Everhour relie le suivi du temps de l'agence à la facturation, tandis que votre facture respecte toujours l'accord client et les règles fiscales.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Mesure
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Une facture d'agence digitale transforme le travail de campagne, les tâches de design, les appels stratégiques, les heures de développement, les forfaits, les coûts refacturés et les conditions de paiement en un seul document payable. L'objectif est simple : montrer au client quel travail a été livré, quel modèle de facturation s'applique et quel montant est dû. Les factures d'agence suivent généralement une tarification horaire, par projet, au forfait, à la performance, à la valeur ou mixte.
Pour un client mensuel en marketing de recherche, la facture peut afficher un forfait de 4 000 $ pour la recherche, les corrections techniques, la planification de contenu et le reporting. Pour une refonte web, elle peut afficher un acompte initial de 50 % et un solde de 50 % à l'achèvement. Pour les médias payants, elle doit séparer les frais de gestion des budgets de campagne ou des dépenses publicitaires afin que le client puisse lire les frais sans confusion.
Une facture de service complète inclut normalement un numéro de facture unique, les coordonnées du vendeur et du client, la date de facture, la date d'échéance, les conditions de paiement, les unités et coûts unitaires des postes, les taxes ou autres frais le cas échéant, ainsi que le montant total dû. Aux États-Unis, les factures du secteur privé ne suivent pas un formulaire de facture fédéral prescrit. Elles servent de pièces justificatives commerciales indiquant les revenus, les dépenses et les détails de transaction.
Les postes d'agence doivent correspondre au modèle d'engagement. Le travail horaire peut utiliser un taux mixte unique ou des taux propres aux rôles pour les spécialistes. Les projets fixes doivent refléter le périmètre approuvé, les jalons et tout acompte déjà payé. Les forfaits doivent indiquer la période couverte, les heures ou livrables définis, et préciser si les heures non utilisées expirent ou sont reportées lorsque l'accord client le prévoit.
Les factures de médias payants nécessitent une attention particulière, car les frais de l'agence et le budget publicitaire sont des frais différents. La gestion PPC est souvent facturée sous forme de forfait mensuel fixe ou de frais de gestion de 10 % à 30 % des dépenses publicitaires mensuelles. Les budgets de campagne et les dépenses de plateforme doivent apparaître séparément des frais de gestion de l'agence afin que le client puisse distinguer le coût média du revenu de service.
La facturation à la performance nécessite des détails de source clairs avant d'apparaître sur une facture. L'accord ou la facture doit définir la métrique de conversion, la valeur attribuée à chaque conversion, la façon dont les résultats sont suivis et partagés, et le moment où le paiement à la performance est dû. Une ligne vague telle que « prime de performance » invite aux litiges, car le client ne peut pas vérifier le montant à partir de la seule facture.
Une facture simple convient à un projet ponctuel, à un petit forfait ou à une simple demande d'acompte. Elle vous donne un document propre lorsque les heures, les livrables, les taxes le cas échéant et les conditions de paiement sont déjà connus. Elle fonctionne aussi lorsqu'un seul propriétaire gère le périmètre, la facturation et le recouvrement sans avoir besoin d'un suivi d'approbation partagé.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps facturable et non facturable sur des clients, campagnes et projets. Everhour peut maintenir le temps de l'agence lié au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux taux de tâche personnalisés et aux exceptions de taux par membre. Cette structure aide les administrateurs à examiner le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût avant qu'une facture n'arrive au client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les agences digitales facturent généralement du travail horaire, des frais de projet fixes, des forfaits récurrents, des frais à la performance, des frais basés sur la valeur ou des arrangements mixtes. La facture doit suivre la proposition signée ou l'accord d'engagement. Une facture au forfait couvre généralement une période et un périmètre défini, tandis qu'une facture de projet suit souvent des acomptes, des jalons ou des dates d'achèvement.
La facture doit afficher la base que le client a accepté de payer. Le travail horaire doit afficher les heures, les taux et le service ou le rôle concerné. Le travail à prix fixe et au forfait peut afficher les livrables, les dates couvertes et le statut des jalons au lieu de chaque saisie de temps. Un format mixte fonctionne lorsque l'accord combine des frais fixes avec du travail horaire supplémentaire.
Une facture d'agence digitale aux États-Unis n'a pas besoin d'un numéro de TVA ou de GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent devoir s'enregistrer à la sales tax au niveau de l'État lorsque cela est requis. La taxe sur les ventes et l'utilisation dépend des règles d'État et locales, du nexus, de la taxabilité des services et du lieu de vente.
Les dépenses publicitaires doivent apparaître séparément des frais de gestion de l'agence. Une facture PPC peut afficher le budget de plateforme ou le coût média refacturé sur une ligne et les frais de gestion sur une autre ligne. Cela empêche le client de lire les dépenses média comme du revenu de service de l'agence et rend les calculs de frais basés sur un pourcentage plus faciles à vérifier.
Les factures d'agence utilisent souvent le paiement à réception, net 15, net 30, des dates d'échéance par jalon ou des conditions d'acompte issues de la proposition. Une condition telle que 1 %/10 net 30 signifie que le client peut bénéficier d'une remise de 1 % en payant sous 10 jours, sinon le montant total est dû sous 30 jours. Les frais de retard nécessitent des conditions indiquées avant la fin de la période d'échéance.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, de définir des taux de tâche personnalisés et d'utiliser des exceptions de taux par membre. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche, ce qui aide les agences à examiner les frais client avant la facturation.
Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps facturable non facturé et des dépenses non facturées. Le montant de la facture utilise les taux, le temps suivi et les dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable, puis la facture peut être exportée vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks en tant que brouillon.
Suivez le travail d'agence facturable par client, projet, tâche et taux avant le début de la facturation. Everhour donne aux administrateurs des totaux facturables plus clairs, des contrôles non facturables et des rapports prêts pour la facturation.
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