La facturation des ONG suit souvent des subventions, des contrats, des adhésions ou des événements. Everhour garde le temps et les dépenses prêts à facturer bien organisés.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture d'ONG commence généralement par la relation avec le payeur : remboursement de subvention, contrat de service, facturation d'adhésion, sponsoring d'événement ou frais de programme. Le document doit identifier l'organisation, le payeur, la date de facture, le numéro de facture, les conditions de paiement, les détails de versement, ainsi que la référence de subvention, de contrat, de bon de commande ou de programme qui permet au payeur de rapprocher les frais de ses registres.
Pour le travail financé par une subvention, la facture doit s'aligner sur le budget accordé et la période de reporting. Les lignes courantes incluent le personnel, les avantages sociaux, les déplacements, les fournitures, les coûts de sous-traitants, les coûts indirects ou les dépenses de programme approuvées. Pour un contrat de service de type conseil, la même ONG peut facturer par jalon, forfait mensuel ou ligne de service horaire, avec un périmètre énoncé assez clairement pour la revue financière.
Les demandes de paiement d'attributions fédérales américaines peuvent utiliser des paiements anticipés, des remboursements ou des avances de fonds de roulement, selon les conditions de l'attribution et les systèmes du bénéficiaire. Les demandes de remboursement doivent être payées dans les 30 jours calendaires suivant leur réception, sauf si l'agence fédérale ou l'entité intermédiaire estime raisonnablement que la demande est irrégulière. Les attributions à montant fixe peuvent utiliser des jalons, des prix unitaires ou des déclencheurs de paiement fondés sur l'achèvement, définis à l'avance.
Les coûts imputés aux attributions fédérales américaines doivent être nécessaires, raisonnables, imputables, cohérents avec les limites de l'attribution et les politiques comptables, et correctement documentés. Les coûts de personnel nécessitent des registres qui reflètent précisément le travail effectué, en particulier lorsqu'un employé travaille sur plusieurs attributions ou activités. Pour les employés non exemptés, les justificatifs de salaires et traitements des attributions fédérales nécessitent aussi des relevés quotidiens indiquant le total des heures travaillées.
Les ONG collectent souvent de l'argent au moyen de factures et de dons caritatifs, et ces registres remplissent des rôles différents. Une facture de service facture un service fourni, une adhésion, un stand d'événement, une session de formation ou un coût remboursable. Un reçu de contribution caritative sert à la justification du donateur. Pour les contributions caritatives américaines de 250 $ ou plus, le donateur a besoin d'un accusé de réception écrit établi au moment du don indiquant le nom de l'organisation, le montant ou la description du bien, et une déclaration relative aux biens ou services.
Les paiements quid pro quo exigent une attention particulière. Si une association caritative américaine reçoit plus de 75 $ et que le paiement est en partie une contribution et en partie destiné à des biens ou services, elle doit fournir une déclaration écrite expliquant que le montant déductible est limité à l'excédent sur la valeur reçue, ainsi qu'une estimation de bonne foi de cette valeur. Traitez les billets de gala, les packs de sponsoring et les frais d'événements caritatifs en gardant cette séparation à l'esprit.
Un outil de facturation gratuit suffit pour un seul renouvellement d'adhésion, une petite facture de sponsoring ou de simples frais de service lorsque les détails se trouvent déjà au même endroit. Il devient fragile lorsque l'ONG a besoin d'identifiants d'attribution, de catégories de coûts, de justificatifs de feuilles de temps, de dépenses remboursables, de traitement des coûts indirects et d'une piste documentaire qui résiste à la revue financière, aux questions des financeurs ou à la préparation d'un audit.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants à partir des tarifs tout en excluant les tâches non facturables, et prend en charge les paramètres client, la personnalisation des factures et les exports vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks. Ce flux convient aux ONG qui ont besoin que les registres de temps et de dépenses alimentent la facturation au lieu de reconstruire les demandes de paiement depuis des feuilles de calcul.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un logiciel de facturation pour ONG doit saisir les détails de l'organisation et du payeur, la date et le numéro de facture, les conditions de paiement, les informations de versement, les lignes d'articles, les taxes le cas échéant, et des références telles que le numéro de subvention, le contrat, le bon de commande, le programme ou l'événement. Les factures de subvention nécessitent aussi des catégories de coûts, une période de facturation et des liens vers la documentation qui justifie le montant demandé.
Les factures de subvention suivent généralement le budget de l'attribution, les catégories de coûts approuvées, la méthode de paiement et la période de reporting. Une facture de service ordinaire se concentre sur le service vendu, le tarif, la quantité et les conditions de paiement. Pour les attributions fédérales américaines, les coûts imputés doivent être nécessaires, raisonnables, imputables, cohérents avec les limites de l'attribution et les politiques comptables, et correctement documentés.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de TVA ou de GST pour les factures. Les règles de taxe sur les ventes et d'utilisation au niveau des États et des collectivités locales déterminent si une vente est taxable, et la taxation des services varie selon l'État et le type de service. Une ONG doit appliquer la règle correspondant au produit ou service vendu, au lieu de vente, au rattachement fiscal et à toute documentation d'exemption.
Les contributions caritatives nécessitent généralement des accusés de réception plutôt que des factures de vente ordinaires lorsqu'une justification fiscale est en jeu. Pour les dons américains de 250 $ ou plus, le donateur a besoin d'un accusé de réception écrit établi au moment du don contenant les détails requis du don. Un paiement supérieur à 75 $ qui achète aussi en partie des biens ou services nécessite également une déclaration quid pro quo.
Des justificatifs faibles pour le personnel et les coûts partagés créent un risque d'audit. Les charges de salaires et traitements des attributions fédérales nécessitent des registres qui reflètent le travail effectué et répartissent la rémunération entre les activités ou objectifs de coûts. Les charges des employés non exemptés nécessitent aussi le total quotidien des heures travaillées. Les lignes de facture génériques telles que « soutien au programme » laissent aux réviseurs trop peu de détails.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures client, calcule les montants des factures à partir des tarifs tout en excluant les tâches non facturables, et permet de regrouper les données de facture par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le temps facturable et les dépenses par projet, puis générez des factures avec les bons tarifs, exclusions et transferts comptables. Everhour donne aux ONG des registres de facturation plus propres.
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