La facturation des agences média repose sur les honoraires, les IO et les tarifs facturables. Everhour garde le travail suivi lié à la facturation client.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les agences média facturent couramment via du travail par projet, des honoraires d'agence de référence, des tarifs horaires, des arrangements coût majoré et des commissions média. La facture doit identifier le client, l'annonceur, la marque ou la campagne, la période de facturation, le numéro de facture, la date d'échéance, les conditions de paiement et la personne responsable des questions de facturation. Un client qui examine une campagne payante sur les réseaux sociaux doit voir le nom de la campagne, le numéro d'IO lorsqu'il existe, et un lien clair entre la ligne de facture et le travail approuvé.
Le format relève surtout de la tenue des dossiers et du contrat pour les factures ordinaires du secteur privé aux États-Unis, puisqu'il n'existe pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé ni de régime national de facture TVA/GST. Le traitement de la taxe sur les ventes et l'usage dépend des règles des États et locales, du nexus, de la taxabilité du service et du lieu où la vente a lieu. Gardez les lignes de taxe factuelles : facturez la taxe sur les ventes d'État ou locale applicable uniquement lorsque l'agence est enregistrée et que le service ou la vente spécifique est taxable.
Une facture d'agence média doit séparer les frais de service des coûts média refacturés. Les lignes de service courantes incluent les honoraires mensuels, la stratégie, la production créative, la gestion de compte, l'analytics et l'optimisation. Les lignes média courantes incluent les dépenses de paid search, les dépenses programmatiques, les placements éditeur et les frais d'ad-serving. Un exemple clair est : « gestion média payante de juin 2026, campagne d'été Brand A, 42,5 heures facturables à 150 $ par heure ».
Le travail sur ordre d'insertion exige des références plus précises. La structure standard d'ordre d'insertion IAB/4As se concentre sur les livrables, les prix, les dépenses maximales, les dates de campagne et les détails de l'ad server avant la diffusion média. Les factures des éditeurs incluent couramment le numéro d'IO, le nom de l'annonceur et le nom de la marque ou de la campagne. Les factures d'agence doivent conserver ces références afin que le client puisse comparer les dépenses, la livraison et les rapports de preuve de performance avec l'IO approuvé.
Les factures média échouent à l'examen lorsque la base de facturation n'est pas claire. Une facture d'honoraires doit afficher le mois ou la période de service. Une facture de projet doit afficher le jalon ou le livrable. Une facture d'achat média doit afficher l'IO, la campagne, la période de facturation, la base de dépense et tout traitement de commission d'agence. Pour les médias refacturés, les conditions standard IAB/4As utilisent le coût net après commission d'agence, basé sur la livraison réelle, un forfait fixe ou une livraison au prorata selon ce que précise l'IO.
Le calendrier de paiement mérite la même précision. Les conditions d'achat média IAB/4As fixent le paiement de l'agence à 30 jours après réception de la facture, sauf si l'IO indique un autre calendrier, et 4As décrit 30 jours comme la norme défendue par le secteur. Des conditions client plus longues peuvent laisser l'agence porter les coûts éditeur. Le libellé de responsabilité séquentielle compte car, sauf indication contraire de l'IO, l'agence n'est responsable envers l'entreprise média qu'après que les fonds de l'annonceur ont été encaissés par l'agence.
Un outil de facturation ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une seule facture d'honoraires, d'une facture de jalon de projet ou d'une facture simple de coût média refacturé avec les bonnes références de campagne. Il fonctionne bien lorsque les tarifs, l'IO, le traitement fiscal et les conditions de paiement sont déjà définis. Le document final doit donner au client un montant total dû et suffisamment de contexte pour approuver le paiement sans e-mail supplémentaire.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le temps facturable, les coûts horaires, les tarifs par membre et les dépenses média alimentent les factures chaque mois. Everhour prend en charge séparément les coûts et les tarifs facturables, avec des valeurs par défaut par personne, des remplacements par projet, des changements de tarif datés et une tarification par projet, membre ou tâche. Cela compte pour les agences qui facturent différentes équipes client à des tarifs différents tout en conservant l'historique des anciens tarifs pour les périodes de reporting précédentes.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'agence média doit inclure les informations de l'agence et du client, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance de paiement, les conditions de paiement, la période de service, le nom de la campagne ou de la marque, les lignes de facture, les montants, le traitement fiscal le cas échéant et les informations de règlement. Pour les achats média, incluez le numéro d'IO ou une autre référence client requise afin que la facture puisse correspondre aux documents de campagne approuvés.
Une facture d'honoraires doit identifier le client, le mois des honoraires, le périmètre de service contractuel, le montant fixe des honoraires et toute dépense approuvée séparément. Gardez le travail hors périmètre sur des lignes séparées afin que le client puisse distinguer les frais AOR de base ou de gestion mensuelle des frais supplémentaires de production, de média ou de conseil.
Le numéro d'IO, le nom de l'annonceur, le nom de la marque ou de la campagne, la période de livraison, le placement ou le canal, la base de dépense et les références de preuve de performance réduisent les litiges. Les conditions standard IAB/4As autorisent la preuve de performance pour les périodes facturées et le reporting hebdomadaire lorsque l'entreprise média diffuse la campagne, ventilé par variables de livraison et de coût.
Les coûts média refacturés peuvent apparaître sur la même facture lorsque le contrat client l'autorise et que les lignes de facture séparent clairement les dépenses média des frais de service de l'agence. Indiquez si le média est facturé au coût net après commission d'agence ou selon une autre méthode convenue. Les lignes fusionnées créent des frictions d'approbation parce que les clients ne peuvent pas vérifier les dépenses par rapport à l'IO.
Une facture d'agence média aux États-Unis n'utilise pas de régime national de facture TVA ou GST. Les règles des États et locales sur les taxes de vente et d'usage déterminent quand la taxe s'applique, et la taxabilité des services varie selon l'État et le type de service. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'un enregistrement de taxe sur les ventes au niveau de l'État, mais il n'existe pas de numéro d'enregistrement TVA/GST aux États-Unis pour les factures.
Everhour sépare les coûts internes des tarifs facturables côté client, puis prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet. Les agences peuvent tarifer les projets facturables par projet, membre ou tarif de tâche personnalisé, et les changements de tarif datés conservent les anciens calculs lorsqu'un tarif client change en cours de mission.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses en factures client, en excluant le travail non facturable des totaux facturables. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles afin que la facture corresponde au processus d'examen du client.
Suivez le temps facturable de l'agence par client, projet, membre ou tâche, puis transférez les tarifs approuvés vers la facturation. Everhour donne aux agences média une facturation plus claire, du travail suivi à la facture.
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