Everhour gère les approbations de temps et les politiques d'équipe, tandis que les feuilles de temps des ONG gardent les dossiers de subventions, de paie et de dépenses fonctionnelles organisés.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les équipes d'ONG suivent le temps pour montrer qui a travaillé, la date travaillée, le projet ou la subvention imputé, et l'activité réalisée. Une feuille de temps utile sépare le travail direct de programme du temps de gestion, général et de collecte de fonds, car la Partie IX du Form 990 utilise ces catégories de dépenses fonctionnelles pour les organisations relevant des sections 501(c)(3) et 501(c)(4). Cette même structure prend aussi en charge l'analyse des dépenses selon les U.S. GAAP par classification naturelle et fonctionnelle.
Le travail lié aux financements fédéraux exige une discipline supplémentaire. Les coûts de personnel imputés aux financements fédéraux des États-Unis selon 2 CFR 200.430 doivent s'appuyer sur des dossiers qui reflètent fidèlement le travail effectué, sont soutenus par des contrôles internes et sont intégrés aux registres officiels. Les pourcentages budgétés seuls ne constituent pas un justificatif final. Le système doit approximer le travail réel, capturer les changements significatifs et ajuster les charges finales au bon financement, à la bonne activité ou au bon objectif de coût.
Une feuille de temps d'ONG pratique utilise la personne, la date, le total des heures, le projet ou la subvention, l'activité, l'objectif de coût et la catégorie fonctionnelle. Un responsable de programme peut enregistrer 3 heures sur une subvention de services à la jeunesse pour la prestation directe du programme, 1,5 heure sur la même subvention pour le reporting, et 2 heures en gestion et général pour la planification du personnel. Les libellés doivent correspondre au plan comptable de l'organisation et à la structure budgétaire de la subvention.
Les dossiers de personnel liés aux financements fédéraux doivent refléter raisonnablement l'activité totale rémunérée de l'employé lorsque le travail couvre plusieurs financements, du travail non fédéral, des activités directes et indirectes, ou des activités non admissibles. Cela signifie qu'une feuille de temps doit montrer toute la journée ou toute la semaine, pas seulement la partie financée par la subvention. Pour les employés non exemptés couverts, les dossiers doivent aussi inclure les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail selon la base FLSA.
L'erreur courante consiste à copier les pourcentages budgétaires dans chaque période de paie après que le travail réel a changé. Une allocation de 60 % à une subvention et de 40 % sans restriction peut être valide pour la comptabilité intermédiaire uniquement lorsque le système suit le travail réel de façon suffisamment précise et corrige les charges finales. Si un employé passe une semaine sur le reporting aux donateurs, un nouvel objectif de coût ou une activité non admissible, le dossier final doit refléter ce changement.
Le temps de contrepartie exige le même niveau de justificatif que la main-d'œuvre remboursée. Les salaires et traitements des employés utilisés comme partage de coûts ou contrepartie sur des financements fédéraux doivent être documentés de la même manière que les salaires et traitements demandés en remboursement. Les services bénévoles de tiers peuvent compter comme contrepartie lorsque les services font partie intégrante du projet ou programme approuvé et sont nécessaires à celui-ci, et sont valorisés à des taux comparables appropriés.
Une feuille de temps ponctuelle fonctionne pour une petite ONG qui a besoin d'un relevé hebdomadaire pour une subvention, un groupe d'employés ou une simple revue de paie. Elle suffit lorsqu'un manager peut vérifier les entrées, que la méthode d'allocation est claire et que le dossier est enregistré avec le fichier de financement ou de paie pertinent. Les dossiers financiers et justificatifs liés aux financements fédéraux sont généralement conservés pendant trois ans à compter du rapport financier final.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le personnel répartit chaque semaine son temps entre subventions, travail sans restriction, collecte de fonds et administration. Les managers d'ONG ont besoin d'approbations, de périodes verrouillées, d'affectations de projets et de corrections sans reconstruire les dossiers à la main. Everhour convient à ce workflow plus long en donnant aux équipes des politiques de temps, des étapes d'approbation, des rôles, des groupes d'équipe et des paramètres de capacité qui gardent les feuilles de temps vérifiables avant la paie, la facturation ou le reporting de subvention.
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Une feuille de temps d'ONG doit inclure le travailleur, la date, le total des heures, le projet ou la subvention, l'activité, l'objectif de coût et la catégorie fonctionnelle. Le travail lié aux financements fédéraux exige aussi des dossiers qui reflètent fidèlement le travail effectué et soutiennent la répartition des salaires lorsque le temps couvre plusieurs financements, du travail non fédéral, du travail direct et indirect, ou des activités non admissibles.
Les estimations budgétaires peuvent soutenir la comptabilité intermédiaire uniquement lorsque le système approxime raisonnablement le travail réel, enregistre rapidement les changements significatifs, et examine puis ajuste les charges finales. Les pourcentages budgétaires seuls sont insuffisants comme justificatif final pour les coûts de personnel imputés aux financements fédéraux des États-Unis selon 2 CFR 200.430.
Les employeurs couverts doivent conserver des dossiers exacts pour les travailleurs non exemptés selon la base FLSA, y compris les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Lorsque les salaires ou traitements des employés non exemptés sont imputés à des financements fédéraux, 2 CFR 200.430 exige aussi des dossiers indiquant le nombre total d'heures travaillées chaque jour.
Le temps bénévole doit être documenté lorsque l'ONG l'utilise pour le partage de coûts ou la contrepartie fédérale. Les services bénévoles de tiers, y compris le travail professionnel, technique, de consultant, qualifié et non qualifié, peuvent compter lorsque les services font partie intégrante d'un projet ou programme approuvé et sont nécessaires à celui-ci, et sont valorisés à des taux comparables appropriés.
Le raccourci risqué consiste à enregistrer uniquement les heures financées par une subvention tout en ignorant l'activité totale rémunérée. Les dossiers de personnel liés aux financements fédéraux doivent soutenir la répartition complète du salaire ou des traitements lorsque le travail couvre des financements, du travail non fédéral, des activités directes et indirectes, ou des activités non admissibles. Un dossier partiel laisse les décisions d'allocation sans justificatif.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir des règles de verrouillage, de corriger le temps pour les membres de l'équipe, d'attribuer des rôles, de regrouper les équipes, de définir la capacité hebdomadaire, et d'approuver ou de rejeter le temps soumis. Cela donne aux managers d'ONG une étape de revue contrôlée avant d'utiliser les heures pour la paie, le reporting de subvention ou les contrôles budgétaires internes.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports configurables avec colonnes, regroupement, filtres, plages de dates et exports. Les équipes d'ONG peuvent télécharger des rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF lorsqu'elles ont besoin d'une revue dans un tableur, d'un justificatif pour un financeur ou de relevés de temps archivés.
Transférez le temps récurrent lié aux subventions et à la paie dans un workflow d'approbation géré. Everhour donne aux équipes d'ONG des rôles, des verrouillages, des paramètres de capacité et des approbations de feuilles de temps pour des dossiers de financement plus propres.
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