Everhour ajoute des contrôles de facturation au travail ClickUp afin que les équipes puissent passer en revue les heures facturables avant la facturation client.
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Un tableau de bord du temps facturable ClickUp sert à passer en revue le travail client avant tout mouvement d'argent. ClickUp fournit le contexte des tâches, et Everhour synchronise les dossiers, tâches, tags et champs personnalisés ClickUp dans sa couche de reporting. Le résultat utile est une vue claire des heures facturables, des heures non facturables, du montant facturable, du coût et du travail non facturé par client, projet, tâche ou personne.
Utilisez ce processus lorsque votre agence, votre équipe de conseil ou votre équipe de services réalise ses prestations dans ClickUp et facture les clients à partir du temps suivi. Le tableau de bord doit répondre rapidement à trois questions : quel travail est facturable, quelle configuration de taux s'applique et quelles entrées sont prêtes pour la sélection dans une facture. Une bonne revue garde aussi le travail non facturable visible, car les réunions internes, les corrections et le temps administratif expliquent la marge et la pression sur la dotation en personnel.
Le caractère facturable nécessite une règle cohérente avant que quiconque commence à enregistrer du temps. La livraison approuvée par le client, la mise en œuvre, la conception, le conseil, le développement et le support entrent généralement dans la colonne facturable lorsque le contrat l'autorise. La planification interne, le travail commercial, les reprises hors accord et l'administration générale restent généralement non facturables. Le tableau de bord doit garder les deux catégories visibles au lieu de masquer la partie interne.
Un relevé de temps défendable présenté au client inclut la tâche, la personne, la date, la plage horaire ou la durée, le caractère facturable, la description et les tags lorsque les tags expliquent le type de travail. Les descriptions courtes valent mieux que les libellés vagues. « Corrections QA de la page d'accueil après revue client » donne à la personne qui contrôle la facturation plus d'éléments que « mises à jour ». La même règle protège les entrées non facturables, car un temps interne vague rend les rapports de rentabilité plus difficiles à juger fiables.
Les taux transforment les heures en décision de facturation. Un tableau de bord doit prendre en charge la structure de taux prévue dans l'accord client, par exemple un taux de projet unique, des taux différents selon la personne ou des taux personnalisés par type de tâche. Une mauvaise configuration des taux entraîne des corrections de facture, surtout lorsque des profils seniors et juniors travaillent sur le même projet ClickUp ou lorsque certaines catégories de tâches portent un taux client fixe.
La revue des taux doit intervenir avant la génération de la facture, pas après que le client l'a reçue. La personne responsable de la facturation doit parcourir les heures facturables, confirmer que le travail non facturable sur les tâches est exclu du montant client et vérifier si des changements de taux datés relèvent de la période de facturation en cours. Une revue propre sépare le coût interne du taux facturable présenté au client afin que le chiffre d'affaires, le coût de main-d'œuvre et le profit restent distincts.
Un export ponctuel fonctionne lorsqu'une seule personne facture un petit projet une fois par mois et que le client accepte un simple récapitulatif du temps. La revue manuelle devient fragile lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que différents taux s'appliquent ou que le même client a, sur la même période de facturation, de la livraison facturable, du support non facturable et du travail de revue récurrent.
Everhour transforme ce total manuel en processus de revue structuré connecté aux tâches ClickUp. Les équipes peuvent soumettre le temps pour approbation, protéger les entrées approuvées contre les modifications courantes, corriger les entrées via les administrateurs et organiser les affectations aux projets pour la revue. Les responsables de la facturation peuvent ensuite sélectionner le temps et les dépenses non facturés, prévisualiser le détail de la facture et éviter de ressaisir les mêmes enregistrements de tâches dans une feuille de calcul séparée.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez des colonnes qui prennent en charge la revue de facture : client, projet, tâche, personne, date, description, temps facturable, temps non facturable, montant facturable, coût, statut de facture et montant non facturé. Ajoutez des tags ou des champs personnalisés seulement lorsqu'ils expliquent l'accord client, le type de travail ou l'exception de facturation. Un tableau de bord surchargé ralentit la revue lorsque chaque champ n'a pas d'objectif de facturation.
Gardez le temps facturable et non facturable dans la même revue de facturation, avec des totaux séparés. Le temps facturable détermine le montant de la facture. Le temps non facturable explique la marge, le support non payé, la coordination interne et le travail qui ne doit pas parvenir à la facture client. Masquer les entrées non facturables crée un brouillon de facture plus propre, mais affaiblit la revue de rentabilité.
Utilisez la configuration de taux qui correspond à l'accord signé. Un taux de projet convient au travail de service uniforme. Les taux par membre conviennent aux équipes avec différents niveaux de facturation. Les taux par tâche conviennent aux catégories de travail comme la stratégie, la conception, la mise en œuvre ou le support. Passez en revue la configuration avant la facturation afin que le montant facturé suive le contrat client.
Les descriptions de temps trop succinctes sont le moyen le plus rapide de déclencher un litige. Un client peut comprendre « revue d'erreur API et correction de la logique de nouvelle tentative » plus rapidement que « travail côté serveur ». Le tableau de bord doit faire apparaître les entrées vagues avant la facturation afin que la personne responsable de la facturation puisse demander des corrections pendant que le travail est récent et que la personne affectée se souvient encore de la tâche.
Les heures contrôlées doivent être protégées avant la facturation lorsqu'une équipe utilise les relevés de temps pour la facturation client. Verrouiller le temps soumis ou approuvé réduit les modifications tardives, les corrections en double et les changements accidentels après que la personne responsable de la facturation a passé la période en revue. Les corrections d'administrateur nécessitent tout de même une trace visible afin que les justificatifs de facture restent traçables.
Everhour Team Management prend en charge la revue de facturation avec le temps soumis, les approbations, les entrées rejetées, les corrections d'administrateur, les règles de verrouillage, les rôles, les affectations aux projets et les groupes d'équipe. Un manager peut approuver le temps avant que les rapports de facturation ne l'utilisent et garder les entrées approuvées protégées contre les modifications courantes des membres.
Everhour Billing & Invoicing utilise le temps facturable non facturé, les taux et les dépenses facturables pour générer des factures. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible, et le temps facturé est marqué afin qu'il ne réapparaisse pas dans un lot de factures ultérieur.
Connectez le travail sur les tâches ClickUp aux approbations Everhour, aux règles de verrouillage et à la revue de facturation afin que les factures client utilisent des relevés de temps contrôlés au lieu de feuilles de calcul reconstruites.
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