La facturation des ONG suit souvent des règles de subventions, de contrats ou de donateurs. Everhour prend en charge la facturation basée sur les taux à partir du travail suivi.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture d'ONG est utile lorsque vous devez facturer des services contractuels, un remboursement, des frais d'adhésion, des parrainages d'événements, des coûts de projet ou des revenus gagnés. L'accord détermine la structure. Une demande de remboursement liée à une subvention fédérale nécessite des identifiants de subvention, des catégories de coûts et des justificatifs pour les coûts réclamés. Un don de donateur de 250 $ ou plus relève d'une attestation de don caritatif, pas d'une facture commerciale standard.
Commencez par indiquer le payeur, le bénéficiaire, la date de facture, le numéro de facture, les conditions de paiement et la référence du projet ou de la subvention. Ajoutez des lignes qui correspondent au processus de vérification du payeur, comme le personnel, les déplacements, les fournitures, les coûts de sous-traitance, les coûts indirects ou les frais de service. Pour les subventions fédérales, les coûts imputés à la subvention doivent être nécessaires, raisonnables, attribuables, cohérents avec les limites de la subvention et les politiques comptables, et correctement documentés.
La facturation des subventions et des contrats commence par la base de paiement. Les subventions fédérales américaines peuvent utiliser des paiements anticipés, des remboursements ou des avances de fonds de roulement selon les systèmes du bénéficiaire, les conditions de la subvention et la faisabilité du remboursement. Les subventions fédérales à montant fixe peuvent être payées selon des jalons convenus, des prix unitaires ou l'achèvement, la base de paiement étant fixée à l'avance dans la subvention.
Les charges de personnel nécessitent un appui plus solide qu'un simple total récapitulatif. Les charges de salaires et de rémunérations imputées aux subventions fédérales américaines doivent être étayées par des dossiers qui reflètent précisément le travail effectué et répartissent la rémunération entre les activités ou les objectifs de coûts lorsque les employés travaillent sur plusieurs subventions ou activités. Pour les employés non exemptés, les dossiers doivent aussi indiquer le nombre total d'heures travaillées chaque jour.
Les ONG gèrent souvent de l'argent qui semble similaire dans un logiciel comptable mais exige des documents différents. Un paiement supérieur à 75 $ qui est en partie une contribution et en partie destiné à des biens ou services nécessite une déclaration écrite de contrepartie pour un organisme caritatif américain. La déclaration indique que le montant déductible est limité à l'excédent par rapport à la valeur reçue et fournit une estimation de bonne foi de cette valeur.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Les obligations relatives aux taxes de vente et d'utilisation découlent des règles des États et des collectivités locales, avec des taux, un nexus et une taxabilité des services qui varient selon la juridiction. Une organisation américaine exonérée d'impôt qui gagne 1 000 $ ou plus de revenu brut provenant d'un commerce ou d'une activité commerciale sans lien avec sa mission et exercé régulièrement doit déposer le formulaire 990-T pour les revenus d'activité non liée.
Une facture ponctuelle convient pour un parrainage d'événement unique, un renouvellement d'adhésion simple ou des frais de service fixes sans détail de temps. Elle doit tout de même indiquer le payeur, les informations de l'ONG, le numéro de facture, la date, les conditions de paiement, la description, le montant et toute référence de contrat, de subvention ou de bon de commande dont le payeur a besoin pour approuver la facture.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les employés répartissent leur temps entre plusieurs subventions, que les projets utilisent différents taux ou que les factures doivent transférer la main-d'œuvre facturable vers la comptabilité. Everhour sépare les coûts et les taux facturables, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, conserve l'historique daté des taux et tarifie le travail facturable par projet, membre ou tâche afin que la facturation des ONG puisse suivre l'accord sous-jacent.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'ONG doit inclure le nom et l'adresse de l'organisation, les informations du payeur, la date de facture, le numéro de facture, les conditions de paiement, les descriptions des lignes, les montants et les instructions de paiement. Ajoutez la référence de subvention, de contrat, d'adhésion, d'événement ou de bon de commande lorsque le payeur utilise cette référence pour l'approbation. Pour les contrats fédéraux américains, les règles de facture conforme du FAR définissent des champs spécifiques.
Une demande de remboursement de subvention fédérale doit suivre les conditions de paiement de la subvention et inclure les justificatifs de coûts liés à la période réclamée. L'agence fédérale ou l'entité intermédiaire doit payer dans les 30 jours calendaires suivant la réception de la demande de paiement, sauf si elle estime raisonnablement que la demande est incorrecte. Les coûts nécessitent toujours une documentation montrant qu'ils sont nécessaires, raisonnables, attribuables et autorisés.
Une ONG peut facturer des coûts indirects lorsque la subvention ou le contrat les autorise. Les bénéficiaires et sous-bénéficiaires sans taux de coûts indirects actuellement négocié au niveau fédéral peuvent choisir un taux de coûts indirects de minimis allant jusqu'à 15 % des coûts directs totaux modifiés, utilisé de manière cohérente pour les subventions fédérales jusqu'à l'obtention d'un taux négocié.
Une contribution caritative est généralement traitée avec une attestation de donateur plutôt qu'avec une facture ordinaire. Pour les contributions caritatives américaines de 250 $ ou plus, le donateur a besoin d'une attestation écrite contemporaine indiquant le nom de l'organisation, le montant en espèces ou la description du bien, ainsi qu'une déclaration précisant si des biens ou services ont été fournis.
Les bénéficiaires et sous-bénéficiaires doivent conserver les dossiers financiers des subventions fédérales, les documents justificatifs et les dossiers statistiques pendant trois ans à compter de la soumission du rapport financier final, trimestriel ou annuel. La période est prolongée lorsque des litiges, réclamations, audits non résolus ou avis écrits d'agence exigent une conservation plus longue.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables destinés aux clients, afin qu'une ONG puisse suivre séparément le coût de la main-d'œuvre et les montants facturables. Les équipes peuvent définir des valeurs par défaut par personne, remplacer les taux par projet, dater les changements de taux et tarifer le travail facturable par projet, membre ou tâche lorsque les subventions ou contrats de service utilisent des règles de facturation différentes.
Suivez le travail facturable des ONG par projet, membre ou tâche, puis tarifez-le avec le bon historique de taux. Everhour relie les taux, le temps et la facturation dans un seul workflow de facturation.
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