Everhour prend en charge les workflows de facturation prêts pour les factures, tandis que les factures des États-Unis nécessitent des dossiers clairs, un traitement de la taxe de vente par État et des conditions propres aux contrats.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture imprimée pour les États-Unis doit donner à l'acheteur suffisamment de détails pour identifier le vendeur, l'acheteur, le travail, le prix, le traitement fiscal, les conditions de paiement et la date d'échéance. Pour les activités ordinaires du secteur privé, les États-Unis n'ont pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé. L'IRS Publication 583 traite les factures comme des documents justificatifs qui enregistrent les transactions commerciales et indiquent les montants et les sources des recettes brutes.
Commencez par les champs pratiques : numéro de facture, date de facture, nom et adresse du vendeur, nom et adresse de l'acheteur, descriptions des postes, quantités, prix unitaires, totaux, remises, taxe de vente le cas échéant, instructions de paiement et conditions. Ajoutez une référence de projet, de bon de commande ou de contrat lorsque l'acheteur en utilise une. Une facture imprimée claire doit correspondre à l'accord et ne laisser aucune ambiguïté pour les comptes fournisseurs.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Les obligations de taxe de vente et d'utilisation proviennent des règles étatiques et locales, et le traitement correct dépend du nexus, de l'imposition du produit ou du service, et du lieu de vente. Washington, par exemple, applique une part de taxe de vente d'État de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté.
L'imposition des services change également selon l'État. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services imposables. Une facture imprimée doit indiquer la taxe de vente uniquement lorsque le vendeur est tenu de la collecter. Utilisez un permis de vendeur d'État ou un compte de taxe de vente lorsque cela est requis, et non un numéro de TVA ou de GST.
Une facture imprimée solide reflète le processus d'approbation de l'acheteur. Si l'acheteur vous a donné un bon de commande, un numéro de travail, un cahier des charges ou un code de département, placez-le près du numéro de facture ou des postes. Pour les services, rédigez des postes qui indiquent la période, le rôle, le projet, le tarif et la quantité facturable, par exemple « Revue de conception, du 1er mai au 15 mai, 6 heures à 125 $ par heure ».
Les contrats fédéraux sont l'exception nationale la plus claire au modèle du secteur privé. FAR 32.905 définit les champs de facture correcte qui incluent les détails du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et les montants totaux par ligne, les conditions d'expédition et de paiement, les détails de versement, les coordonnées pour les défauts, et les données TIN ou bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Une facture imprimable ponctuelle suffit pour une vente simple, une seule mission de conseil ou un acheteur qui n'a besoin que d'un PDF pour approbation. Elle fonctionne mieux lorsque le prix est fixe, que le traitement fiscal est déjà connu et que personne n'a besoin de rapprocher la facture du temps suivi, des budgets de projet ou de tarifs changeants par la suite.
Un workflow géré convient au travail client récurrent, à la facturation en temps et matériaux, et aux équipes avec différents tarifs par personne, projet ou tâche. Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables destinés au client, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, conserve l'historique daté des tarifs et tarifie le travail facturable par projet, membre ou tarif de tâche personnalisé avant la préparation de la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les factures ordinaires du secteur privé ne suivent pas un formulaire de facture fédéral prescrit. Les entreprises peuvent choisir un système de tenue de registres adapté à l'activité s'il indique clairement les revenus et les dépenses. Les factures restent importantes, car l'IRS les liste comme documents justificatifs qui enregistrent les transactions commerciales et indiquent les montants et les sources des recettes brutes.
La taxe de vente apparaît généralement comme une ligne distincte près du sous-total et du total de la facture. Le taux doit suivre les règles étatiques et locales applicables, et non un taux national. Le vendeur doit confirmer si la vente est imposable, si le vendeur a un nexus, et quelle juridiction s'applique en fonction de l'acheteur, du lieu de livraison et du type de vente.
Une facture pour les États-Unis ne doit pas afficher de numéro de TVA ou de GST, car le pays n'utilise pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes imposables peuvent avoir besoin d'une immatriculation à la taxe de vente au niveau de l'État, comme un permis de vendeur ou un compte de taxe de vente, selon l'État et l'activité du vendeur.
Les factures de marchés publics fédéraux nécessitent des détails plus structurés que les factures privées ordinaires. FAR 32.905 couvre les champs de facture correcte, notamment le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions et prix des postes, les conditions de paiement, les détails de versement, les coordonnées, et les données TIN ou bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Une entreprise privée peut définir des règles de soumission des factures par politique ou contrat, sous réserve de la loi d'État applicable et de l'accord entre les parties. Les systèmes de facturation électronique des agences fédérales ne créent pas de mandat général de facturation électronique pour le secteur privé. Une copie imprimée peut toujours soutenir les dossiers internes lorsque l'acheteur exige également une soumission via portail ou e-mail.
Everhour sépare les taux de coût des taux facturables, afin que le coût interne de la main-d'œuvre et le revenu destiné au client restent distincts. Les administrateurs peuvent définir des tarifs par défaut par personne, remplacer les tarifs pour des projets spécifiques, conserver l'historique daté des tarifs et tarifer le travail par projet, membre ou tarif de tâche personnalisé.
Everhour marque le temps comme facturé après son inclusion dans une facture, afin que le même travail suivi ne réapparaisse pas comme temps non facturé. Ce statut maintient la préparation des futures factures liée au dossier de facturation au lieu de s'appuyer sur des vérifications manuelles dans des feuilles de calcul.
Définissez des tarifs de projet, de membre ou de tâche dans Everhour, puis transformez le travail facturable approuvé en factures avec un historique daté des tarifs et une facturation client plus claire.
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