Les heures des ONG doivent appuyer les subventions, la paie et les dépenses fonctionnelles. Everhour garde le reporting du temps organisé par projet.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Vous êtes venu ici pour saisir les heures des ONG sous une forme pouvant appuyer le travail de programme, les charges de subvention, la contrepartie, la paie et le reporting au conseil. Un relevé utile indique la personne, la date, le projet ou la subvention, l'activité, l'objet de coût et la catégorie fonctionnelle. Cette structure aide à séparer les services de programme du travail de gestion/général et de collecte de fonds sans reconstruire la semaine de mémoire.
Pour les ONG imputant des salaires ou rémunérations à des subventions fédérales américaines, les coûts de personnel doivent reposer sur des relevés qui reflètent précisément le travail effectué, utilisent des contrôles internes et deviennent partie intégrante des documents officiels. Les pourcentages budgétaires seuls ne suffisent pas. Les estimations provisoires nécessitent une révision et un ajustement ultérieurs afin que les charges finales correspondent au travail réel, admissible et correctement réparti.
Les entrées de temps des ONG ont besoin de deux libellés utiles : la source de financement et la fonction. Un membre du personnel peut consacrer le lundi matin à un projet financé par le gouvernement fédéral, le lundi après-midi à un travail de programme non affecté, et le mardi à la collecte de fonds. Ces entrées doivent être affectées à différents objectifs de coût ou catégories fonctionnelles, car elles appuient différents rapports et demandes de financement.
Le reporting des organisations à but non lucratif américaines distingue couramment les dépenses en dépenses de services de programme, dépenses de gestion et générales, et dépenses de collecte de fonds. L'IRS Form 990 Part IX utilise ces colonnes fonctionnelles pour les organisations relevant des sections 501(c)(3) et 501(c)(4). Les états financiers des organisations à but non lucratif selon les U.S. GAAP, en vertu de FASB ASU 2016-14, exigent également une analyse des dépenses par classification naturelle et fonctionnelle, comme les salaires par grand service de programme et activité de soutien.
L'erreur courante des ONG consiste à traiter un budget de subvention comme le relevé de temps final. Les règles relatives aux attributions fédérales autorisent les estimations budgétaires pour la comptabilité provisoire uniquement lorsque le système approxime le travail réel, saisit rapidement les changements importants et ajuste les charges finales. Une répartition fixe de 60 % subvention et 40 % administration devient un justificatif faible lorsque la semaine réelle de l'employé change.
Un meilleur modèle hebdomadaire enregistre l'activité totale rémunérée, puis la répartit entre subventions, travail non fédéral, activités directes et indirectes, et activités non admissibles lorsque ces catégories s'appliquent. Pour les employés non exemptés dont les salaires ou rémunérations sont imputés à des attributions fédérales, les relevés doivent également indiquer le total des heures travaillées chaque jour, conformément aux règles de tenue des dossiers de la FLSA pour les travailleurs non exemptés couverts.
Une feuille de temps ponctuelle suffit pour un petit projet, une courte période de subvention ou un total hebdomadaire rapide avant la révision de la paie. Elle fonctionne lorsqu'une personne peut vérifier les entrées, que la répartition du financement est simple et que l'organisation n'a besoin que d'un export propre ou d'une sauvegarde interne pour la période.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le personnel répartit son temps entre plusieurs attributions, que les bénévoles comptent pour la contrepartie, que les responsables approuvent les entrées et que la finance a besoin de rapports récurrents. Everhour peut faire circuler le temps suivi vers des rapports personnalisables avec colonnes, regroupement, filtres, plages de dates et exports, afin que les équipes d'ONG conservent un relevé durable au lieu de reconstruire les totaux par subvention et fonction à la fin du mois.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une feuille de temps pratique pour ONG doit identifier la personne, la date, le projet ou la subvention, l'activité, l'objectif de coût et la catégorie fonctionnelle. Ajoutez le statut facturable ou remboursable lorsqu'il affecte le relevé de financement. Pour les salaires et rémunérations liés aux attributions fédérales américaines, le relevé doit refléter raisonnablement l'activité totale rémunérée et appuyer la répartition du travail entre les activités ou objectifs de coût applicables.
Les pourcentages budgétés peuvent appuyer la comptabilité provisoire uniquement lorsque le système approxime le travail réel, enregistre rapidement les changements importants et ajuste les charges finales. Les charges finales de personnel imputées aux attributions fédérales américaines nécessitent des relevés qui reflètent précisément le travail effectué et appuient l'allocation. Une répartition budgétaire qui ne change jamais une fois le travail effectué ne satisfait pas cet objectif de tenue des dossiers.
Les heures des bénévoles doivent être suivies lorsqu'une ONG veut utiliser des services bénévoles tiers admissibles comme partage des coûts ou contrepartie sur une attribution fédérale américaine. Les services doivent être essentiels et nécessaires au projet ou programme approuvé, et la valeur doit utiliser des taux comparables appropriés. Suivez le bénévole, la date, le service effectué, le projet et la base d'évaluation.
Pour les employés non exemptés dont les salaires ou rémunérations sont imputés à des attributions fédérales, les relevés doivent indiquer le total des heures travaillées chaque jour. Les employeurs couverts par la FLSA doivent également conserver les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les travailleurs non exemptés couverts. Les heures supplémentaires fédérales pour les employés non exemptés couverts s'appliquent après 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux régulier.
Les dossiers financiers et justificatifs des attributions fédérales sont généralement conservés pendant trois ans à compter de la soumission du rapport financier final. Des exceptions s'appliquent pour les litiges, réclamations, problèmes d'audit et règles de conservation spécifiques. Séparément, les règles de la FLSA exigent que les employeurs couverts conservent les dossiers de paie pendant au moins trois ans et les dossiers de base relatifs au temps et aux gains pendant au moins deux ans.
Everhour Reporting permet aux équipes d'ONG de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, filtres, regroupements, plages de dates et exports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Le temps enregistré peut être organisé par projet, membre, client, commentaires, temps facturable, coûts, statut de facture, métriques budgétaires et champs d'intégration pris en charge pour l'examen des subventions ou des fonctions.
Suivez le temps approuvé des ONG par projet, subvention et fonction, puis utilisez Everhour Reporting pour exporter les relevés dont la finance a besoin pour la révision de la paie, les rapports de financement et le contrôle budgétaire.
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