Everhour transforme le temps, les tarifs et les rapports de staffing en dossiers prêts pour la facturation pour les agences qui gèrent des missions horaires et des placements.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les agences de staffing facturent plusieurs types de travail. Une mission temporaire en entrepôt nécessite généralement les noms des travailleurs, les dates, les heures normales, les heures supplémentaires, les tarifs par rôle et une référence de feuille de temps approuvée. Une facture de placement permanent nécessite généralement le nom du candidat, le rôle placé, la base d'honoraires convenue, la date de début et les conditions de paiement. Les factures de conseil RH et d'externalisation utilisent couramment des lignes de projet, de jalon ou de service récurrent au lieu d'un détail de main-d'œuvre au niveau du poste.
L'American Staffing Association identifie le staffing temporaire et contractuel, le recrutement et le placement permanent, l'externalisation et l'outplacement, ainsi que le conseil RH comme les principaux services de staffing aux États-Unis. Cette combinaison compte, car un format de facture unique convient rarement à chaque client. Utilisez un logiciel de facturation pour créer des dossiers de facturation cohérents, puis ajustez les lignes afin que chaque facture reflète la catégorie de contrat, le parcours d'approbation et le déclencheur de facturation de cette mission.
Les factures de staffing horaire nécessitent suffisamment de détails pour que le client puisse rapprocher les frais du travail approuvé. Une ligne pratique peut indiquer : « Conducteur de chariot élévateur, semaine du 9 mars 2026, 40 heures normales à 32,00 $, 6 heures supplémentaires à 48,00 $. » La facture doit également afficher le travailleur ou l'ID de mission lorsque le client en utilise un, le lieu de travail, le bon de commande, le département et le nom ou l'enregistrement système lié à l'approbation.
Pour les employés non exemptés couverts, la FLSA exige le paiement des heures supplémentaires au-delà de 40 heures sur une semaine de travail à un taux au moins égal à une fois et demie le taux normal de l'employé. Des normes d'État applicables plus élevées prévalent lorsque les lois étatiques et fédérales sur les heures supplémentaires s'appliquent toutes deux. Les majorations de week-end, de nuit et de double taux sont fondées sur l'accord au titre de la FLSA, sauf si une autre loi applicable ou un contrat les exige ; étiquetez donc ces frais conformément à l'accord client applicable.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et les factures du secteur privé ne suivent pas un formulaire fédéral prescrit unique. Pour les entreprises ordinaires, le contenu des factures relève principalement de la tenue des dossiers et du contrat. L'IRS Publication 583 considère les factures comme des documents justificatifs qui aident à démontrer les transactions commerciales, les recettes brutes et les sources de revenus ; la facture doit donc conserver les faits commerciaux qui justifient les frais.
La taxe sur les ventes et l'usage dépend des règles de l'État et locales, du nexus, du lieu de vente et du caractère taxable du service spécifique. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Utilisez un permis de vendeur d'État ou un compte de taxe sur les ventes lorsque cela est requis, et non un numéro de TVA ou de GST américain inexistant.
Une facture gratuite suffit pour des honoraires de placement uniques, un petit projet de conseil ou une facture client occasionnelle que vous pouvez étayer avec un enregistrement d'approbation séparé. Elle ne suffit plus lorsque les recruteurs, les account managers, la paie et l'équipe de facturation ont besoin de la même source de vérité pour les heures normales, les heures supplémentaires, le travail non facturable, les tarifs client et le temps non facturé sur plusieurs missions.
Everhour s'intègre à ce flux de travail géré en transformant le temps facturable suivi et les dépenses en factures, tandis que les rapports gardent les heures, les coûts, le statut des factures et les données de projet visibles. Les agences de staffing peuvent utiliser des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, regroupements, filtres, exports et envoi planifié par e-mail pour examiner le travail facturable avant qu'il ne devienne une facture client. Ce contrôle compte lorsque les feuilles de temps, le support de paie et la facturation client doivent s'aligner.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Séparez les heures normales, les heures supplémentaires, les frais de placement, les dépenses refacturées et les services de conseil ou d'externalisation. Les missions horaires nécessitent des quantités séparées lorsque les tarifs diffèrent selon le travailleur, le rôle, la prime de poste, le lieu ou le département client. Les factures de placement permanent doivent rester séparées des factures de staffing temporaire, car le déclencheur de facturation, la base d'honoraires et les détails justificatifs sont différents.
Les factures de staffing horaire aux États-Unis nécessitent couramment des quantités distinctes d'heures normales et d'heures supplémentaires pour les missions applicables. Pour les employés non exemptés couverts, la FLSA exige le paiement des heures supplémentaires au-delà de 40 heures sur une semaine de travail à un taux au moins égal à une fois et demie le taux normal de l'employé. Des normes d'État applicables plus élevées prévalent lorsqu'elles s'appliquent, et l'accord client doit expliquer comment ces heures sont facturées.
La FLSA n'exige pas de rémunération supplémentaire pour le travail de week-end ou de nuit et ne prévoit aucune obligation de double taux. Les agences de staffing doivent ajouter des lignes de prime de week-end, de nuit, de jour férié ou de double taux uniquement lorsque l'accord client applicable, la politique ou la loi applicable l'exige. Étiquetez clairement chaque prime afin que le client puisse rattacher les frais à la clause contractuelle.
Les factures de staffing aux États-Unis n'ont pas besoin d'un numéro national de TVA ou de GST, car les États-Unis n'ont pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'une immatriculation à la taxe sur les ventes au niveau de l'État lorsque cela est requis. Le traitement de la taxe sur les ventes et l'usage dépend des règles de l'État et locales, du nexus, de la taxabilité du service et du lieu de vente.
Les détails d'approbation manquants ralentissent le plus souvent le paiement, car le client ne peut pas rapprocher la facture de la mission convenue. Incluez la période de facturation, l'identifiant du travailleur ou de la mission, les heures approuvées, les quantités d'heures normales et supplémentaires, le type de tarif, le bon de commande, le département client et les conditions de paiement de l'accord. Pour les travaux sous contrat fédéral, les règles FAR relatives aux factures conformes ajoutent des champs spécifiques requis.
Everhour Reporting permet aux agences de staffing de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, regroupements, filtres, plages de dates, statut des factures, temps facturable, coûts de main-d'œuvre et exports. Les équipes peuvent planifier des rapports récurrents par e-mail afin que le personnel de facturation examine les heures approuvées, les coûts et le travail non facturé avant l'envoi des factures aux clients.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures à partir des enregistrements non facturés. Il calcule les montants de facture à partir du temps facturable, des tarifs de projet ou de membre et des dépenses facturables, tout en excluant le travail non facturable, puis marque le temps facturé afin que les mêmes heures n'apparaissent pas sur une facture ultérieure.
Examinez les heures de staffing, les tarifs et le statut des factures avant de facturer les clients. Les rapports Everhour donnent aux agences le niveau de détail nécessaire pour facturer le travail approuvé avec moins de litiges de facturation.
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