chaque facture à partir de feuilles de calcul.
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