Les tâches ClickUp contiennent le contexte du travail, et Everhour prend en charge les feuilles de temps approuvées avant la revue de la facturation client.
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Utilisez cette page pour organiser le travail effectué sur les tâches ClickUp en relevés de temps prêts pour la facture. L'objectif est une liste défendable d'heures qui indique qui a effectué le travail, à quelle tâche le travail se rattache, la date et la plage horaire, la durée, le caractère facturable et une courte description. Ce relevé permet à un client de revoir le montant facturé sans devoir deviner ce qui s'est passé.
La distinction de facturation compte autant que le total. Le travail facturable devient une somme due. Le travail non facturable reste visible pour la revue interne, l'analyse de marge et les discussions sur le périmètre, mais il n'entre pas dans le montant de la facture. Conservez les deux catégories dans le relevé afin que la facture reflète le contrat, tandis que l'équipe voit toujours le coût réel de la prestation.
Un relevé de temps présenté au client nécessite une règle cohérente pour le travail facturable et non facturable. La mise en œuvre, la conception, le développement, le conseil, les révisions demandées par le client et le support approuvé relèvent généralement de la catégorie facturable lorsque l'accord le prévoit. Les réunions internes, les appels commerciaux, le nettoyage administratif, les reprises hors périmètre client et la formation restent généralement non facturables, sauf si le contrat indique le contraire.
L'erreur courante consiste à masquer le temps non facturable avant la revue. Cela donne une image plus nette qu'elle ne l'est de l'utilisation et de la rentabilité. Gardez les entrées non facturables rattachées au même projet, à la même tâche, à la même personne, à la même date et aux mêmes notes. Excluez-les ensuite de la facture tout en les gardant disponibles pour la revue par les responsables, les discussions budgétaires et les estimations futures.
Le temps à facturer nécessite des taux avant de devenir un montant dû. Un processus de facturation peut tarifer le travail selon un tarif de projet, un tarif par membre ou un tarif par tâche, selon la façon dont l'accord client est rédigé. Un consultant senior à 175 $ par heure et un coordinateur à 85 $ par heure nécessitent un traitement de taux distinct lorsque le contrat facture par personne.
Les règles de taux doivent être définies avant la clôture de la période de facturation. Une correction tardive des taux crée un risque de surfacturation et de sous-facturation, car les entrées ont déjà progressé dans la revue. Enregistrez avec le travail la base de taux applicable, puis contrôlez les heures facturables et les heures non facturables avant de transmettre les éléments à la facturation. Le relevé propre montre au client pourquoi chaque ligne doit figurer sur la facture.
Un outil gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'une liste ponctuelle de travail ClickUp facturable, d'un fichier justificatif de facture préparé rapidement ou d'un récapitulatif client pour un petit projet. Il fonctionne lorsqu'une seule personne contrôle le travail, que la structure de taux est simple et que la personne chargée de la revue de la facture accepte un relevé vérifié manuellement.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les taux varient, que les approbations comptent ou que la facturation se répète chaque semaine ou chaque mois. Everhour conserve les tâches ClickUp comme contexte de travail tandis que le temps suivi passe par l'approbation des feuilles de temps, la revue du temps facturable et la préparation de la facture sans ressaisir les heures approuvées dans un fichier de facturation séparé.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un justificatif prêt à être transmis au client doit indiquer la tâche, la personne, la durée, la date et la plage horaire, le caractère facturable, la description et les tags lorsque les tags clarifient le travail. La facture elle-même peut regrouper les lignes plus simplement, mais le justificatif doit contenir assez de détails pour répondre à une question du client sans reconstruire la feuille de temps.
Marquez le statut de facturation au niveau de l'entrée ou de la tâche, puis conservez les deux catégories dans le relevé du projet. Le temps facturable alimente le montant facturé au client. Le temps non facturable reste exclu du montant de la facture, mais demeure utile pour la revue de marge, les décisions de dotation en personnel et les conversations sur la dérive du périmètre.
Utilisez un taux de projet lorsque chaque heure porte le même prix. Utilisez des taux de membre lorsque les rôles ou l'ancienneté changent le montant dû. Utilisez des taux de tâche lorsque des types de travail spécifiques ont des prix contractuels. La structure de taux doit correspondre à l'accord signé, et non à la préférence interne de l'équipe.
Les descriptions vagues sont le moyen le plus rapide de créer un litige client. Une entrée intitulée seulement « travail » ou « mises à jour » ne donne à la personne chargée de la revue aucune base d'approbation. Une note utile nomme le livrable, le problème de support, la réunion, la révision ou la demande client liée à la tâche.
Le temps approuvé doit rester verrouillé une fois qu'il sert de support à la facturation. Les corrections doivent figurer dans un ajustement documenté, un avoir ou une nouvelle ligne de facture, selon le processus de facturation. Modifier l'enregistrement d'origine après coup affaiblit la piste d'approbation et rend plus difficiles les contrôles ultérieurs du statut de la facture.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires de projet et les heures travaillées afin que les responsables puissent revoir le temps avant la facturation. Les utilisateurs soumettent le temps à approbation, et les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement ou verrouiller les entrées avant que les heures approuvées ne passent dans les enregistrements de facturation présentés au client.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps facturable non facturé et les dépenses facturables non facturées, de prévisualiser le détail et de générer une facture. Les montants proviennent du temps facturable, des taux de projet ou de membre, et des dépenses facturables, tandis que le travail non facturable reste exclu du total de la facture.
Utilisez Everhour Timesheets pour revoir, approuver et verrouiller les heures de projet ClickUp avant qu'elles n'atteignent la facture client, en donnant à chaque cycle de facturation une piste d'approbation plus propre.
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