Les agences média facturent des retainers, des campagnes et des achats média. Everhour transforme le travail facturable approuvé en factures prêtes pour le client.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture d'agence média doit identifier le client, l'annonceur, la marque ou la campagne, le numéro de facture, la date de facture, les conditions de paiement, les coordonnées de paiement et le travail facturé. Pour les achats média, incluez le numéro d'IO ou toute autre référence exigée par le client. Pour le travail projet, incluez le nom du projet, la période de facturation, le jalon ou la ligne de périmètre approuvée qui relie les frais à l'accord signé.
La facturation d'agence combine couramment plusieurs structures. Un client peut payer un retainer AOR mensuel, un autre peut approuver une campagne de lancement à prix fixe, et un troisième peut être facturé pour du travail de production en temps et matériaux. La facture doit correspondre au modèle commercial du contrat ou de l'IO, avec des lignes distinctes pour les frais de retainer, les heures facturables, les coûts média refacturés, la production créative ou les dépenses remboursables.
Le travail de service basé sur des taux nécessite des lignes qui indiquent le rôle, la tâche, le taux, la quantité et le montant total. Un exemple clair est : « Gestion de campagne paid social, avril 2026, stratège, 18 heures à 175 $ par heure. » Ce format donne au client suffisamment de détails pour approuver les frais sans joindre chaque note interne à la facture.
Les factures d'achat média exigent une discipline de référence plus stricte. Le cadre standard d'ordre d'insertion IAB/4As relie les factures média aux livrables, aux prix, à la dépense maximale, aux dates de campagne et à tout détail de serveur publicitaire tiers. Les factures d'éditeurs incluent couramment le numéro d'IO, le nom de l'annonceur, le nom de la marque ou le nom de la campagne. Les agences doivent reporter ces références dans la facturation destinée au client afin que les dépenses de campagne, la livraison et l'historique d'approbation concordent.
Les coûts média refacturés doivent indiquer la base utilisée dans l'accord. Les conditions standard IAB/4As décrivent la facturation de l'entreprise média à l'agence sur une base mensuelle calendaire, en utilisant le coût net après toute commission d'agence, sur la base de la livraison réelle, d'un forfait ou d'une livraison proratisée sur la durée de l'IO, comme spécifié dans l'IO. Votre facture client doit éviter de mélanger dépense média brute, coût média net et frais d'agence sur une seule ligne ambiguë.
Le calendrier de paiement exige aussi de la précision. Les conditions d'achat média IAB/4As fixent le paiement par l'agence à 30 jours à compter de la réception de la facture, sauf si l'IO prévoit un autre calendrier, et 4As décrit 30 jours comme la norme défendue par le secteur. Les clauses de responsabilité séquentielle peuvent influer sur le fait que l'agence soit responsable envers l'entreprise média avant que les fonds de l'annonceur soient encaissés ; les conditions de facture doivent donc correspondre à l'IO signé ou à l'accord client.
Un modèle de facture ponctuel fonctionne pour une petite campagne, un seul retainer ou une clôture rapide de projet. Il vous donne un document cohérent avec les détails du client, les références de campagne, les lignes, les conditions de paiement et les champs fiscaux. Aux États-Unis, les factures ordinaires du secteur privé ne suivent pas un format fédéral prescrit ni un régime national de TVA/GST, tandis que le traitement des taxes de vente étatiques et locales dépend de la vente spécifique.
Un workflow géré convient aux agences qui facturent chaque mois plusieurs clients, campagnes, rôles et coûts refacturés. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux tout en excluant les tâches non facturables, prend en charge les paramètres par défaut des clients et la personnalisation des factures, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut de facture vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'agence média doit inclure les détails de l'agence et du client, le numéro de facture, la date de facture, les conditions de paiement, les coordonnées de paiement, le nom de la campagne ou du projet, et les frais détaillés. Les factures d'achat média doivent aussi inclure le numéro d'IO, l'annonceur, la marque, la campagne ou toute autre référence requise afin que le client puisse rapprocher la facture du placement ou du plan de campagne approuvé.
Une facture de retainer mensuel doit indiquer la période de facturation, la description du retainer, les frais mensuels convenus, le périmètre inclus et toute charge hors périmètre sur des lignes distinctes. Les agences utilisent couramment les retainers pour les relations AOR, tandis que le travail projet par projet utilise une facturation basée sur les jalons ou le périmètre. Mélanger les frais de retainer et le travail supplémentaire sur une seule ligne vague ralentit l'approbation du client.
Les dépenses média et les frais d'agence doivent apparaître sur des lignes distinctes lorsque l'accord les traite différemment. Les coûts média refacturés, la commission d'agence, les frais de gestion, la production créative et le travail facturable répondent chacun à une question d'approbation différente. Des lignes distinctes facilitent le rapprochement et réduisent les litiges sur la nature d'un frais : coût média, frais de service ou dépense remboursable.
Une facture d'agence média aux États-Unis n'utilise pas de régime national de facture TVA ou GST. Les États-Unis utilisent à la place des règles de taxe sur les ventes et l'usage au niveau des États et des collectivités locales. Le traitement fiscal dépend de l'État et de la juridiction locale, du nexus, de l'emplacement de l'acheteur et du caractère taxable ou non du service ou produit spécifique selon les règles applicables.
Trente jours est le point de référence standard dans les conditions d'achat média IAB/4As, sauf si l'IO prévoit un autre calendrier. Les conditions prévoient le paiement par l'agence à 30 jours à compter de la réception de la facture, et 4As décrit 30 jours comme la norme défendue par le secteur. Les demandes client de délais de 60, 90 ou 120 jours doivent être traitées dans le contrat, et non dissimulées dans les notes de facture.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux, exclut les tâches non facturables et prend en charge les paramètres client par défaut pour les taxes, remises et conditions de paiement. Les agences peuvent exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, avec le statut, le numéro de facture, la date d'émission et le montant synchronisés vers Everhour.
Suivez le travail de campagne approuvé, les heures facturables et les dépenses dans Everhour, puis générez des factures client avec des taux, des conditions et un transfert comptable clairs.
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