Everhour ajoute un contexte de planification et de facturation aux projets ClickUp afin que les heures d'agence deviennent des entrées prêtes pour le client.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez ce processus pour transformer le travail sur les tâches ClickUp en une entrée de facturation client. Chaque entrée doit inclure une tâche ou un projet, la personne qui a effectué le travail, le temps travaillé, la plage de dates, le caractère facturable et une courte description qui explique la valeur pour le client. Les agences ont aussi besoin du côté non facturable du registre, car la revue interne, l'intégration et la coordination de compte expliquent la marge sans gonfler la facture.
Pour une agence, l'objectif est un transfert net du travail de réalisation vers la revue de facturation. Les chefs de projet ont besoin des heures approuvées par projet et par personne. Le service financier a besoin de tarifs qui correspondent à l'accord. Les responsables de compte ont besoin d'assez de contexte de tâche pour répondre à une question client sans rouvrir chaque fil de travail. L'entrée finale doit séparer la livraison facturable du travail interne avant que quiconque ne crée la facture.
Commencez par les détails de travail déjà attachés aux entrées de temps : tâche, personne, durée, date et plage horaire, caractère facturable, description et tags. Reliez ensuite ces détails à la configuration de facturation de l'agence : tarif de projet, tarif de membre ou tarif de tâche personnalisé. Une entrée défendable relie ces éléments afin que le total de la facture remonte à des tâches nommées et à des personnes nommées.
La configuration des tarifs exige la même clarté que la configuration des tâches. Une agence en régie peut tarifer le travail selon un tarif de projet, un tarif de membre ou un tarif de tâche personnalisé. Les tarifs par personne conviennent à une tarification selon le niveau d'expérience, les tarifs de projet conviennent à un accord à tarif mixte, et les tarifs de tâche conviennent aux catégories de travail qui ont leur propre prix. La couche de facturation doit appliquer le bon tarif à chaque entrée revue avant la création de la facture.
Les factures d'agence échouent à la revue lorsque le caractère facturable devient une décision tardive dans une feuille de calcul. Marquez le travail de réalisation, les réunions client, la mise en œuvre et les révisions approuvées comme facturables selon le contrat. Marquez les standups internes, le support commercial, la formation, les reprises côté agence ou l'administration de compte comme non facturables lorsque l'agence absorbe ce temps. La séparation doit se faire pendant que le contexte du travail est encore frais, avant la revue de facturation de fin de mois.
Gardez le temps non facturable visible dans les rapports au lieu de le supprimer du dossier client. Les heures non facturables expliquent l'utilisation, les frictions de périmètre et la rentabilité, même lorsqu'elles restent en dehors du total de la facture. L'erreur courante consiste à masquer le temps interne pour rendre la facture plus simple. Cela supprime les preuves dont les dirigeants d'agence ont besoin lorsqu'un forfait récurrent est surconsommé ou qu'une marge de projet se réduit.
Un comptage ponctuel suffit lorsqu'une personne doit totaliser une courte période de facturation et que le client accepte un résumé simple. Un processus administré devient nécessaire lorsque plusieurs rôles de l'agence saisissent du temps sur les mêmes projets ClickUp, que les tarifs varient selon la personne ou le type de travail, que les approbations ont lieu avant la facturation et que le travail non facturable doit tout de même éclairer la marge.
Everhour donne à ce processus une entrée durable : chronomètres intégrés et saisies manuelles sur les tâches ClickUp, configuration de projets facturables, budgets, Timesheets et rapports qui transmettent les tarifs jusqu'à la facturation. Resource Planning ajoute des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les congés planifiés et les comparaisons entre temps prévu et temps réellement passé, afin que les responsables de compte puissent voir la pression sur la dotation en personnel avant que les heures revues ne deviennent des données de facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classez le temps avant la revue de facture, pendant que le manager se souvient encore du travail. Utilisez l'accord client comme règle : les tâches de livraison, les réunions approuvées par le client et les révisions convenues vont dans le temps facturable ; la coordination interne, le support commercial et les reprises côté agence restent non facturables lorsque l'agence absorbe ces heures. Gardez les deux catégories dans l'entrée afin que le chiffre d'affaires, la marge et les justificatifs client utilisent la même source.
Rattachez les tarifs au niveau qui correspond à l'accord client. Un tarif de projet convient au travail d'agence à tarif mixte. Les tarifs de membre conviennent à une tarification basée sur le niveau d'expérience. Les tarifs de tâche personnalisés conviennent aux catégories de travail définies. La base tarifaire doit accompagner l'entrée de temps revue, car le montant de la facture doit pouvoir remonter des heures de tâche au prix accepté par le client.
Gardez le temps non facturable qui affecte la marge, la dotation en personnel ou le contexte client : gestion de projet interne, coordination de compte, formation, révisions non facturées et travail hors accord de facturation. La visibilité ne rend pas ces heures facturables. Elle maintient l'exactitude du coût de livraison de l'agence et donne aux managers des preuves pour les revues de périmètre, les modifications de forfait récurrent et les futures estimations.
Les entrées prêtes à être facturées comportent une personne, une tâche, une date, une durée, un caractère facturable, une base tarifaire et un statut de revue. Le relecteur doit supprimer les doublons, corriger les descriptions vagues, confirmer les exclusions non facturables et clôturer la période de facturation avant la préparation de la facture. Une fois les heures transférées dans une facture, l'entrée doit empêcher que le même temps soit facturé à nouveau.
Les litiges client commencent souvent par des descriptions de temps vagues associées à un total unique. Une ligne qui indique seulement « travail sur le site web » oblige le client à remettre toute la facture en question. Une entrée défendable nomme la tâche ou le livrable, indique la personne, inclut la date et la durée, et utilise le caractère facturable et la base tarifaire convenus.
Everhour Resource Planning montre la charge de travail de l'agence sur des chronologies visuelles avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et le temps prévu comparé au temps réellement passé. Les managers peuvent comparer les affectations planifiées avec le travail suivi sur les tâches ClickUp avant que la pression de facturation ne se transforme en changements tardifs de dotation en personnel ou en perte de marge.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps et les dépenses facturables non facturés, de prévisualiser la ventilation et de générer une facture client. Il calcule les montants à partir des tarifs et des heures facturables, exclut le travail non facturable et marque le temps comme facturé afin que les mêmes heures facturables n'apparaissent pas dans une facture ultérieure.
Utilisez Everhour Resource Planning pour visualiser la capacité de l'agence par membre ou par projet, prendre en compte les congés planifiés et comparer le travail prévu avec le temps suivi pour une facturation client plus prévisible.
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