La facturation des ONG suit souvent les règles des subventions ou des contrats. Everhour transforme le temps facturable et les dépenses suivis en factures.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture d'ONG sert généralement à appuyer un remboursement de subvention, un paiement de contrat, une cotisation, des frais d'événement ou un accord de service. L'objectif est un document qui indique au payeur qui l'a facturé, quelle subvention ou quel contrat s'applique, quels coûts sont demandés et quels dossiers justifient le montant. Pour les factures du secteur privé américain, aucune loi fédérale unique sur le format des factures ne s'applique ; l'accord et les exigences du payeur déterminent donc la présentation.
Les subventions fédérales nécessitent un justificatif plus strict que les factures client ordinaires. Les demandes de paiement peuvent utiliser des paiements anticipés, des remboursements ou des avances de fonds de roulement, selon la subvention et les systèmes du bénéficiaire. Les demandes de remboursement au titre d'une subvention fédérale américaine doivent être payées dans les 30 jours calendaires suivant leur réception, sauf si l'agence ou l'entité intermédiaire estime raisonnablement que la demande est irrégulière. Un détail de facture clair réduit ce risque.
Une facture d'ONG utile commence par les coordonnées du payeur, la dénomination légale de l'ONG, le numéro de facture, la date de facture, les conditions de paiement, l'identifiant de l'attribution ou du contrat, la période de service, les postes, les catégories de coûts et les instructions de versement. Les factures financées par des subventions séparent souvent le personnel, les déplacements, les fournitures, les sous-traitants et les coûts indirects afin que le payeur puisse comparer la demande au budget approuvé.
Les coûts imputés aux subventions fédérales américaines doivent être nécessaires, raisonnables, imputables, conformes aux limites de la subvention et aux politiques comptables, et suffisamment documentés. Les charges de salaires et de rémunérations exigent des dossiers qui reflètent le travail effectué, en particulier lorsque les employés répartissent leur temps entre plusieurs subventions ou activités. Pour les employés non exemptés, le justificatif d'une subvention fédérale exige également le nombre total d'heures travaillées chaque jour.
Les documents relatifs aux dons sont différents des documents de facturation. Un donateur américain qui donne 250 $ ou plus a besoin d'un reçu écrit contemporain indiquant le nom de l'organisation, le montant en espèces ou la description du bien, ainsi qu'une déclaration concernant les biens ou services fournis. Si des biens ou services ont été fournis, le reçu doit inclure une estimation de bonne foi de leur valeur.
Un paiement supérieur à 75 $ qui est en partie une contribution et en partie destiné à des biens ou services nécessite une divulgation écrite de contrepartie quid pro quo. Cette divulgation indique que le montant déductible est limité au montant du paiement dépassant la valeur reçue et fournit une estimation de bonne foi de cette valeur. Traiter ces paiements comme des factures ordinaires crée de la confusion pour les donateurs et les contrôleurs financiers.
Une application de facturation ponctuelle suffit pour une cotisation unique, une facture de sponsor d'événement ou une simple demande de remboursement lorsque les justificatifs de coûts existent déjà. Saisissez la référence de la subvention, la période de service, les catégories de coûts approuvées, les conditions de paiement et les coordonnées, puis conservez la facture avec le dossier justificatif. Les dossiers financiers et les pièces justificatives des subventions fédérales nécessitent généralement une période de conservation de 3 ans après la soumission du rapport requis, avec des prolongations prévues pour les audits, réclamations, litiges ou notifications d'agence.
Un flux de travail géré convient aux subventions récurrentes, au temps du personnel réparti entre plusieurs programmes, aux dépenses refacturées et à la facturation contractuelle. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants à partir des taux, exclut les tâches non facturables et prend en charge les paramètres client, la personnalisation des factures et l'export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de remboursement de subvention doit inclure le nom de l'ONG, les coordonnées du payeur, le numéro de facture, la date de facture, l'identifiant de l'attribution ou du contrat, la période de service, les catégories de coûts, les postes, les conditions de paiement et les détails de versement. Pour les subventions fédérales américaines, gardez la facture liée à des dossiers montrant que les coûts étaient nécessaires, raisonnables, imputables, conformes aux limites de la subvention et suffisamment documentés.
Utilisez des documents séparés lorsque la justification fiscale compte. Une contribution caritative américaine de 250 $ ou plus nécessite un reçu écrit contemporain, et non une facture de vente standard. Un paiement supérieur à 75 $ qui combine une contribution avec des biens ou services nécessite également une divulgation écrite de contrepartie quid pro quo qui estime la valeur reçue.
La taxe sur les ventes dépend des règles de l'État et des règles locales, du nexus, de la taxabilité du produit ou du service et du lieu où la vente a lieu. Les États-Unis n'ont pas de régime national de TVA ou de GST sur les factures. Une exonération pour organisme à but non lucratif ne supprime pas automatiquement toutes les obligations de taxe sur les ventes ; la facture doit donc suivre les règles de l'État applicables à cette transaction.
Le retard le plus courant provient de lignes de facture qui ne correspondent pas à la subvention, au contrat, à la catégorie budgétaire ou aux dossiers justificatifs. Une demande de remboursement du temps du personnel doit relier la période de service, les dossiers de travail des employés, l'objectif de coût et le montant facturé. Un payeur peut traiter une demande comme irrégulière lorsque la documentation ne justifie pas la charge.
Les coûts indirects peuvent apparaître lorsque la subvention ou le contrat les autorise et que l'organisation applique le taux de manière cohérente. Pour les subventions fédérales américaines, les bénéficiaires et sous-bénéficiaires sans taux de coûts indirects actuel négocié au niveau fédéral peuvent choisir un taux de coûts indirects de minimis allant jusqu'à 15 % des coûts directs totaux modifiés jusqu'à ce qu'ils obtiennent un taux négocié.
Everhour Billing & Invoicing permet aux équipes de sélectionner le temps facturable et les dépenses facturables non encore facturés, de prévisualiser la ventilation et de générer des factures sans reconstruire manuellement les feuilles de temps. Il calcule les montants des factures à partir des taux et des dépenses facturables, exclut le travail non facturable et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Les rapports Everhour donnent aux administrateurs des colonnes pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture et les détails de projet associés. Les rapports peuvent être exportés en CSV, Excel/XLSX ou PDF, donnant aux équipes financières un fichier pratique à associer aux justificatifs de facture de subvention, de contrat ou de client.
Suivez le temps et les dépenses approuvés par programme, projet ou contrat, puis générez des factures à partir des mêmes dossiers. Everhour garde les détails de facturation connectés des journaux de travail à l'export comptable.
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