Le travail financé par des subventions exige des heures associées aux personnes, aux dates, aux projets et aux objectifs de coût. Everhour garde ces dossiers organisés.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Votre objectif est de transformer le travail des ONG en dossiers utilisables par un responsable financier, un chargé de subvention, un auditeur ou un réviseur de paie. Une entrée utile associe les heures à une personne, une date, un projet ou une subvention, une activité, un objectif de coût et une catégorie fonctionnelle. Cette structure soutient les demandes de remboursement, le partage des coûts, les contrôles budgétaires et le reporting au niveau du conseil, sans demander au personnel de reconstruire un mois à partir de calendriers et de souvenirs.
Pour une ONG américaine bénéficiant de financements fédéraux, les charges de personnel doivent disposer de dossiers qui reflètent précisément le travail effectué, s'inscrivent dans les contrôles internes de l'organisation et deviennent partie intégrante des dossiers officiels. Le personnel qui répartit son temps entre des financements, du travail non fédéral, des activités directes, des activités indirectes ou des activités non admissibles a besoin d'entrées qui montrent la distribution. Les employés couverts non exemptés doivent également avoir les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail pour la tenue des dossiers FLSA.
Commencez chaque entrée par la personne, la date, le total d'heures, le projet ou la subvention, la tâche ou l'activité, l'objectif de coût et la catégorie fonctionnelle. Ajoutez des notes uniquement lorsqu'elles expliquent suffisamment le travail pour la revue, comme l'accueil de clients, la préparation d'un atelier communautaire, le reporting de subvention, l'administration financière ou la prospection de donateurs. Pour les employés couverts soumis aux dispositions FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les dossiers doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Une journée claire d'ONG peut comporter plusieurs lignes. Le 5 mars 2026, un coordinateur de programme enregistre 4,5 heures sur une subvention fédérale de sensibilisation au titre du travail direct de programme, 2 heures sur le support administratif partagé au titre de la gestion/général, et 1,5 heure sur la planification d'un événement donateur au titre de la collecte de fonds. La journée complète de 8 heures reste visible, et chaque ligne a un objectif qui correspond à l'usage pour la paie, la subvention ou les états financiers.
Les pourcentages budgétaires sont utiles pour la planification, mais ils ne constituent pas à eux seuls un justificatif final des charges salariales d'un financement fédéral. Les estimations intermédiaires nécessitent un système qui approche le travail réel, capture rapidement les changements significatifs et ajuste les charges finales afin qu'elles soient exactes, admissibles et correctement réparties. Un membre du personnel budgété à 50 % sur un financement et 50 % sur un autre a tout de même besoin de dossiers qui reflètent le travail réellement effectué.
Les coûts de personnel partagé exigent la même discipline. Les salaires ou traitements utilisés comme partage de coûts ou contrepartie doivent être justifiés de la même manière que le travail remboursé. Les services bénévoles de tiers peuvent compter comme partage de coûts ou contrepartie fédérale uniquement lorsque les services font partie intégrante d'un projet ou programme approuvé et sont nécessaires à celui-ci, et lorsqu'ils sont valorisés à des taux comparables appropriés. Gardez séparés le temps du personnel payé, la contrepartie bénévole, le travail non admissible et l'activité indirecte.
Un relevé gratuit ponctuel suffit pour la clôture d'une petite subvention, un récapitulatif hebdomadaire de bénévoles ou une vérification rapide de paie. Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le personnel travaille sur plusieurs financements, que les financeurs demandent des justificatifs, que les superviseurs approuvent les feuilles de temps ou que la finance a besoin de l'état budgétaire avant la fin du mois. L'objectif passe de la collecte de totaux au maintien d'un système de référence qui montre qui a travaillé, où le temps est allé et pourquoi il était imputable.
Everhour Project Budgeting s'inscrit dans ce flux de travail plus long en reliant les heures de subvention suivies à des budgets basés sur les heures ou sur l'argent, à des périodes budgétaires récurrentes et à des alertes par e-mail selon des seuils. La protection budgétaire peut arrêter l'enregistrement supplémentaire après le dépassement d'un budget, tandis que les contrôles d'inclusion des dépenses et les budgets au niveau client aident les équipes financières à surveiller toute une relation financeur au lieu de vérifier un projet à la fois.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une entrée complète inclut le travailleur, la date, les heures travaillées, le projet ou la subvention, l'activité ou l'objectif de coût, et la catégorie fonctionnelle telle que programme, gestion/général ou collecte de fonds. Les employés couverts soumis aux dispositions FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires ont aussi besoin de dossiers montrant les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Les estimations budgétaires peuvent soutenir la comptabilisation intermédiaire uniquement dans des conditions strictes. Le système doit approcher le travail réel, enregistrer rapidement les changements significatifs, puis examiner et ajuster les charges finales afin que les montants soient exacts, admissibles et correctement répartis. Le justificatif final nécessite des dossiers qui reflètent précisément le travail effectué, pas seulement le budget de paie initial.
Utilisez les champs d'activité et de catégorie fonctionnelle pour séparer le travail de service de programme, le travail de gestion/général et le travail de collecte de fonds. L'IRS Form 990 Part IX utilise ces catégories de dépenses fonctionnelles pour les organisations section 501(c)(3) et 501(c)(4), et les états financiers non lucratifs U.S. GAAP selon FASB ASU 2016-14 exigent une analyse des dépenses par classification naturelle et fonctionnelle.
La contrepartie bénévole nécessite suffisamment de détails pour montrer le service, la date, les heures, le programme et la base de valorisation. Les services bénévoles de tiers, y compris le travail professionnel, technique, de consultant, qualifié et non qualifié, peuvent compter dans le partage de coûts ou la contrepartie fédérale lorsqu'ils font partie intégrante d'un projet ou programme approuvé et sont nécessaires à celui-ci, et lorsqu'ils sont valorisés à des taux comparables appropriés.
Les dossiers financiers et justificatifs de financements fédéraux sont généralement conservés pendant trois ans à compter de la soumission du rapport financier final, avec des exceptions pour les litiges, réclamations, questions d'audit et règles de conservation spécifiques. Selon les règles FLSA, les employeurs doivent conserver les dossiers de paie pendant au moins trois ans et les dossiers de base relatifs au temps et aux revenus pendant au moins deux ans.
Everhour Project Budgeting permet aux ONG de définir des budgets basés sur les heures ou sur l'argent pour les projets de subvention, d'utiliser des périodes budgétaires récurrentes pour les financements continus et d'envoyer des alertes par e-mail à 75 %, 90 %, 100 % ou à des seuils personnalisés. La protection budgétaire peut arrêter les minuteurs et empêcher tout enregistrement supplémentaire après le dépassement d'un budget.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports avec colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et mise en forme conditionnelle. Les rapports enregistrés peuvent être exportés en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour le travail sur tableur, les justificatifs destinés aux financeurs ou les dossiers du conseil.
Everhour Project Budgeting relie les heures suivies aux budgets en temps et en argent, aux périodes récurrentes, aux alertes de seuil et à la protection budgétaire, offrant aux ONG une manière plus claire de gérer les limites de subvention avant les échéances de reporting.
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