La facturation d'équipe exige un temps, des rôles et des lignes de facture propres. Everhour transforme les données de travail d'équipe en rapports que vous pouvez examiner avant la facturation.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un modèle de facture d'équipe vous aide à facturer le travail effectué par plusieurs personnes pour le même client, projet ou période de relevé. La facture finalisée doit identifier le vendeur et l'acheteur, afficher un numéro de facture séquentiel, inclure les dates d'émission et d'échéance, lister le travail dans des lignes claires, indiquer les conditions de paiement et fournir au client une adresse de règlement.
La facturation d'équipe exige plus de structure qu'une facture individuelle, car le client examine souvent le travail par rôle, tâche, phase de projet ou personne. Un modèle utile garde ces choix visibles. Vous pouvez regrouper les lignes par projet, tâche, personne ou date, puis ajouter des notes uniquement lorsqu'elles clarifient les frais. La facture reste lisible tout en donnant au client suffisamment de détails pour approuver le paiement.
Une ligne de facture d'équipe doit relier le montant facturé à une unité de travail reconnaissable. Pour une facturation horaire, utilisez une description, une quantité d'heures, un taux et un total de ligne. Une ligne propre peut indiquer : « Revue de conception, 12 heures x 95 $ ». Pour un travail au forfait, décrivez le jalon ou le livrable et listez les honoraires convenus au lieu de forcer une ventilation horaire.
La structure des lignes doit correspondre à l'accord client. Un client facturé au tarif de projet peut vouloir une ligne par phase de projet. Un client facturé au taux par membre peut avoir besoin de lignes séparées par personne ou par rôle. Un client en régie peut attendre un niveau de détail par tâche. Gardez le travail non facturable hors du montant dû, mais conservez-le dans les dossiers internes afin que l'équipe puisse expliquer plus tard l'utilisation, les changements de périmètre et la marge.
Une facture d'équipe aux États-Unis ne suit pas un format fédéral unique de facture pour le secteur privé, et les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Pour les entreprises ordinaires, les factures servent surtout à soutenir les dossiers, les contrats et le recouvrement des paiements. La Publication 583 de l'IRS liste les factures comme documents justificatifs des transactions commerciales et des recettes brutes ; le modèle doit donc conserver suffisamment de détails pour montrer le revenu et la source du paiement.
La taxe sur les ventes n'a sa place sur la facture que lorsque les obligations de l'État et locales du vendeur l'exigent. Il n'existe pas de taux national unique de taxe sur les ventes. Washington, par exemple, a une part d'État de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté et repose sur l'endroit où le client reçoit les biens ou services. L'assujettissement des services varie aussi selon l'État et le type de service ; une facture d'équipe doit donc laisser de la place à une ligne de taxe propre à la juridiction plutôt que d'appliquer un taux forfaitaire par défaut.
Un modèle ponctuel de facture d'équipe fonctionne pour une petite mission client, un court projet de sous-traitance ou un relevé mensuel simple où le travail facturé a déjà été examiné. Il vous donne un document finalisé, mais il ne prouve pas que chaque heure facturable a été saisie, approuvée, correctement tarifée ou exclue d'une future facture.
Un flux de travail géré convient à la facturation d'équipe continue. Le temps suivi, les tarifs de projet, les exclusions non facturables, les approbations, les rapports et le statut des factures ont tous besoin d'une source d'enregistrement unique. Everhour prend en charge ce flux de travail en transformant le travail enregistré en rapports configurables avant la facturation, afin que les responsables puissent examiner le temps facturable, les coûts, le statut des factures et les détails de projet sans reconstruire la facture à partir de notes dispersées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'équipe doit répartir le travail de la même manière que le client examine les frais. Utilisez le projet, la tâche, la personne, le rôle, la date ou le jalon comme méthode de regroupement. Évitez de mélanger plusieurs méthodes de regroupement sur la même facture sauf si le contrat l'exige, car le client doit pouvoir rattacher chaque ligne au périmètre et au taux convenus.
Une facture d'équipe n'a pas toujours besoin du nom de chaque employé. Le bon niveau de détail vient du contrat, du bon de commande ou de la préférence de facturation du client. Les lignes basées sur les rôles conviennent à de nombreux projets de services, tandis que les lignes par personne correspondent au renfort d'équipe, au conseil ou à la facturation au taux par membre. Conservez les relevés de temps sous-jacents même lorsque la facture destinée au client utilise des lignes résumées.
Le temps d'équipe non facturable doit rester hors du total de la facture. Conservez-le dans les dossiers internes pour la marge, l'utilisation et l'examen du périmètre. Une erreur courante consiste à supprimer le temps non facturable avant la facturation, ce qui retire des preuves utiles sur les réunions, les reprises, l'intégration ou la coordination interne qui ont affecté la rentabilité du projet.
Une facture d'équipe peut inclure une taxe sur les ventes pour des services lorsque les règles applicables de l'État et locales l'exigent. L'assujettissement des services dépend de l'État. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de services ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Utilisez le lieu de l'acheteur, le type de service et la situation d'enregistrement du vendeur pour décider de la ligne de taxe.
Une facture d'équipe demande le paiement d'un travail terminé ou facturable. Un reçu prouve le paiement reçu. Un devis ou une estimation fournit une offre de prix avant le travail, un devis étant généralement traité comme plus ferme qu'une estimation. N'envoyez pas de reçu lorsque le client doit encore payer, et ne traitez pas un devis approuvé comme une preuve que le travail a été payé.
Everhour Reporting permet aux responsables de créer des rapports d'examen de facture avec des colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exportations. Les équipes peuvent vérifier le temps facturable, le temps non facturable, les coûts, le statut des factures, les données de projet et le détail par membre avant d'envoyer une facture d'équipe.
Everhour suit le temps facturable et non facturable au niveau du projet et de la tâche, puis calcule les montants de facture à partir des taux, du temps et des dépenses facturables. Une fois que le temps apparaît sur une facture, Everhour le marque comme facturé afin que le même travail ne revienne pas dans une facture ultérieure.
Examinez la facturation d'équipe avec des rapports configurables avant l'envoi des demandes de paiement. Everhour relie le temps enregistré, les données de projet, le statut des factures et les exportations afin que les équipes puissent facturer avec des dossiers plus propres.
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