Les factures d'entreprise exigent des règles de facturation cohérentes, des dossiers prêts à être examinés et des exports propres. Everhour relie le temps facturable à une facturation contrôlée.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Une facture d'entreprise doit donner à l'acheteur suffisamment de détails pour valider les frais sans demander d'explication séparée. Incluez les détails du vendeur et de l'acheteur, un numéro de facture séquentiel, la date d'émission, la date d'échéance, les lignes d'article, les quantités, les tarifs, le sous-total, la ligne de taxe, le total dû, les conditions de paiement et les coordonnées de paiement. Pour le travail fondé sur un contrat, référencez l'accord, la commande ou le nom du projet que l'acheteur utilise en interne.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un format de facture fédéral prescrit ni un régime national de TVA/GST. Pour les entreprises ordinaires, les factures servent principalement aux dossiers, aux contrats et au recouvrement des paiements. La publication 583 de l'IRS traite les factures comme des justificatifs pour les transactions commerciales et les recettes brutes. La taxe sur les ventes et l'utilisation, lorsqu'elle s'applique, relève des règles des États et des collectivités locales plutôt que d'un taux national unique.
L'examen d'une facture d'entreprise commence généralement par l'identité, la numérotation, les dates et la clarté des lignes d'article. Un acheteur doit voir qui a facturé, qui reçoit le paiement, la période de facturation, le service ou produit livré et les conditions commerciales. Les lignes d'article doivent montrer la base de facturation, comme les heures, les unités, les jalons ou les frais fixes, au lieu d'un seul total de service vague.
Les factures de contrats fédéraux montrent le niveau de détail que les payeurs de plus grande taille attendent souvent. FAR 32.905 définit une facture correcte pour les achats fédéraux avec le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions, quantités, prix unitaires et prix étendus, les conditions d'expédition et de paiement, les coordonnées de paiement, les coordonnées de contact pour défauts, ainsi que le TIN ou les données bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence l'exigent.
Les factures des États-Unis ne doivent pas afficher de numéro de TVA ou de GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'un enregistrement de taxe sur les ventes au niveau de l'État, comme un permis de vendeur de Californie pour les détaillants exerçant une activité en Californie et vendant des biens meubles corporels taxables. Une ligne de taxe doit suivre les règles étatiques et locales applicables à la vente.
Les taux de taxe sur les ventes et la taxabilité des services varient selon la juridiction. Washington a une part de taxe sur les ventes de l'État de 6,5 % plus une part locale basée sur l'endroit où le client reçoit les biens ou services. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Le mode de paiement et les conditions de devise doivent suivre la politique ou le contrat.
Un générateur ponctuel fonctionne pour une seule facture d'entreprise lorsque les frais sont définitifs, que le traitement fiscal est clair et que l'acheteur n'a besoin que d'un PDF pour approbation. Cela suffit pour une simple facture à prix fixe, un petit ensemble de lignes d'article ou une facture de contrat qui n'a pas besoin de relevés de temps, d'examen récurrent ou d'analyse de facturation ultérieure.
Un flux de travail géré convient mieux lorsque le temps facturable suivi et les coûts de projet alimentent la facture. Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable au moyen du statut de facturation du projet, de contrôles non facturables au niveau des tâches, de tarifs de tâches personnalisés, d'exceptions de tarif membre et de rapports administrateur pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cette structure aide à empêcher le travail interne de se glisser dans les totaux de factures destinés aux clients.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'entreprise prête à être examinée identifie le vendeur, l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les conditions de paiement, les coordonnées de paiement et chaque ligne d'article facturée. Ajoutez les références de contrat, de commande ou de projet lorsque l'acheteur les utilise pour l'approbation. Gardez des descriptions assez précises pour que la finance, les achats ou un responsable de projet puisse faire correspondre les frais au travail convenu.
Une facture d'entreprise des États-Unis n'a pas besoin d'un numéro de TVA ou de GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent plutôt avoir besoin d'un enregistrement de taxe sur les ventes au niveau de l'État. La facture ne doit utiliser les détails d'enregistrement étatique applicables du vendeur que lorsque cet enregistrement s'applique à la vente.
La taxe sur les ventes pour les services dépend de l'État, du type de service, du nexus et du lieu de vente. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre. Le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Une hypothèse de taxe nationale forfaitaire sur les ventes crée des factures incorrectes pour les acheteurs d'entreprise.
Une facture d'entreprise privée peut utiliser des conditions de paiement à 30 jours lorsque le contrat ou la politique de l'acheteur l'autorise. Pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux, FAR 32.904 utilise la plus tardive des deux dates entre 30 jours après la réception d'une facture correcte par le bureau de facturation ou 30 jours après l'acceptation par le gouvernement des biens ou services, avec des délais spéciaux plus courts pour certaines catégories.
Une facture demande le paiement et soutient le dossier de facturation. Un reçu prouve le paiement reçu. Les acheteurs d'entreprise ont souvent besoin des deux dossiers, car les équipes finance font correspondre les factures aux approbations, aux paiements et aux écritures comptables. Marquer une facture impayée comme payée avant l'arrivée de l'argent crée un problème de tenue des dossiers et peut compliquer les recouvrements ultérieurs.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des tarifs de tâches personnalisés et de définir des exceptions de tarif membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les totaux de facture ne reflètent que le travail qui doit être facturé au client.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de prévisualiser la ventilation et de générer une facture à partir des tarifs, du temps facturable et des dépenses facturables. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles avant export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le temps approuvé, séparez le travail facturable du travail non facturable et générez des factures à partir des mêmes dossiers. Everhour maintient la facturation client liée aux données de projet et aux rapports de montant facturable.
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