Everhour ajoute le suivi du temps facturable, les tarifs, les approbations et les relevés prêts pour la facturation au travail client géré dans ClickUp.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Organisez le travail client dans ClickUp en heures qui peuvent être examinées, tarifées et facturées. L'objectif pratique est un relevé défendable : nom de la tâche, personne, date, durée, caractère facturable, base tarifaire et description claire du travail effectué. Ce relevé donne au client assez de détails pour comprendre le montant facturé sans obliger votre équipe à reconstituer la semaine à partir de notes.
Le travail facturable et le travail non facturable comptent tous les deux. La livraison, la stratégie, la mise en œuvre et le support peuvent figurer sur une facture. Les réunions internes, la formation, les corrections ou l'activité commerciale peuvent rester non facturables tout en montrant le coût réel du service rendu au client. Garder les deux catégories visibles protège l'analyse de la marge et empêche les équipes de masquer l'effort simplement parce qu'il ne sera pas facturé.
Une configuration solide commence par la règle de facturation du projet. Le travail en régie nécessite généralement des tarifs associés au travail facturé. Le travail à prix fixe nécessite tout de même un suivi du temps, car l'équipe doit comparer l'effort au montant convenu. Les projets non facturables ont quand même besoin de relevés lorsque les managers veulent des rapports sur les coûts, l'utilisation et la capacité pour tous les comptes client.
L'erreur courante consiste à marquer tout comme facturable parce que le projet est destiné au client. Le travail lié au client comprend de la prestation facturable et des frais généraux non facturables. Un lancement de projet peut être facturable dans un contrat et non facturable dans un autre. Une tâche de reprise peut être exclue de la facture si l'équipe est à l'origine du problème. La règle de facturation doit rester proche de la tâche, pas dans une feuille de calcul recréée en fin de mois.
Les tarifs décident comment le temps suivi devient une somme due. Un tarif de projet fonctionne lorsque chaque heure approuvée a le même prix. Les tarifs par membre conviennent aux équipes qui facturent différemment les profils senior, intermédiaires et junior. Les tarifs par tâche conviennent aux lignes de services répétables, comme l'assurance qualité, le design, la mise en œuvre ou la gestion de compte, lorsque le client attend une tarification distincte par type de travail.
Une entrée de temps utile indique au responsable du contrôle de la facturation davantage que la durée. Par exemple, un relevé de 2,5 heures sur une tâche de migration doit inclure la personne assignée, la date de travail, le contexte de la tâche, le caractère facturable et une description assez précise pour le contrôle par le client. Une note vague comme « mises à jour » crée des frictions. Une note précise comme « mappage des champs de l'ancien système pour l'import client » facilite l'approbation et la facturation.
Un total ponctuel fonctionne lorsque vous avez besoin d'un total rapide pour une petite mission, une courte question client ou un rapprochement unique. Il ne suffit plus lorsque plusieurs personnes interviennent sur le même projet ClickUp, que les tarifs diffèrent selon la personne ou la tâche, ou que la période de facturation doit être contrôlée avant l'émission d'une facture. Les totaux manuels facilitent aussi la réutilisation de temps déjà facturé.
Everhour donne à ce processus un parcours encadré : les membres de l'équipe suivent le temps depuis les tâches ClickUp et soumettent les heures de projet et les heures de travail chaque semaine. Les managers approuvent, rejettent ou approuvent partiellement le temps soumis avant le contrôle de la facturation, et les administrateurs peuvent verrouiller les périodes terminées afin que les relevés approuvés ne continuent pas à changer avant la préparation des factures.
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Marquez le travail comme facturable lorsque l'accord client permet de facturer ce temps. La livraison, la mise en œuvre, le conseil et le support sont souvent concernés. L'administration interne, la formation, le travail commercial et les reprises correctives restent souvent non facturables, sauf indication contraire du contrat. Le marqueur facturable doit suivre la règle de facturation client, pas le simple fait que le travail appartient à un projet client.
Les heures non facturables doivent rester visibles dans les rapports de facturation internes, car elles expliquent la marge, la charge de travail des équipes et le coût du compte. Elles ne doivent pas apparaître comme des lignes de facture facturables. Cette séparation permet à un manager de voir l'effort complet derrière une relation client tout en n'envoyant au client que la partie facturable approuvée.
Utilisez un tarif de projet lorsque chaque heure est tarifée de la même façon. Utilisez des tarifs par membre lorsque le client paie des prix différents selon les personnes ou les rôles. Utilisez des tarifs par tâche lorsque le contrat tarife séparément les types de travail. La structure tarifaire choisie doit correspondre à l'accord signé, car le contrôle de la facturation doit valoriser le temps facturable avec le bon tarif, inclure les dépenses facturables lorsqu'elles doivent figurer sur la facture et exclure le travail non facturable.
Le litige le plus courant vient de relevés de temps vagues ou incohérents. Un client peut contester une ligne qui a une durée mais aucune description utile du travail, un marqueur facturable qui contredit le contrat ou un tarif qui a changé sans justification datée. Des relevés propres montrent qui a travaillé, quand le travail a eu lieu, à quelle tâche il a contribué et pourquoi il doit figurer sur la facture.
Contrôlez les heures facturables au moins chaque semaine lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même compte client. Le contrôle hebdomadaire détecte les entrées manquantes, le statut facturable incorrect et les descriptions peu claires pendant que le travail est encore frais. Le contrôle de fin de mois reste utile pour assembler la facture, mais il ne doit pas être le premier moment où un manager vérifie le relevé de facturation.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet et les heures de travail chaque semaine afin que les managers puissent contrôler le temps avant la facturation. Les membres de l'équipe soumettent le temps, les managers approuvent, rejettent ou approuvent partiellement les entrées soumises, et les administrateurs peuvent verrouiller les périodes terminées avant la finalisation du relevé de facturation.
Everhour prend en charge la configuration de projets facturables, les contrôles de non-facturation au niveau des tâches et les rapports avec le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cela permet aux administrateurs de contrôler séparément le travail facturable et l'effort interne avant la préparation des factures.
Suivez le travail ClickUp avec Everhour Timesheets, contrôlez les entrées soumises et verrouillez les périodes terminées afin que le temps facturable tarifé atteigne la facturation avec une piste d'approbation plus propre.
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