Everhour transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures, tandis que la facturation de projet aux États-Unis dépend toujours des règles fiscales des États et des conditions client.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une application de facturation de projet vous aide à transformer le travail approuvé en facture client sans reconstruire la mission à partir de notes dispersées. La facture finalisée doit identifier le vendeur et l'acheteur, utiliser un numéro de facture clair, indiquer les dates d'émission et d'échéance, lister le travail de projet, préciser les taux ou les forfaits, ajouter les dépenses approuvées, afficher la taxe le cas échéant, et fournir les instructions de paiement.
Pour les entreprises ordinaires du secteur privé aux États-Unis, il n'existe pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé. Les factures servent de pièces justificatives qui aident à démontrer les revenus d'entreprise, les dépenses et les recettes brutes. L'objectif pratique est un document que le client peut approuver, que votre comptable peut rapprocher, et que vos dossiers peuvent étayer plus tard.
La facturation de projet commence par le modèle de facturation. Un projet à prix fixe nécessite des noms de jalons, des montants convenus et des conditions de paiement. Un projet en régie nécessite des heures facturables, des taux, des dépenses facturables et suffisamment de détails pour que le client comprenne le montant facturé. Une facture d'acompte doit indiquer la période de facturation et toutes les règles de dépassement prévues par l'accord.
Gardez les factures distinctes des documents associés. Une estimation ou un devis fournit une offre de prix avant le travail. Une facture demande un paiement après la livraison du travail ou à un point de facturation prévu. Un reçu prouve le paiement reçu. Mélanger ces documents crée des retards d'approbation, car le client ne sait pas s'il doit approuver le travail, payer un solde ou classer une preuve de paiement.
Les factures de projet aux États-Unis ne suivent pas un régime national de facture de TVA ou de GST. Les règles de taxe sur les ventes et l'utilisation des États et des collectivités locales déterminent si une taxe s'applique, quel taux s'applique et où la vente est sourcée. Les taux varient selon l'État et la localité, et la taxabilité des services varie aussi selon l'État et le type de service.
N'ajoutez pas une ligne de taxe nationale forfaitaire à chaque facture de projet. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Les vendeurs à distance doivent également surveiller les règles de nexus des États. La loi du Dakota du Sud examinée dans Wayfair s'appliquait au-dessus de 100 000 $ de ventes ou de 200 transactions par an, mais d'autres États fixent leurs propres seuils.
Un outil gratuit de facture ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'une seule facture de projet, que les heures sont déjà approuvées, que la décision fiscale est claire et que le client n'exige pas d'export spécial. Il vous donne un document finalisé sans mettre en place un processus de facturation à long terme.
Un workflow géré est important lorsque le temps facturable, les dépenses, les taux de projet, les remises et le statut de facture doivent rester connectés. Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps et des dépenses non facturés, calculer les montants à partir des taux tout en excluant le travail non facturable, utiliser les valeurs par défaut du client pour les taxes, les remises et les conditions, et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de projet doit inclure les détails du vendeur et de l'acheteur, la date de facture, le numéro de facture, la date d'échéance, la description du projet, les lignes de facture, les quantités ou heures, les taux, le sous-total, la taxe le cas échéant, les remises, les dépenses, le total dû, les conditions de paiement et les coordonnées de règlement. Pour les factures du secteur privé aux États-Unis, le format exact relève principalement de la tenue des dossiers et du contrat, sauf si une règle spécifique du client, d'une agence ou du secteur s'applique.
Une facture de projet aux États-Unis nécessite la taxe sur les ventes uniquement lorsque les règles de l'État et des collectivités locales exigent que le vendeur la collecte pour cette vente. La réponse dépend du nexus, de l'emplacement du client, du produit ou service vendu, et du taux d'État et local applicable. Les États-Unis n'ont pas de règle nationale de facture de TVA ou de GST.
Utilisez des taux horaires lorsque le contrat facture le temps réellement passé et que le client attend une ventilation du temps. Utilisez des forfaits lorsque le contrat fixe le prix du résultat, du jalon ou de la période de facturation. Les factures en régie nécessitent les heures, les taux et les dépenses facturables. Les factures à prix fixe nécessitent les noms des jalons, les montants convenus et les dates d'échéance liées au contrat.
Le retard le plus courant vient de l'envoi d'une facture qui ne correspond pas au périmètre approuvé, à la période de facturation ou au processus d'achat. Un client peut rejeter une facture de projet lorsque le numéro de facture est manquant, que les heures ne sont pas liées aux tâches, que les dépenses manquent de détails, que la ligne de taxe n'est pas justifiée ou que les conditions de paiement diffèrent de l'accord.
Les factures de contrats fédéraux suivent les règles FAR pour une facture conforme. Les détails requis peuvent inclure le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références du contrat ou de la commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et étendus, les conditions de paiement, les détails du bénéficiaire, les coordonnées, et le TIN ou les données bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence l'exigent. La plupart des paiements de factures de contrats fédéraux utilisent une norme de délai de 30 jours après réception ou acceptation conforme.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures. Il calcule les montants de facture à partir des taux et des dépenses facturables, exclut les tâches non facturables, applique les valeurs par défaut du client pour les taxes, les remises et les conditions de paiement, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec les détails de statut synchronisés dans Everhour.
Everhour Reporting affiche le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture et les détails du projet dans des rapports configurables. Les administrateurs peuvent regrouper les données par projet, tâche, membre, client ou date, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour examen et dossiers de facturation.
Convertissez les heures approuvées, les taux, les dépenses et les conditions client en factures sans reconstruire le relevé de facturation. Everhour relie le travail de projet à la création de factures, aux exports comptables et à la visibilité du statut de facturation.
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