Everhour transforme le temps facturable suivi en factures, tandis qu'un modèle rapide vous aide à préparer une facture ponctuelle propre.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Utilisez cette page lorsque vous devez préparer une facture rapidement sans transformer le document en projet comptable personnalisé. La facture terminée doit identifier le vendeur, l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, le travail ou les articles vendus, le montant dû et les conditions de paiement. La rapidité vient du fait de remplir une fois les bons champs, puis d'envoyer un document que le client peut approuver sans suivi.
Pour les entreprises ordinaires des États-Unis, aucun formulaire fédéral unique de facture du secteur privé ne régit la mise en page. L'IRS considère les factures comme des pièces justificatives pour les transactions commerciales et les recettes brutes, de sorte que la facture doit soutenir vos dossiers même lorsque le client n'a besoin que d'une demande de paiement. Le travail sous contrat fédéral est différent, car les règles FAR définissent les champs de facture appropriés et les délais de paiement pour les factures d'approvisionnement fédéral couvertes.
Commencez par l'en-tête : nom du vendeur, adresse du vendeur, nom de l'acheteur, adresse de l'acheteur, date de facture, date d'échéance et numéro de facture séquentiel. Ajoutez des lignes avec une description, une quantité, un taux et un montant de ligne. Terminez avec le sous-total, la remise si utilisée, la ligne de taxe le cas échéant, le total dû, les conditions de paiement, les détails de paiement et une courte note pour les références de bon de commande ou de projet.
Gardez le document distinct des formulaires voisins. Une facture demande le paiement de biens ou de services. Un reçu prouve le paiement reçu. Une estimation ou un devis donne une offre de prix avant le travail, un devis ayant généralement un poids commercial plus ferme qu'une estimation. Mélanger ces libellés ralentit le paiement, car le client doit déterminer si le document demande une approbation, un paiement ou un classement.
Rapide ne signifie pas sommaire. Un client a tout de même besoin d'assez d'informations pour faire correspondre la facture au travail, la faire circuler en interne et payer la bonne partie. Une ligne telle que « Travail de conception, 12 heures × 85 $, 1 020 $ » vaut mieux qu'un vague « Services, 1 020 $ », car elle explique les frais sans ajouter de pages inutiles. Une date d'échéance claire vaut aussi mieux qu'une formule vague telle que « payer bientôt ».
La taxe sur les ventes mérite une vérification séparée avant l'envoi de la facture. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et il n'existe pas de taux national unique de taxe sur les ventes. Les règles étatiques et locales régissent l'imposabilité, le nexus, le taux et le lieu de vente. Washington, par exemple, utilise une part étatique de 6,5 % plus une part locale basée sur l'endroit où le client reçoit les biens ou services.
Un modèle rapide suffit pour une facture unique, un petit projet à prix fixe ou un client qui n'a besoin que d'un PDF avec des informations de facturation de base. Il fonctionne le mieux lorsque le montant est déjà connu, que le traitement fiscal est déjà établi et que personne n'a besoin de rapprocher le temps facturable plus tard. Enregistrez la facture avec l'accord justificatif, la feuille de temps ou le dossier de livraison.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les factures dépendent du temps facturable suivi, des coûts de projet, de taux changeants, de dépenses, de remises ou d'étapes d'approbation. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps et les dépenses non facturés en factures client, calcule les montants à partir des taux, exclut les tâches non facturables et peut exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks tout en gardant le statut des factures visible dans Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture rapide complète nomme le vendeur et l'acheteur, affiche un numéro de facture, une date d'émission, une date d'échéance, des lignes, un sous-total, une ligne de taxe le cas échéant, le total dû, les conditions de paiement et les détails de paiement. Ajoutez un bon de commande, un nom de projet ou une référence de contact lorsque le client utilise ces détails pour approuver le paiement.
Une facture rapide ne doit omettre la taxe sur les ventes que lorsque la vente n'est pas taxable, que le vendeur n'est pas tenu de la collecter ou que la transaction sort des obligations déclarées du vendeur en matière de taxe sur les ventes. Les règles de taxe sur les ventes et l'utilisation aux États-Unis sont étatiques et locales, de sorte que le statut taxable dépend du nexus, du type de produit ou service, de l'emplacement de l'acheteur et de la juridiction applicable.
Un modèle de facture rapide crée une demande de paiement après la livraison de biens ou de services, ou lorsque le travail facturable est prêt à être facturé. Un reçu confirme le paiement reçu. Un devis ou une estimation donne à l'acheteur un prix avant le travail. Utilisez le bon libellé, car les clients classent, approuvent et paient chaque document différemment.
Les factures de contrats fédéraux nécessitent plus de structure qu'une facture ordinaire du secteur privé. FAR 32.905 liste les champs de facture appropriés tels que les détails du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et totaux, les conditions de paiement, les détails de versement et les données TIN ou bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
L'erreur la plus courante consiste à envoyer un total sans assez de détails pour l'approuver. Les numéros de facture manquants, les lignes peu claires, les conditions de paiement vagues et une ligne de taxe qui ne correspond pas à la vente obligent le client à poser des questions. Une facture rapide doit réduire le temps de vérification, pas transférer le travail à l'acheteur.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable non facturé et les dépenses non facturées en factures client. Il calcule les montants à partir des taux de projet ou de membre, exclut le travail non facturable, applique les valeurs par défaut du client telles que les taxes, les remises et les conditions de paiement, et exporte les brouillons de facture vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Utilisez un modèle rapide pour la facturation ponctuelle. Pour le travail client récurrent, Everhour relie le temps suivi, les taux, les dépenses et le statut des factures afin que les équipes facturent le travail approuvé sans reconstruire les dossiers manuellement.
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