Le travail d'agence passe rapidement d'une tâche client à l'autre. Everhour maintient le suivi du temps, les budgets et les rapports liés au travail ClickUp.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les agences ont besoin d'un suivi du temps par tâche qui explique où la journée est passée : client, projet, tâche, personne, date, durée, caractère facturable et courte note. Un relevé utile relie la saisie à la tâche ClickUp qui a produit le travail, afin que les responsables de compte et les chefs de projet puissent contrôler les heures sans reconstituer l'histoire à partir de messages de chat ou de blocs de calendrier.
Le suivi au niveau des tâches sépare aussi le travail de production de la gestion de compte, des révisions, du contrôle qualité interne et des appels client. Un designer peut enregistrer 1,5 heure sur un élément de campagne, le marquer comme facturable et noter « révisions finales de la mise en page pour revue client ». Un stratège peut enregistrer une planification interne non facturable sur une tâche distincte, afin de garder propres les totaux client et l'analyse des coûts internes.
Un chronomètre en direct convient au travail concentré sur une tâche, car il enregistre la durée pendant que le travail a lieu. Les rédacteurs, designers, développeurs et acheteurs média doivent lancer le chronomètre sur la tâche ClickUp active, l'arrêter avant de changer de contexte et ajouter une note tant que les détails sont frais. Cela évite que de petits changements de tâche se fondent dans un bloc quotidien vague.
La saisie manuelle convient au travail capturé après coup, comme un appel client, une revue hors ligne ou une saisie chronométrée corrigée. La saisie doit toujours contenir les mêmes champs de contrôle : tâche, projet, personne, date, durée, marqueur facturable et note. Les équipes d'agence doivent éviter une saisie quotidienne unique « travail client », car elle masque quel livrable a consommé le budget.
Les contrôles du temps en agence fonctionnent mieux lorsque chaque saisie répond à deux questions : sur quel livrable client le temps a été passé, et si ce temps doit être facturé. Le marqueur facturable doit être défini au moment de la saisie chaque fois que possible, car une classification tardive oblige les managers à interpréter d'anciennes notes et à deviner si le travail doit figurer sur une facture.
Un bon contrôle hebdomadaire vérifie les notes manquantes, les saisies anormalement longues, les ajouts manuels en double après des saisies chronométrées et les heures enregistrées sur la mauvaise tâche. Les chefs de projet doivent comparer les totaux par tâche au périmètre tant que la semaine est encore en cours. Ce rythme de contrôle aide les agences à repérer la surprestation, les révisions non payées et la pression sur le budget avant la facturation de fin de mois.
Un processus gratuit au niveau des tâches suffit lorsqu'une personne a besoin d'un relevé rapide pour un petit travail client. Il fonctionne pour une preuve simple de l'effort, un contrôle hebdomadaire léger et une facture unique préparée à partir d'une courte liste de saisies. La limite apparaît lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps entre clients, contrats de retainer et travail facturable mixte.
Un processus encadré donne aux agences un relevé durable. Everhour ajoute des contrôles ClickUp intégrés pour les chronomètres et les saisies manuelles, puis fait passer le temps approuvé dans les rapports, les budgets, les taux, la revue de facturation et la transmission à la paie. Les administrateurs peuvent utiliser les approbations, les périodes verrouillées, les alertes budgétaires et les exports afin que le temps client survive au contrôle, à la facturation et aux questions ultérieures.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les agences doivent garder chaque saisie attachée à la tâche ClickUp qui a créé le travail, puis contrôler le temps par client, projet, personne et caractère facturable. Les clients partagés nécessitent des noms de tâches cohérents et de courtes notes, surtout lorsque plusieurs spécialistes travaillent sur le même livrable pendant une semaine.
Les saisies au niveau des tâches produisent une facturation et un contrôle du périmètre plus clairs que de larges catégories au niveau du client. Une catégorie client montre l'effort total, mais elle ne montre pas si le temps est allé aux révisions, aux réunions, à la production créative, au contrôle qualité ou à la coordination interne. Le détail par tâche donne aux managers une piste d'audit pratique.
La revue de facturation d'agence a besoin de la tâche, du projet, de la personne, de la date, de la durée, du caractère facturable et d'une note qui nomme le travail effectué. Une note comme « révisions de la maquette filaire de la page d'accueil après retour client » donne plus de contexte de facturation que « travail de design », surtout lorsque le client remet plus tard en question une ligne.
Le contrôle hebdomadaire garde le temps d'agence exact, car les personnes se souviennent encore du travail, du contexte client et de toute erreur de chronomètre. Le contrôle de fin de mois arrive trop tard pour des corrections propres lorsque plusieurs spécialistes ont travaillé sur le même projet client. Une vérification hebdomadaire doit couvrir les saisies manquantes, les marqueurs facturables, les notes et le temps en double.
Les saisies mixtes détériorent les rapports d'agence lorsqu'un bloc de temps couvre plusieurs clients ou des livrables sans rapport. Ce raccourci complique le contrôle du budget, l'analyse de rentabilité et la facturation client, car le manager ne peut pas attribuer le temps à la bonne tâche. Séparez le travail en saisies distinctes tant que les détails sont clairs.
Everhour Reporting transforme le temps au niveau des tâches en rapports d'agence personnalisables avec plus de 45 colonnes, regroupement, filtres, plages de dates, exports, envoi planifié par e-mail et tableaux de bord de rentabilité. Les équipes peuvent contrôler le temps par client, projet, tâche, personne, caractère facturable, coûts et statut de facture depuis une seule couche de reporting.
Everhour Timesheets prend en charge la soumission, l'approbation, le rejet, l'approbation partielle et le temps approuvé verrouillé. Les managers peuvent contrôler les heures de projet hebdomadaires avant la facturation ou la paie, demander des corrections lorsque les notes ou les totaux semblent incorrects, et protéger les saisies approuvées contre les modifications par les membres ordinaires.
Suivez les heures d'agence approuvées sur les tâches ClickUp, puis utilisez Everhour Reporting pour contrôler les clients, les projets, le travail facturable, les coûts et le statut de facture avec Everhour.
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