La facturation des ONG suit souvent des subventions, des contrats, des événements ou des services. Everhour garde le temps associé et les rapports organisés.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour préparer une facture claire pour une ONG qui facture un financeur, un partenaire, un sponsor, un membre ou un client de service. La facture doit identifier l'organisation, le destinataire, l'accord ou le projet, la période de facturation, les conditions de paiement et chaque charge. Les factures d'ONG servent couramment à appuyer le remboursement de subventions, le travail sous contrat, les frais d'événement, les cotisations d'adhésion, les services de formation ou les services liés à un programme.
Les reçus de dons sont différents des factures ordinaires. Pour les contributions caritatives américaines de 250 $ ou plus, le donateur a besoin d'un accusé de réception écrit contemporain indiquant le nom de l'organisation, le montant en espèces ou la description du bien, et une déclaration concernant les biens ou services fournis. Un paiement supérieur à 75 $ qui est en partie une contribution et en partie des biens ou services nécessite une divulgation écrite de contrepartie.
Chaque ligne de facture doit correspondre à la manière dont l'accord finance le travail. Une demande de remboursement au titre d'une attribution fédérale peut nécessiter des identifiants d'attribution, des catégories de coûts, des justificatifs de temps ou de dépenses, et un traitement des coûts admissibles. Les coûts imputés aux attributions fédérales américaines doivent être nécessaires, raisonnables, imputables, conformes aux limites de l'attribution et aux politiques comptables, et dûment documentés.
Une ligne pratique peut indiquer : « Sensibilisation communautaire à la santé, temps du personnel en mai 2026, Services de programme, 42 heures, 3 150 $. » Ajoutez les déplacements, les matériaux, les coûts indirects et les autres catégories sous forme de lignes distinctes lorsque le financeur les examine séparément. Les bénéficiaires et sous-bénéficiaires sans taux de coûts indirects actuellement négocié au niveau fédéral peuvent choisir un taux de coûts indirects de minimis allant jusqu'à 15 % des coûts directs totaux modifiés et l'utiliser de manière cohérente pour les attributions fédérales.
La facturation des ONG est généralement déterminée par la subvention, le contrat, l'adhésion, l'événement ou l'accord de service plutôt que par une règle de facturation applicable à toute une profession. Une facture de remboursement de subvention publique nécessite des justificatifs différents de ceux d'une facture de sponsoring pour une table d'événement. Une entité intermédiaire peut attendre des catégories budgétaires, des numéros d'attribution et des justificatifs de dépenses. Un sponsor d'entreprise peut seulement avoir besoin du nom de l'événement, du forfait, de la date et des conditions de paiement.
Les factures du secteur privé américain ne suivent pas un formulaire de facture fédéral prescrit unique, et les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Les obligations de taxe sur les ventes et l'usage proviennent des règles des États et des collectivités locales lorsqu'elles s'appliquent. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, de sorte qu'une ONG qui vend des biens ou services imposables a besoin du traitement correct au niveau de l'État plutôt que d'une ligne fiscale nationale générique.
Un modèle de facture gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'une demande de paiement propre, que les montants sont déjà approuvés et que les justificatifs se trouvent dans un dossier de subvention ou un fichier comptable. Il fonctionne aussi pour des frais d'événement simples, une cotisation d'adhésion ou une facture de service fixe avec un seul destinataire et des conditions de paiement standard.
Un flux de travail géré convient aux subventions récurrentes, aux contrats remboursables et à la dotation en personnel multi-programmes. Les charges de personnel imputées aux attributions fédérales américaines nécessitent des enregistrements qui reflètent précisément le travail effectué, et les charges des employés non exemptés nécessitent également les heures travaillées chaque jour. Everhour peut conserver le temps suivi, les rapports de projet et les enregistrements exportables au même endroit avant que l'équipe finance ne transforme l'activité approuvée en justificatifs de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une ONG ne doit pas traiter un accusé de réception de don destiné à la justification fiscale comme une facture normale. Pour les contributions caritatives américaines de 250 $ ou plus, le donateur a besoin d'un accusé de réception écrit contemporain indiquant le nom de l'organisation, le montant ou la description du bien, et si des biens ou services ont été fournis. Utilisez une facture pour un service facturable, des frais d'événement, un forfait de sponsoring ou une charge contractuelle.
Une facture de remboursement de subvention doit relier chaque charge à l'attribution, à la période de facturation, à la catégorie de coûts et au justificatif correspondant. Pour les attributions fédérales américaines, les demandes de paiement de remboursement peuvent être payées dans les 30 jours calendaires suivant leur réception, sauf si l'agence ou l'entité intermédiaire estime raisonnablement que la demande est irrégulière. Des références d'attribution claires et des coûts documentés réduisent les questions évitables.
Une ONG peut inclure des coûts indirects lorsque l'attribution ou le contrat les autorise et que le calcul suit le taux applicable. Les bénéficiaires et sous-bénéficiaires sans taux de coûts indirects actuellement négocié au niveau fédéral peuvent choisir un taux de minimis allant jusqu'à 15 % des coûts directs totaux modifiés et l'utiliser de manière cohérente pour les attributions fédérales jusqu'à ce qu'ils obtiennent un taux négocié.
Une facture d'ONG américaine n'utilise pas de ligne nationale de TVA ou de GST. Les règles des États et des collectivités locales sur la taxe sur les ventes et l'usage déterminent si une taxe s'applique. La réponse dépend du nexus, de l'article ou du service vendu, de la localisation de l'acheteur et des règles de l'État. La Californie et le Texas traitent les services différemment, la facture doit donc suivre la juridiction applicable plutôt qu'une hypothèse de modèle national.
Des justificatifs faibles de temps et de coûts causent des problèmes de facture évitables. Les charges de salaires et rémunérations imputées aux attributions fédérales américaines nécessitent des enregistrements qui reflètent précisément le travail effectué et répartissent la paie entre les activités ou objectifs de coûts lorsqu'un employé travaille sur plusieurs attributions ou activités. Les charges des employés non exemptés nécessitent également des enregistrements indiquant le nombre total d'heures travaillées chaque jour.
Everhour Reporting permet aux équipes de créer des rapports avec des colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exports pour le temps enregistré, les projets, les clients, les coûts et le statut de facturation. Une ONG peut regrouper le temps par programme, subvention, membre ou tâche, puis exporter des rapports CSV, Excel/XLSX ou PDF comme justificatifs de facturation.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses non facturées en factures clients. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles, afin que la facturation des ONG corresponde à la structure attendue par un financeur, un sponsor ou un partenaire contractuel.
Suivez les heures approuvées des ONG par programme, subvention et tâche, puis utilisez les exports Everhour Reporting pour appuyer les demandes de remboursement, la revue de facturation et le transfert à l'équipe finance.
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