Les factures aux États-Unis dépendent des contrats, des dossiers et des règles des États en matière de taxe de vente. Everhour transforme le travail facturable suivi en factures.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture commerciale aux États-Unis nécessite généralement le nom du vendeur, le nom de l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, les descriptions des lignes d'article, les quantités ou heures, les tarifs, le sous-total, la taxe le cas échéant, le total dû, les conditions de paiement et les instructions de versement. Les factures du secteur privé ne suivent pas un formulaire fédéral de facture prescrit, de sorte que le contrat, le processus d'intégration de l'acheteur et la position fiscale de l'État façonnent le document final.
L'IRS traite les factures comme des pièces justificatives pour les dossiers commerciaux. La publication 583 de l'IRS répertorie les factures parmi les documents qui montrent les transactions commerciales ainsi que les montants et les sources des recettes brutes. Cela signifie que la facture doit correspondre à l'accord, à la piste de paiement et aux documents comptables, même lorsque l'acheteur ne demande qu'un court PDF.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les obligations de taxe de vente et d'utilisation proviennent des juridictions des États et locales, et les vendeurs collectent et reversent généralement la taxe lorsque cela s'applique. La facture ne doit afficher la taxe de vente que lorsque la vente est taxable, que le vendeur dispose de l'enregistrement ou de l'obligation de collecte requis, et que le taux correspond au lieu et au type de vente.
Aucun taux national unique de taxe de vente ne s'applique. Washington, par exemple, a une part d'État de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté et qui est fondée sur l'endroit où le client reçoit les biens ou services. La taxabilité des services varie également : la Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
Les acheteurs aux États-Unis exigent souvent des détails que la loi fiscale fédérale ne prescrit pas pour chaque facture privée. Un client corporate peut demander un numéro de bon de commande, un code de département, un nom de projet, des informations W-9, un contact de facturation ou une soumission via un portail fournisseur. Une facture en retard échoue souvent parce que le vendeur omet une référence propre à l'acheteur, et non parce que le calcul est erroné.
Les contrats fédéraux constituent l'exception nationale la plus claire. FAR 32.905 définit une facture correcte avec le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et les montants totaux des lignes, les conditions d'expédition et de paiement, les détails de versement, les coordonnées pour les défauts, ainsi que le TIN ou les données bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent. FAR 32.904 utilise généralement une norme de délai de paiement de 30 jours pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux.
Un outil de facture gratuit fonctionne pour une facture ponctuelle, une facture de services simple ou un client qui n'a besoin que d'un PDF avec des instructions de paiement claires. Il suffit lorsque le vendeur peut confirmer manuellement la vente taxable, saisir la bonne taxe de vente de l'État ou locale, joindre des justificatifs si nécessaire, et stocker la facture avec le dossier de paiement.
Un flux de travail géré devient préférable lorsque le temps facturable, les dépenses, les approbations et l'état des factures doivent rester connectés. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des tarifs tout en excluant les tâches non facturables, prend en charge les paramètres client et la personnalisation des factures, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Aucun formulaire fédéral prescrit de facture du secteur privé ne s'applique aux factures commerciales ordinaires aux États-Unis. Les entreprises peuvent choisir un système de tenue de dossiers adapté à l'activité s'il montre clairement les revenus et les dépenses. La facture doit tout de même contenir suffisamment de détails pour l'acheteur, le contrat, les documents comptables et tout traitement applicable de taxe de vente et d'utilisation de l'État.
Une facture aux États-Unis doit utiliser le vocabulaire de la taxe de vente ou de la taxe de vente et d'utilisation lorsque la taxe s'applique. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et il n'existe pas de numéro d'enregistrement à la TVA ou à la GST aux États-Unis pour les factures. Les permis de vendeur d'État ou comptes de taxe de vente s'appliquent lorsque c'est requis.
Une erreur courante consiste à facturer un montant de taxe générique sans vérifier le taux d'État et local applicable, la taxabilité du produit ou du service, et l'endroit où le client reçoit les biens ou services. Les taux et règles de taxe de vente sont propres à chaque juridiction. Un acheteur peut rejeter la facture ou demander une correction lorsque la ligne de taxe ne correspond pas à ses dossiers.
Les vendeurs à distance ne suivent pas un seuil national unique. Dans South Dakota v. Wayfair, la Cour suprême a examiné la loi du Dakota du Sud pour les vendeurs livrant plus de 100 000 $ de biens ou services dans l'État ou réalisant 200 transactions distinctes ou plus par an. D'autres États fixent leurs propres règles de nexus, de sorte que chaque État doit être vérifié séparément.
Le mode de paiement découle généralement de la politique de l'entreprise, des exigences de l'acheteur ou des conditions du contrat. Les pièces et la monnaie des États-Unis ont cours légal pour les dettes, charges publiques, taxes et cotisations, mais la Réserve fédérale indique qu'aucune loi fédérale n'oblige les entreprises privées à accepter les espèces pour des biens ou services, sauf si la loi de l'État en dispose autrement.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants de facture à partir des tarifs et des dépenses facturables, et exclut le travail non facturable. Les fiches client peuvent contenir les contacts, les taxes, les remises, les conditions de paiement et les projets assignés afin que les factures récurrentes partent de paramètres par défaut cohérents.
Everhour exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons pour revue comptable. Le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture se synchronisent vers Everhour, de sorte que les rapports de projet et de facturation restent liés au dossier de facture après que l'outil comptable gère l'envoi et le suivi des paiements.
Utilisez une facture ponctuelle pour une facturation simple. Pour le travail client récurrent, Everhour connecte le temps approuvé, les tarifs, les dépenses, le statut des factures et les exports comptables dans un flux de facturation plus propre.
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