La facturation des recruteurs change selon le modèle d'engagement. Everhour garde les taux, le travail facturable et les factures connectés entre les clients et les rôles.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de recruteur transforme le travail d'embauche en demande de paiement prête pour le client. Pour le recrutement direct, la facture reflète généralement des honoraires de placement après que l'employeur et le candidat ont accepté l'emploi. Pour la recherche de cadres avec mandat, elle peut refléter un acompte initial, une étape ou des honoraires finaux. Pour le placement temporaire ou contractuel, elle peut refléter des frais de main-d'œuvre récurrents liés aux travailleurs fournis et à la période de facturation.
La facture doit identifier le client, le rôle, la référence du candidat ou de la mission, la date de facture, le numéro de facture, la base des honoraires, les conditions de paiement et les informations de règlement. Une ligne pratique peut indiquer : « Honoraires de placement en recrutement direct, Senior Account Executive, 25 % du salaire de première année. » Une facture de staffing peut plutôt lister les frais de main-d'œuvre hebdomadaires ou mensuels par travailleur, rôle, taux et période approuvée.
Les cabinets de recrutement proposent couramment du staffing temporaire, du staffing contractuel, du placement permanent, de l'externalisation, de l'outplacement et du conseil RH. Chaque service produit une forme de facture différente. Les factures de placement permanent portent généralement sur une embauche réussie. Les factures de recherche de cadres suivent le mandat écrit, l'étape ou le calendrier d'achèvement. Les factures de staffing nécessitent des détails récurrents sur la main-d'œuvre, car l'agence peut rester l'employeur du travailleur tandis que le client paie l'agence.
Les commissions des recruteurs en recrutement direct sont couramment de 20 % à 30 % du salaire de première année, tandis que les honoraires de recherche de cadres dirigeants sont couramment décrits comme 25 % à 35 % du salaire annuel initial. Ces fourchettes sont des conventions, pas un substitut à l'accord signé. La facture doit refléter le libellé du contrat concernant le périmètre, le calendrier, les honoraires, l'échéancier de paiement, les livrables, les garanties, les clauses d'exclusion, les conflits et la gestion des données lorsque ces conditions affectent la facturation.
Aux États-Unis, les factures du secteur privé ne suivent pas un format fédéral prescrit. Pour les registres fiscaux fédéraux, les entreprises peuvent utiliser tout système de tenue de registres adapté à l'entreprise s'il montre clairement les revenus et les dépenses. Les factures servent de documents justificatifs pour les transactions commerciales et les recettes brutes ; des noms de clients, dates, services, montants et statuts de paiement clairs sont donc importants.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation de TVA ou de GST. Les règles de taxe sur les ventes et l'utilisation proviennent des juridictions étatiques et locales, et l'imposabilité des services varie selon l'État et le type de service. Un recruteur doit éviter d'ajouter une ligne de taxe nationale générique. La facture doit refléter la règle de taxe sur les ventes étatique ou locale applicable, le contrat et le lieu de vente ou de réception par le client lorsque la taxe s'applique.
Un outil de facturation gratuit suffit pour des honoraires de placement ponctuels, une seule étape de recherche avec mandat ou une petite facture de staffing avec des données sources propres. Vous saisissez le client, le rôle, la ligne d'honoraires, les conditions de paiement et toutes les dépenses remboursables, puis vous envoyez ou téléchargez la facture finalisée. Cela fonctionne lorsque le contrat est simple et que l'événement de facturation est déjà approuvé.
Un flux de travail géré convient au staffing récurrent, aux recherches menées par plusieurs recruteurs, aux rôles partagés, aux taux changeants et aux clients qui exigent des détails justificatifs. Everhour sépare les coûts et les taux facturables, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, conserve l'historique daté des taux et valorise le travail facturable par projet, membre ou tâche. Cette structure aide les équipes de recrutement à transformer le temps facturable approuvé en factures sans reconstruire manuellement l'historique des honoraires.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de recruteur doit inclure le nom du cabinet de recrutement, les informations du client, le numéro de facture, la date de facture, la référence du rôle ou de la mission, la description du service, la base des honoraires, le montant dû, les conditions de paiement et les informations de règlement. Pour le travail de placement, incluez la référence du candidat ou du rôle autorisée par l'accord. Pour le travail de staffing, incluez la période de facturation, les détails du travailleur ou du rôle, les heures approuvées, le taux et les dépenses remboursables le cas échéant.
Les factures de recruteurs en recrutement direct sont généralement liées à une embauche réussie, ce qui signifie que l'employeur et le candidat acceptent l'emploi. Le moment de la facturation provient toutefois de l'accord d'engagement. Certains accords permettent la facturation à l'acceptation de l'offre, à la date de début ou après une période de garantie. La facture la plus sûre suit le déclencheur écrit, les détails du rôle, le pourcentage des honoraires et l'échéancier de paiement du contrat.
Les factures de recherche avec mandat suivent généralement un échéancier de paiement écrit, comme un acompte initial, un paiement d'étape et un paiement final. Les factures de recrutement au succès suivent généralement une embauche réussie. Les engagements de recherche de cadres doivent documenter le périmètre, le calendrier, les honoraires, les livrables, les garanties, les règles d'exclusion, les conflits et la gestion des données, car ces conditions affectent à la fois le calendrier de facturation et l'approbation du client.
Aux États-Unis, les factures de recruteurs doivent suivre les règles étatiques et locales de taxe sur les ventes et l'utilisation, car il n'existe pas de régime national de facturation de TVA ou de GST. L'imposabilité des services varie selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services imposables.
Le litige le plus courant vient d'une facture qui ne correspond pas au modèle d'engagement. Des honoraires de placement en recrutement direct facturés avant le déclencheur du contrat, une étape de recherche avec mandat sans le livrable convenu ou une facture de staffing sans détail de main-d'œuvre approuvé donnent au client une raison de suspendre le paiement. La facture doit remonter jusqu'à la base d'honoraires signée et au registre d'approbation.
Everhour sépare les coûts et les taux facturables, prend en charge les taux par défaut par personne et permet des remplacements par projet lorsqu'une mission de recrutement utilise une tarification différente. L'historique daté des taux garde les anciens rapports liés au taux en vigueur à ce moment-là, tandis que le travail facturable peut être valorisé par projet, membre ou tâche.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Les équipes de recrutement peuvent sélectionner le temps non facturé, prévisualiser la ventilation, regrouper les lignes de facture par projet, tâche, personne ou date, et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons.
Suivez le temps des recruteurs, les taux et le travail facturable par client ou mission. Everhour connecte les heures approuvées aux registres de facturation prêts pour la facture, avec des taux datés et une tarification au niveau du projet.
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