Everhour ajoute des chronomètres, des saisies manuelles, des budgets, des dépenses et des processus de facturation au travail d'agence géré dans ClickUp.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Le reporting d'agence se dégrade lorsque le travail sur les tâches devient de vagues totaux hebdomadaires. Suivez les heures sur la tâche ClickUp qui a produit le travail, avec la personne, la durée, la date ou la plage horaire, le caractère facturable, la description et les tags si nécessaire. Cet enregistrement donne aux responsables des comptes un chemin plus clair entre l'activité de la tâche et la revue de facturation.
Le suivi au niveau des tâches sépare aussi les différents types de travail d'agence. Un designer peut enregistrer le temps de révision sur la tâche de révision, un stratège peut enregistrer le temps de planification sur la tâche de lancement, et un développeur peut enregistrer le temps de mise en œuvre sur la tâche de production. Chaque saisie reste connectée à l'élément de travail qui l'explique.
Un chronomètre convient au travail concentré sur une tâche, car il capture la session de travail pendant que la personne est active sur la tâche. Utilisez-le pour les blocs de production, les réunions propres à une tâche, les passages de QA et les demandes client qui partent d'une tâche ClickUp. La description reste importante lorsque le titre de la tâche n'explique pas le travail effectué.
La saisie manuelle convient au nettoyage de fin de journée, aux courts blocs de travail et aux corrections après la fin du travail. Le risque est une reconstitution vague. Une saisie manuelle utile indique la durée réelle, la date ou la plage horaire, le caractère facturable et une description comme « deuxième série de retours client » ou « nettoyage interne de l'estimation » afin que la personne chargée de la revue comprenne la saisie.
Le suivi du temps d'agence perd de sa valeur lorsque la livraison facturable, le travail interne non facturable et les dépenses de projet partagent des libellés vagues. Utilisez le caractère facturable pour séparer le travail client de l'administration interne, des ventes, de la formation et du nettoyage des estimations. Cela rend la revue des factures plus propre et préserve l'image complète des coûts derrière le projet.
Les dépenses nécessitent la même discipline. Les pièces justificatives jointes, les quantités, les catégories et les décisions sur le caractère facturable doivent se trouver dans le même contexte de projet que le travail lié. Un bien acheté, un coût de déplacement ou des frais d'impression deviennent plus faciles à examiner lorsque l'enregistrement montre qui les a soumis, ce qu'ils soutiennent et s'ils doivent figurer sur la facture client.
Un processus simple au niveau des tâches suffit pour une petite agence qui a besoin de saisies ponctuelles avant une facture mensuelle. Il fonctionne lorsque l'équipe est petite, que le modèle de facturation est simple et qu'une seule personne peut examiner chaque saisie de temps avant d'envoyer les totaux à la comptabilité.
Un processus encadré devient nécessaire dès que plusieurs personnes enregistrent du temps sur des projets actifs. Everhour garde le temps rattaché aux tâches ClickUp grâce à des contrôles intégrés, puis prend en charge les validations, les périodes verrouillées, les rapports, les budgets, les taux, les dépenses et la transmission à la facturation. Cela donne aux responsables d'agence un enregistrement durable pour le contrôle de la paie, la facturation client et les contrôles des coûts de projet.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Les détails de temps les plus utiles sont la tâche, la personne, la durée, la date ou la plage horaire, le caractère facturable, la description et les tags. La description doit expliquer le travail lorsque le titre de la tâche est vague. Les tags aident à séparer les types de travail, comme les révisions, la QA, les réunions ou le nettoyage interne, lorsque les personnes chargées de la revue ont besoin d'une piste de facturation plus claire.
Les chronomètres fonctionnent le mieux pour le travail concentré qui commence depuis une tâche ClickUp. Les saisies manuelles fonctionnent le mieux pour les courtes interruptions, le nettoyage de fin de journée et les corrections après la fin du travail. Les agences doivent définir une méthode par défaut pour le travail normal sur les tâches, puis exiger des descriptions claires sur les saisies manuelles afin que les personnes chargées de la revue puissent repérer le temps reconstitué.
Le travail interne doit rester visible et être marqué selon la décision de facturation pour le projet ou la tâche. Le temps d'administration, de vente, de formation et de nettoyage des estimations affecte la capacité et la rentabilité même lorsqu'il ne doit pas apparaître sur une facture client. Retirer ce temps des rapports masque le coût réel de la livraison.
La plus grande erreur de reporting consiste à enregistrer du temps de manière trop générale sans assez de contexte de tâche. Un total comme « travail client, 6 heures » n'explique pas quel livrable a consommé le temps. Les saisies liées aux tâches rendent les discussions de périmètre, les contrôles d'estimation et la revue de facturation beaucoup plus faciles, car l'élément de travail porte la raison des heures.
Les agences doivent examiner les dépenses à côté du temps de projet qu'elles soutiennent. Un coût remboursable nécessite un reçu, une catégorie, un montant et une décision sur le caractère facturable. Cette structure permet au service financier de contrôler ensemble la main-d'œuvre et les coûts de projet au lieu de rapprocher les reçus des factures après la clôture du projet.
Everhour Expenses enregistre les coûts de projet à côté du temps, y compris les images ou PDF de reçus, les catégories basées sur des unités et les détails des dépenses facturables. Les agences peuvent examiner les dépenses par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et caractère facturable avant le remboursement ou la facturation client.
Everhour intègre des chronomètres et des contrôles de saisie manuelle du temps dans ClickUp via l'extension de navigateur. Les membres de l'équipe peuvent suivre le temps depuis la tâche sur laquelle ils travaillent, tandis que le temps enregistré est transféré dans Everhour pour les timesheets, les budgets, les rapports et la revue de facturation.
Suivez le temps des tâches ClickUp, joignez des reçus, examinez les dépenses facturables et envoyez des enregistrements de projet plus propres dans les processus de facturation avec Everhour Expenses.
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